Com as novas leis trabalhistas e formalidades que já existiam no mundo corporativo, cabe ao RH da empresa estar preparado para receber oficialmente um novo profissional. Após a aprovação no processo seletivo, o candidato deve passar pela parte burocrática de uma contratação no regime CLT: a entrega da documentação. Essa etapa existe para que todos os dados possíveis do novo contratado sejam inseridos no sistema de folha de pagamento, no qual seu contrato de trabalho será impresso e, só a partir desta data, o profissional estará oficialmente contratado.
Compreender que essa é uma fase obrigatória em todas as organizações faz com que a equipe de Recursos Humanos invista em melhores práticas para otimizar um processo tão formal e torná-lo uma etapa mais humanizada. Como cada empresa tem uma forma específica de efetivar esse passo, a Gupy, líder em sistema de recrutamento com base em Inteligência Artificial no Brasil, lista aqui os principais documentos obrigatórios demandados ao novo funcionário e os que não devem ser exigidos de maneira alguma, além de esclarecer questões sobre o tempo que esses documentos devem ficar retidos no RH.
Para começar, é preciso entender qual a finalidade desses documentos para as empresas. Os registros civis servem para que a empresa identifique e conheça melhor o novo colaborador, além de ter acesso às suas informações básicas. Dados sobre dependentes financeiros também são importantes para cálculos de direitos trabalhistas, salário-família, IRRF e pensão alimentícia. Eles também são importantes nos casos de inclusão em benefícios concedidos pela empresa, como convênio médico, odontológico e auxílio creche.
A admissão de uma pessoa só pode ser efetivada a partir da apresentação dos dados contidos nas certidões e a regularidade da organização depende disso, já que a qualquer momento, fiscais do Ministério do Trabalho podem realizar uma auditoria e é fundamental que a empresa cumpra as exigências para se enquadrar na lei.
Fotos 3×4, original e cópia da carteira de trabalho, habilitação, identidade, CPF, comprovante de endereço e título de eleitor são exemplos das principais documentações exigidas durante o processo de admissão. Além delas, algumas empresas também requerem do novo colaborador sua inscrição no PIS, cópia do comprovante de escolaridade, registro profissional emitido pelo órgão da classe, certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado), original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional) e até mesmo certidão de nascimento de filhos de até 21 anos.
É importante salientar também, tanto para o novo funcionário quanto para a equipe de RH, que existem documentos que não podem ser, de maneira alguma, exigidos pelo empregador — e que, se feito, acarretam multas e penalidades. São eles: exame de HIV, exames que comprovem gravidez, registros de dívidas ou não do candidato, como certidão negativa no SPC e Serasa, dados de antecedente criminal ou documento comprovando ausência de ações trabalhistas, ou seja, comprovando que ele nunca entrou em uma ação contra uma empresa.
Esses itens são considerados de caráter discriminatório quando solicitados ao empregado e, caso uma empresa os solicite, causando constrangimento e preconceito no ambiente de trabalho, ela pode sofrer uma ação trabalhista e ser gravemente multada.
A empresa também precisa estar atenta a prazos. A partir do momento em que o candidato entrega a documentação solicitada, de acordo com a Lei nº 5.553, a empresa tem até o máximo de cinco dias para devolver todos os documentos originais, mesmo se forem cópias autenticadas. Além disso, segundo o artigo 29 da CLT, o prazo é reduzido a 48 horas para a entrega da carteira de trabalho devidamente assinada pelo contratante.
Para êxito de todo o processo admissional, a comunicação clara e objetiva deve estar presente em todas as fases, tanto para a equipe de Recursos Humanos quanto para os novos funcionários, pois qualquer falha pode custar um novo recrutamento, podendo prejudicar a credibilidade e a motivação de toda a equipe.