Por Ricardo Abdalla, Head de Transformação Digital da Braspag
A Transformação Digital é um assunto estratégico para as organizações. Elaborar e implementar uma estratégia digital adequada para o negócio não é tarefa fácil, e vai muito além da incorporação de novos recursos tecnológicos aos fluxos de trabalho. Enquanto as organizações bem-sucedidas terão seu caminho pavimentado para o sucesso, aquelas que falharem estarão mais expostas aos riscos da ruptura digital, trazidas por um ambiente com o ritmo das transformações tecnológicas em aceleração contínua.
As organizações se deparam com a ruptura digital
A tecnologia tem sido o principal fator de transformação na maneira como as empresas produzem, interagem com seu ecossistema de parceiros, e comunicam-se com seus clientes. A rapidez com que a tecnologia da informação (PC, Internet, Mobile, Plataformas Digitais) é incorporada ao ambiente de negócios, digitalizando processos e indústrias e desmaterializando produtos e serviços, encanta e assusta. A história da tecnologia nos mostra que as mudanças tecnológicas ocorrem segundo uma curva exponencial, contrária à visão intuitiva linear do senso comum. Para uma parte significativa das organizações estabelecidas, acompanhar o ritmo das mudanças é difícil, custoso e gera enorme sobrecarga. Mas não há outra saída.
Em um mercado aberto e global, a todo momento novos entrantes exploram tecnologias emergentes e criam produtos inovadores. Com custos menores, melhores experiências de usuário e a agilidade de quem ainda não possui processos e sistemas legados, ganham mercado à medida em que as empresas incumbentes recuam para proteger suas margens, caindo na armadilha de oferecer ainda mais território aos seus novos competidores.
Embora varie de acordo com cada indústria, a ruptura digital é um fenômeno que previne as organizações de continuarem atuando da maneira em que estão habituadas, o que acontece, na perspectiva da organização que sofre a ruptura, de modo geralmente inesperado e com viés negativo. Mas há outra perspectiva possível, em que a ruptura pode ser vista como uma reciclagem que aposenta velhas formas de trabalho enquanto abre caminho para o novo.
A organização como uma máquina
Um paradigma é, basicamente, uma visão de mundo. Paradigmas persistem até que não sejam mais capazes de explicar novos fatos e evidências da realidade, quando então, são desafiados por uma nova visão capaz de incluir, em sua explicação do mundo, a nova informação. O século XX viu surgir e prosperar o taylorismo (desenvolvido pelo engenheiro Frederick Taylor, o pai da administração científica), no qual o modelo ideal de organização é análogo ao funcionamento de uma máquina, com departamentos especializados atuando como peças de uma engrenagem mecânica e estrutura hierarquizada, baseada em comando e controle. Por décadas, organizações que adotaram este modelo otimizaram custos, obtiveram aumento de eficiência operacional e dominaram seus mercados. O sucesso do taylorismo foi inquestionável.
Entretanto, as tecnologias emergentes e os consequentes processos de ruptura trouxeram instabilidade e risco para as empresas que enxergam o mundo pela ótica taylorista. Novas tendências desafiam o antigo paradigma, que se altera em face das mudanças trazidas pela era digital. Algumas destas tendências são ambientes de negócio em rápida evolução, com impacto direto nos padrões de demandas dos stakeholders (clientes, parceiros, órgãos reguladores), constante introdução de tecnologias disruptivas (IA, IOT, Blockchain), e o acelerado processo de digitalização e democratização da informação, com grande aumento no volume, distribuição e variedade dos dados.
A organização como um organismo vivo
O paradigma emergente precisa comportar a complexidade do cenário atual e estabelecer um novo balanço entre estabilidade e dinamismo. Os elementos de estabilidade são necessários para fornecer a direção apropriada ao negócio e prover suporte eficiente para a escalabilidade. Já os elementos dinâmicos são capazes de se ajustar continuamente às variações do ambiente em constante transformação. A estrutura estável se desenvolve mais lentamente e suporta as capacidades dinâmicas da organização, que se adaptam rapidamente aos novos desafios e oportunidades.
Quando organizada sobre estas premissas, a organização mantém uma estrutura executiva de alto nível estável, mas substitui grande parte da hierarquia tradicional por uma rede flexível e escalonável de pequenos times orientados por propósito. Redes são uma forma bastante natural e eficiente de organizá-los, pois balanceiam autonomia e liberdade com os esforços de coordenação coletivos. Como células em um organismo, os times precisam assumir de ponta a ponta a responsabilidade pela execução do seu trabalho e, para isso, necessitam ter capacitação e autonomia para a ação local rápida e eficaz. A rede dinâmica então é capaz de aumentar substancialmente a velocidade e a flexibilidade das entregas, além de alimentarem o sentimento de propriedade dos colaboradores. Os elementos estáveis e dinâmicos reforçam uns aos outros, exercendo influência positiva também sobre a resiliência e o engajamento da organização.
A Lei de Conway
Em 1968, uma empresa com 8 colaboradores foi contratada para produzir compiladores para as linguagens COBOL e ALGOL. Após as estimativas iniciais de dificuldade e tempo, 5 deles foram alocados no projeto COBOL, enquanto os outros 3 foram alocados no ALGOL. Quando o projeto foi concluído, verificou-se que o compilador COBOL funcionava em 5 fases, e o ALGOL em 3. Melvin Conway, programador envolvido no projeto, fez a seguinte observação, que ficou conhecida como a Lei de Conway:
“Organizações que desenvolvem sistemas inevitavelmente produzem projetos que são cópias de suas estruturas de comunicação.”
Posteriormente, a observação de Conway acabou validada por pesquisadores do MIT, mas, o que ela realmente ensina é que a forma como uma organização é projetada dita como o trabalho é executado, o que influencia significativamente os resultados alcançados. Portanto, ao compreendermos esta ligação entre a estrutura organizacional e o resultado do trabalho produzido, podemos utilizá-la em nosso favor.
Gigantes como a Amazon, Netflix e o Spotify estão organizados em times que funcionam como pequenas startups dentro da companhia: independentes, multidisciplinares e guiados por uma missão de longo prazo. Cada time é responsável por um serviço da plataforma – uma parte da experiência do usuário. Estes serviços são projetados para serem desacoplados uns dos outros, de modo que possam evoluir de maneira independente, e sem excessivo esforço de coordenação. Como não há dependência de outras áreas, o tempo economizado permite aos times focar no que de fato gera valor para o negócio: atender as demandas dos clientes em interações rápidas, guiadas por experimentação e aprendizagem contínua.
Times orientados para o mercado
Vimos que o paradigma de máquinas estabelece a especialização funcional como base do seu modelo organizacional, agrupando profissionais por expertise com o propósito de otimizar custos, mas gerando em contrapartida considerável hierarquia, suportada pelos sistemas e processos que compõem o aparato burocrático. Como as organizações hierárquicas separam planejamento de implantação, a realização efetiva do trabalho tende a depender do consentimento das instâncias superiores da hierarquia, o que eleva o tempo de resposta da organização aos desafios do mercado.
Também vimos que o paradigma do organismo vivo propõe uma rede de times independentes, multidisciplinares e responsáveis pelo ciclo de vida completo de um produto (ou de parte dele). Estas características permitem à organização responder mais rapidamente as necessidades dos clientes e, por isso, os times são otimizados para velocidade e orientados para o mercado.
Quando comparados aos modelos de máquina, os times de mercado possuem maior autonomia, responsabilidade, são mais facilmente criados e dissolvidos, e a avaliação de seus resultados são mais diretas. No entanto, em seu estado “puro”, possuem a desvantagem de diluir profissionais com determinada expertise funcional entre os diversos times da rede, causando perdas na economia de escala.
Para mitigar esse efeito, é possível estimular a formação de comunidades de conhecimento e prática que agrupem os profissionais com a mesma função dentro da organização. Estas comunidades têm a responsabilidade de atrair e desenvolver talentos, compartilhar conhecimento e experiência, além de proporcionar um sentimento de continuidade à medida que os profissionais alternem entre os diferentes times. Um exemplo são as guildas no Spotify. Na Europa medieval, as guildas agrupavam indivíduos com interesses comuns e proporcionavam assistência e proteção aos seus membros. No Spotify, há guildas para desenvolvedores, testadores, POs etc. Funcionam, portanto, como uma “cola” que mantém a organização unida e oferece alguma economia de escala, sem muito sacrifício para a autonomia dos times.
Transformação Digital é um esforço de longo prazo
Muito mais do que “transformar a experiência do cliente” ou incorporar as novas tecnologias digitais, transformar digitalmente uma organização envolve um esforço contínuo e de longo prazo para mudar não apenas a forma como a mesma faz negócios e interage com um ambiente complexo de rupturas e inovações, mas também a maneira como a empresa se organiza e opera em torno de valores-chave da cultura digital, como foco no cliente, colaboração e tolerância ao risco.
Em muitas organizações, o processo envolverá mudanças profundas, com impacto na proposta de valor, estrutura, estratégia, processos e modelos de negócio da organização, sem os quais qualquer iniciativa digital executada será provavelmente uma correção de curto prazo. Não importa quão bom seja o planejamento do projeto de transformação, ainda haverá surpresas e imprevistos, e as correções de curso serão inevitáveis. São nestas condições, inclusive, que os sistemas adaptativos sobrevivem e prosperam.