A rotina de quem trabalha no mercado financeiro pode ser bastante estressante e tensa. Dados da Previdência Social mostram que, no último ano, no Brasil, mais de 199 mil empregados foram afastados dos seus cargos por motivos de saúde, sendo que os atuantes no mercado financeiro lideram esse ranking.
Quando se trabalha em uma consultoria financeira, essa rotina pode se tornar ainda mais tensa. Além da preocupação com a saúde financeira dos seus clientes, esses profissionais precisam também se organizar com as visitas aos clientes, gerenciando todo o processo de reembolso de despesas como alimentação, hospedagem, entre outros gastos.
Vivendo neste cenário quase que diariamente, os empreendedores Bruno Pain e Thiago Campaz, que trabalharam por mais de cinco anos como consultores financeiros no setor de Agronegócios, se uniram para criar uma solução mais tecnológica, simples e menos burocrática para otimizar o processo de reembolso de viagens corporativas.
“A gente trabalhava muito e viajava com frequência para atender clientes e um dia pensamos que, com o auxílio da tecnologia, poderíamos criar algo para otimizar todos esses processos – escanear notas e preencher relatórios. Isso ajudaria não só os funcionários, mas também a empresa, gerando economia de tempo e também dinheiro”, explica Bruno Pain, co-fundador e diretor do VExpenses.
Os empreendedores apresentaram a ideia a dois colegas que possuíam conhecimento técnico e que poderiam viabilizar a criação da plataforma imaginada. Leandro Martins e Káliman Borges gostaram do projeto e aceitaram o desafio.
Assim nasceu o VExpenses, um aplicativo que vem ajudando empresas de diversos segmentos a ganhar mais agilidade e ter mais transparência na prestação de contas com seus clientes e colaboradores. O app facilita o reembolso e a gestão das despesas como deslocamentos, custos e pagamentos em geral. A plataforma já conta com clientes espalhados por todo o Brasil e na América Latina.
Facilidade em um clique
O VExpenses funciona assim: após uma despesa, o funcionário tira foto do recibo com a câmera do celular e o sistema identifica automaticamente os dados, atualizando o responsável da área com relatórios para o monitoramento e aprovação das despesas. Com a tecnologia, é possível fazer análises, limitar despesas, visualizar de forma rápida o gasto médio dos funcionários e controlar o cartão corporativo. Outra vantagem é aumentar a produtividade. Pesquisa da ferramenta mostrou que – com uso do app – é possível reduzir em 88% o tempo gasto pela empresa com estas tarefas.
Tempo é dinheiro
Ainda de acordo com Pain, a tecnologia não substitui o profissional que antes era responsável por organizar os reembolsos, mas sim otimiza e automatiza esses processos, fazendo com que ele tenha mais tempo para se dedicar a outras tarefas, podendo pensar em nossas estratégias que poderão gerar mais negócios para a empresa. “Era muito chato ter que, após uma viagem cansativa, separar todos os comprovantes de despesas, digitalizar esses documentos e, ainda, colocar um por um em uma planilha. Para os funcionários, percebemos que era um tempo perdido em que ele poderia estar se dedicando a tarefas mais produtivas”.
Diminuição de fraudes
Outra grande aplicação do app é no controle de fraudes. Segundo a consultoria de gestão Hands on Solution, as empresas perdem cerca de 8% de seu faturamento em desvios e o reembolso é uma das maneiras mais fáceis de adulterar processos. Com o uso do app, é possível fazer comparativos, tendências e fiscalizar os gastos.