O recebimento de documentação fiscal é um enorme desafio e torna-se muitas vezes até um gasto desnecessário de tempo e dinheiro para as empresas que têm negócios em diferentes regiões. Além do desafio do recebimento de distintas documentações em lugares distribuídos e muitas vezes remotos, cada município pode exigir diferentes padrões de emissão, validação e vencimentos diferentes. Associado a isso, há ainda a perda financeira com o pagamento de multas por possíveis atrasos, muitas vezes já considerados na contabilidade de muitas companhias devido à complexidade do processo e particularidades na origem de cada prestador de serviço. Como forma de sanar esses gaps, automatizando os processos e já atendendo às novas exigências de integração de dados do sistema do governo federal, foi estruturada a Solução Xerox para Processamento de Documentos Fiscais.
A solução parametrizável e desenvolvida no Brasil pela Xerox integra todo o processamento da documentação fiscal em uma mesma plataforma, capturando, processando e distribuindo as informações – obedecendo as regras de negócios de cada empresa. De forma inteligente, a solução é capaz de, por exemplo, processar Notas Fiscais de serviços, capturando e validando as informações diretamente nas prefeituras que possuem o serviço disponível via internet, automatizando todo o processo do início ao fim, evitando erros, atrasos e reduzindo custos para qualquer empresa que lide com prestadores de serviço – seja na Construção Civil, Varejo, Imobiliário e Hotelaria, entre outros setores. As companhias ganham em eficiência, produtividade e efetiva redução de custos, além de passarem a ter acesso a uma inteligência via nuvem que hoje já conta com mais de mil prefeituras cadastradas, atendendo às diferentes exigências de preenchimento de cada município em sua integralidade.
O foco da plataforma Xerox está na inteligência do processamento fiscal, ou seja, enquanto a tecnologia faz a leitura da nota, cruza com as informações disponíveis pelas Prefeituras e as analisa, validando entre outras características a existência dos impostos necessários, a originalidade da nota fiscal e se há duplicidade, entre outras regras de negócio. Desta forma, as empresas deixam de ter que se preocupar com a questão fiscal, ficando mais livres para focarem no seu core business. A plataforma Xerox já prevê as novas obrigações da Escrituração Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD – Reinf), que entraram em vigor no início de 2018, determinando que as informações fiscais sejam inseridas dentro do mês de competência da nota, evitando assim pagamento de multas.
A Plataforma Xerox é completa, compreendendo desde os sistemas de Prefeituras que têm nota eletrônica até aquelas que ainda usam o documento em papel, contemplando assim o reconhecimento dinâmico e orgânico de novos tipos de documentos fiscais. Com tempo de setup curto, que dá rapidez às empresas para começarem a usar a solução, a ferramenta lê e estrutura uma nota fiscal (seja recebida por email ou em papel) uma única vez – e sempre que chegar uma nota desta prefeitura específica, a leitura e o reconhecimento serão feitos automaticamente, já que uma vez imputados os dados de um município, qualquer cliente que use a solução de processamento da Xerox será beneficiado pela existência deste grande banco de dados, sem custos adicionais.
Após modular alçadas de aprovação com captura e processamento inteligente e abatimentos fiscais, a partir das tecnologias de leitura inteligente de documentos a solução captura informações e faz o processamento dinâmico das notas.
“A grande maioria das companhias tem analistas financeiros fazendo a checagem em um processo manual, mesmo de notas eletrônicas. O resultado disso são notas vencidas e multas que chegam a ser milionárias, principalmente para companhias que têm atuação distribuída em diferentes municípios, como as redes hoteleiras, mineradoras, agro distribuidores, entre outras. O mercado fala muito em empresas se integrando com o governo, que disponibiliza seu framework para integração na nuvem, e de ferramentas de captura de documentação, mas pouco se fala de uma integração inteligente, sem a dependência de documentação física para validação de regras de negócio, e das reais regras de negócio necessárias para que as empresas obtenham total escalabilidade e autonomia em seus processos de negócios. A plataforma Xerox atua exatamente nesta abordagem, endereçando regras de negócio e as informações necessárias desde o início do processamento da documentação, utilizando a documentação física de forma inteligente e integrando com eficácia as empresas e seus fornecedores”, destaca Fábio Filho, Diretor da unidade de Soluções e Inovação da Xerox Brasil.