Por Marcelo Furtado
Com a correria do dia a dia, não importa em que área você atue, é preciso saber lidar com o tempo para poder otimizar as demandas e ter mais horas para realizar suas tarefas. Estudos do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres indicaram que exercer mais de uma atividade ao mesmo tempo reduz a produtividade em até 40%. Esse dado mostra a importância de nos organizarmos para concluir e gerir todas as atividades.
Como fazer isso é particular de cada um, mas para quem precisa de ajuda existem algumas técnicas que podem auxiliar, como por exemplo a técnica Pomodoro. Nela você tem a oportunidade de focar em uma atividade por vez e identificar os pontos de distração. Ao mesmo tempo, garante a revisão das atividades e utiliza seu potencial para a demanda que precisa de mais atenção.
O método de gerenciamento de tempo Pomodoro consiste em dividir os fluxos de trabalho em quatro períodos de 25 minutos. Durante esse intervalo é preciso ter atenção total à sua atividade e depois de cumprir o prazo previsto. Você pode ter uma folga de cinco minutos para descansar o cérebro e realizar outras tarefas importantes, ao final descanse por um período maior, entre 15 e 30 minutos. Mais quais são as vantagens de melhorar sua produtividade com essa técnica?
A maioria dos gestores reclamam que o colaborador brasileiro produz pouco. Isso acontece por uma série de fatores, mas se resume em saber como aumentar a produtividade. Os benefícios derivados da gestão do tempo são variados e passam até pela qualidade dos processos. Isso porque o não cumprimento de um padrão ocasiona conflitos e gera pressão entre os profissionais, que precisam realizar as tarefas com muita agilidade e sem o cuidado necessário.
Da mesma forma, é mais fácil estabelecer prioridades e delegar tarefas, ou seja, com essa prática é possível definir exatamente o que precisa ser feito com urgência, o que é importante e o que pode ser deixado para uma outra hora.
Como ela ajuda na produtividade do Departamento Pessoal?
Uma situação bastante comum nos DPs é o profissional ter que lidar com diferentes atividades ao longo do dia. Em muitos casos, o que acontece é que determinada tarefa foi iniciada, mas não finalizada. Ou porque surgiu algum imprevisto e mudou sua prioridade ou porque deixou o que estava programado em segundo plano. Mas, para não perder o controle de sua lista de afazeres, essa técnica ajuda a descobrir como seu tempo é gasto e quantas horas ou minutos cada atividade leva para ser realizada. Ao mesmo tempo, você aprende a lidar com as distrações.
É fato que o monitoramento do tempo possibilita fazer uma análise mais aprofundada de como as rotinas são executadas. Com essas questões em mente, você tem mais argumentos para mudar seus processos e sugerir uma reestruturação que otimize o trabalho e maximize a sua produtividade.
A técnica Pomodoro é uma boa alternativa para identificar erros e acertos, aprender a se planejar e a saber como programar melhor as suas atividades. Com a otimização do tempo, suas rotinas serão executadas com mais rapidez e precisão, o que tornará todo o processo muito mais fácil e eficiente.
Marcelo Furtado, professor de Inbound Marketing na ESPM e CEO da Convenia.