Assinatura de softwares: como gerir essa despesa corretamente?

Assinatura de softwares: como gerir essa despesa corretamente?

Por Thiago Campaz, CEO e co-fundador do VExpenses

Segundo a Statista, empresa especializada em dados de mercado e consumidores, o uso de softwares corporativos mais do que dobrou na década entre 2010 e 2020. Só em 2021, as despesas com assinatura de software somaram 605 bilhões de dólares no mundo todo. Para esse ano, espera-se que os gastos de TI com essa funcionalidade apresentem crescimento de 11% e alcance a marca de 672 bilhões de dólares. Mas afinal, para que serve essa estratégia?

Ela consiste na obtenção de um software, que pode ocorrer por meio do desenvolvimento ou de um licenciamento. Existem vários tipos deste contrato, que firma parceria entre o fabricante e a pessoa/empresa a fim de proteger os direitos autorais do proprietário e garantir as funcionalidades contratadas. O SaaS, por exemplo, é um dos tipos de assinatura mais comuns nas empresas, pois ele é bastante vantajoso. Nessa modalidade, o software funciona como um serviço e paga-se taxas proporcionais às funcionalidades utilizadas, número de usuários ou outras métricas conforme o contexto.

Algumas plataformas de gestão tem o modelo de contratação pelo próprio usuário conforme os planos disponibilizados por eles, onde o produto fica responsável por manutenções, atualizações, disponibilidade e segurança dos dados. Os benefícios são inúmeros, como economia ao pagar apenas pelo que é utilizado, personalização, segurança, investimento inicial pequeno e suporte. Hoje, os mais conhecidos softwares por assinatura são Netflix, Drive, Dropbox, softwares de CRM e ferramentas de email marketing.

Uma dúvida muito frequente entre os empresários é como as empresas podem contabilizar esses gastos? A assinatura é classificada como despesa corrente, ou seja, não impacta diretamente na formação ou aquisição de bens de capitais. Diferente do desenvolvimento de software, que é categorizado como capital, já que faz parte do ativo intangível. Para otimizar a área financeira é preciso seguir algumas dicas, como fazer um inventário, adotar centros de custos, usar ferramentas de gestão e cartão corporativo nos pagamentos.

Com a adoção de um cartão PJ pré-pago por departamento, por exemplo, fica muito mais fácil a identificação da origem dos valores em tempo real — minimizando gastos fantasmas comuns quando há um mesmo cartão corporativo para diversos departamentos. Além disso, como ele funciona também como teto de gastos, evitando assim que o orçamento ultrapasse o limite estabelecido. Afinal, essa modalidade também melhora a autonomia dos departamentos, que possuem maior liberdade para gerir seus valores disponíveis, reduzindo pedidos de aprovação ao financeiro para cada investimento/pagamento. Assim, a gestão de despesas e prestação de contas, não só de assinatura de software, torna-se muito mais prática — com ganho de tempo para todos os envolvidos.

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