Por Cláudio Santos*
Os membros do departamento de TI estão expostos a bastante estresse, por conta dos grandes esforços que têm que fazer para cumprir metas de implementação dos sistemas e prazos apertados. Essa situação pode gerar alguns prêmios e adicionais por horas extras de trabalho, mas muitas vezes causa cansaço ou descontentamento.
Há algumas maneiras que o gestor pode fazer para diminuir o estresse de sua equipe de TI. São elas:
Dimensionar bem os esforços
Às vezes, os prazos se tornam apertados demais porque as atividades a serem desenvolvidas não foram bem dimensionadas pelo pessoal que está à frente do grupo de TI. Os requisitos de trabalho e a infraestrutura mandatória para fazer o projeto esperado precisam ser muito bem pesquisados, registrados e analisados. Isso diminui as chances de alterações do projeto original e retrabalho no futuro.
Priorizar a organização e o gerenciamento de tarefas
Com um cronograma em mãos e um gerenciamento efetivo de tarefas, toda a equipe vai saber a quantidade de coisas a serem feitas a cada dia e as metas a cumprir, sem que os afazeres se acumulem ou fiquem perdidos. Quebre os projetos em pequenos pedaços e priorize as tarefas urgentes ou mais relevantes do dia, concentre-se em dar passos controláveis, em vez de vislumbrar o projeto todo ao mesmo tempo. Programar os dias com antecedência agiliza a produtividade do grupo e mantém o foco.
Melhorar a comunicação
Compartilhe informações com os colaboradores, a fim de reduzir as dúvidas e as incertezas dos projetos. Defina claramente o papel de cada um e as respectivas responsabilidades e dê feedbacks pontuais sempre que necessário. Construa uma comunicação amigável, educada e eficiente.
Eliminar as interrupções improdutivas
Não é incomum que certos atrasos ocorram por causa de tomadores de tempo, como e-mails, telefonemas e reuniões pouco objetivas. Há muitas coisas que conspiram para que a equipe fique distraída.
Aceite as interrupções inevitáveis, para que o ambiente de trabalho não fique mecanizado, mas estabeleça critérios pré-definidos para responder e-mails e chamadas, por exemplo. Crie rotinas com intervalos específicos para tais situações.
Incentivar os intervalos
O cérebro e o corpo humano precisam de pausas pra recompor as energias. Porém, essa pausa não precisa ser imensa: apenas cinco minutos podem trazer benefícios para aliviar o estresse de momento.
O uso de ferramentas adequadas também facilita para todos. Com Google Apps for Work, é possível gerenciar suas mensagens pelo Gmail de forma prática e fácil, organizar tarefas e reuniões com o Google Agenda e, para quando a equipe não está completa, o Hangouts é uma excelente opção de videoconferência. O Google oferece uma gama de ferramentas para facilitar o dia a dia das empresas.
*Cláudio Santos (claudio.santos@santodigital.com.br) é CEO da Santo Digital, maior revenda do Google Apps for Work para PMEs da América Latina