á pensou o quanto você desperdiça de dinheiro com problemas nos contratos da sua empresa? E se uma ferramenta te ajudasse com essa situação? A Acttive, empresa especializada em tecnologia para a administração dos processos e de qualidade, desenvolveu um novo módulo do seu software DocNix. Criado pela junção dos módulos de gestão de documentos e de registros, o gestão de contratos oferece diversos recursos para que a sua empresa se organize e mantenha seus documentos em dia.
Para se ter uma ideia, segundo pesquisa feita pelo Portal do Servidor Público Estadual – SC, cerca de 43% das empresas apresentam falhas de contratos e, na maioria das vezes, o problema está na falta de um controle de gerenciamento.
“O novo módulo padroniza contratos, determina editores, arquiva registros e monitora o tempo de validade de cada documento, com os processos de seus serviços controlados de forma segura”, explica Cecília Queiroz.
Abaixo, Cecília lista as principais atividades que compõe o novo módulo de gestão de contratos da Acttive:
1. Padronização: Para manter a organização dos contratos referentes à sua empresa é preciso controlar a padronização de todos os acordos e suas cláusulas. A adoção do software te ajudará a abolir contratos com que tenham permissão de edição de cláusulas, garantindo a segurança de que ninguém irá fazer nenhum tipo de alteração até a data final.
2. Edição apenas do documento: A adoção de um software de gestão como o DocNix, por exemplo, possibilita que a edição seja feita apenas em campos permitidos dentro do documento, mantendo informações jurídicas relevantes, sem permissão de alteração, para que não haja diferença de negociação de um cliente/fornecedor para o outro.
3. Controle de impressão: Esse é um fator que sempre acaba ficando em segundo plano. O controle de impressão oferecido pelo módulo de gestão de contratos é feito por cópia controlada, disponibilizando rastreabilidade, em que nele mostra quem imprimiu, quando e o número de contratos, facilitando o controle operacional e organização da sua empresa.
4. Anexo de arquivos: Esse item permite que todos os documentos e informações gerais do seu cliente fiquem inseridos dentro da plataforma de gestão, evitando assim, que informações e dados importantes se percam.
5. Diminuição de controles paralelos: Geralmente, em uma empresa que não conta com a ajuda de um software de gestão, os controles de contratos são feitos por protocolos, em pastas ou em forma de planilha, de uma maneira nada organizada. O Docnix, por exemplo, consegue permitir que todos os controles permaneçam dentro da ferramenta, sendo mais um ponto positivo para garantir a segurança.
6. Menor risco: O módulo permite também que tenham menos riscos de extravios de documentos importantes, evitando problemas futuros. Além disso, é importante levar em consideração o tempo de renovação de contratos e perda de informações financeiras. Muitas vezes, os documentos apresentam um prazo para renovar, refazer e reenviar. O módulo permite informar quais as pendências desses registros, para que nenhuma informação fique atrasada.
7. Controle de registros: O controle de registros é feito de forma ágil, organizada e segura. Através da ferramenta, é possível gerir os contratos da organização, realizando um controle eficaz do seu ciclo de vida. Além disso, é feito um acompanhamento e comando de fluxo de transmissão entre departamentos e/ou clientes, sempre com a mensuração dos tempos de retorno e execução de tarefas.