Não é de hoje que o outsourcing de impressão é visto como uma solução para otimizar o trabalho das empresas de diferentes segmentos. O serviço, que tem evoluído ano a ano no Brasil, não se resume apenas à locação e instalação de equipamentos. De acordo com a OKI, uma das principais marcas de soluções de impressão do mundo, dentre os objetivos do outsourcing está, principalmente, o gerenciamento de impressões, visando controlar e reduzir gastos excessivos e desperdício. Isso é possível, por exemplo, por meio de uma análise do parque e instalação de equipamentos e softwares adequados, de acordo com o negócio da empresa contratante. Pesquisas apontam que tanto os gastos com impressão quanto os custos relacionados ao parque de impressão podem cair até 30% com a implementação do outsourcing.
Inicialmente desenhado para atender grandes empresas, hoje o serviço é indicado, também, para pequenas e médias corporações. “Toda empresa que entende que pode evitar desperdício, seja de materiais ou de tempo, pode optar pelo outsourcing”, afirma Marcelo Cerri, gerente de marketing da OKI. “Ao terceirizar a gestão e o controle de impressão, além do fornecimento do equipamento e suprimentos, manutenção preventiva e corretiva, atendimento técnico no local e softwares de gerenciamento e segurança, a área de TI das empresas ganha tempo para focar no que de fato interessa para o negócio, o seu core business”, completa.
Além de todos esses benefícios, um diferencial do outsourcing é oferecer serviços de maior valor agregado, como a instalação de equipamentos já planejados e compatíveis com as novas tecnologias de gestão documental. “É uma forma de se antecipar às necessidades do cliente, fornecendo equipamentos mais completos e com predisposição para softwares de captura, armazenamento, gerenciamento, distribuição e segurança das informações”, afirma Cerri.
Abaixo, o executivo enumera as principais vantagens do outsourcing e dá dicas de como escolher um bom prestador para esse serviço. Confira:
Vantagens:
– Controle, gerenciamento e redução de custos com sistemas de impressão
– Atendimento personalizado e conforme demanda
– Manutenção dos equipamentos e reposição de suprimentos originais
– Atualização tecnológica
– Redução de desperdícios
– Padronização e modernização do parque de impressão
– Agilidade e eficiência no parque de impressão
– Segurança no processo de impressão
– Desenvolvimento de soluções customizadas
O que observar na contratação:
– Alcance de atendimento do fornecedor
– Atendimento dos níveis de serviços (SLA) contratados
– Disponibilidade de suprimentos
– Controle de qualidade
– Desenvolvimento e atualizações frequentes das soluções oferecidas
– Centralização do atendimento