A Lei Geral de Proteção de Dados entrará em vigor em agosto de 2020 e atingirá em cheio o departamento de RH das empresas. A área de Recursos Humanos possui dados completos dos colaboradores armazenados das mais diversas formas e informações profissionais sobre suas performances, tanto na empresa quanto nas anteriores, dados captados em entrevistas de admissão, entrevistas de demissão, ou mesmo durante feedbacks (seja em reuniões, seja por meio de ferramentas e plataformas de tecnologia). “A necessidade de se enquadrar à lei de proteção de dados está se tornando uma condição inclusive para fechar novos negócios”, diz Rafael Turk, sócio da Feedback House, plataforma de gestão de times “Toda a cadeia já está preocupada em se manter alinhada, principalmente empresas brasileiras que exportam serviços, uma vez que a GDPR (lei de proteção de dados Europeia) é ainda mais rígida.
Enquanto a LGPD tem como penalidade advertências, multas de 2% do faturamento global, a GDPR multa em 20 milhões de euros ou 4% do faturamento global (o que for maior). Além disso, na Europa, as empresas são obrigadas a possuir política de proteção de dados, área de compliance e ouvidoria.
Compartilhamento de dados dos seus colaboradores com fornecedores
Basicamente, as empresas precisam ser capazes de cuidar e zelar pelos dados das pessoas, de informar quais os dados armazenados e de rastrear o destino dos dados. Precisam também compartilhar os dados com fornecedores de forma responsável, caso eles não sejam capazes de garantir criptografia das informações. “Por exemplo, ao invés de mandar o nome completo e o CPF para um fornecedor, a empresa pode trocar pelo primeiro nome, o número da matrícula e o email corporativo, já que matrícula e e-mail corporativo não são considerados dados sigilosos”, explica Rafael.
Pensar em fornecedores triviais também é necessário: quem imprime seus crachás? Qual software da portaria do prédio? Quem imprime camisetas/uniformes? “Caso o seu fornecedor seja comprometido sua empresa também poderá ser responsabilizada”.
Dados de prestadores de serviços que forem compartilhados com a sua empresa também são de sua responsabilidade, por exemplo, em um cadastro de portaria de prédio
Informações de feedback de entrevistas
Os dados de avaliação de entrevistas também precisam ser humanizados e levar em consideração que o candidato poderá solicitar tudo que for gerado sobre ele. “Ao invés de registrar no sistema que um determinado candidato foi ‘aprovado’ ou ‘reprovado’, a opção é ‘recomendado’ ou ‘Não recomendado’”.
Prazo não será prorrogado
A legislação é extremamente atual, relevante e importante. “Use o tempo para preparação e execução com calma”. A dica é não se preocupar tanto com a folha de pagamento, já que provedores com maior exposição já estão suficiente preocupados com a nova regulamentação.
Junte de uma vez as áreas de tecnologia, jurídico e compliance
A nova regulamentação força empresas a investirem em tecnologia, já que com plataformas já adaptadas às regras, a segurança fica ainda maior. Gestores conscientes deste movimento estão se valendo desta onda para automatizar e digitalizar suas áreas de RH. A proatividade de implementação de processos contínuos de ouvidoria e compliance garantirá o cuidado do dia a dia e, consequentemente, maior adequação à Lei.