Por Ana Rocha
A organização da rotina, que já não era uma tarefa fácil para muitas pessoas, parece ter ficado ainda mais complexa com o trabalho remoto. Reservar um tempo para os cuidados pessoais e para a família, participar de muitas reuniões online e, por fim, conseguir executar todas as tarefas planejadas para o dia é o sonho de quem sofre para fazer a gestão do tempo funcionar.
Enquanto algumas pessoas organizam-se de forma natural, outras parecem estar condenadas a viver pedindo um tempo extra para concluir seus deveres. Aos desorganizados e procrastinadores, nem tudo está perdido! Pequenas mudanças de hábitos podem te ajudar a ter mais qualidade de vida, aumentar sua produtividade e, por fim, eliminar a ansiedade de não concluir projetos diários porque você simplesmente não viu a hora passar outra vez. O segredo está em deixar de tentar gerir o tempo, sobre o qual definitivamente não temos controle, para gerir suas tarefas.
A primeira etapa para quem quer mudar a relação com o relógio é o estabelecimento de metas que irão lhe ajudar a progredir em direção a um destino ou sonho. Você pode ter metas para o dia, semana, mês ou ano, como desejar. Sem esses objetivos, não há direcionamento de tarefas ou prioridades, por isso eles são fundamentais.
Muitas vezes pode ser difícil saber o que priorizar, especialmente quando tudo é considerado extremamente relevante, mas aprender a identificar o que é, de fato, urgente, e o que é realmente importante, pode ajudá-lo a priorizar suas tarefas.
Um dos métodos que costumo usar com as equipes e na minha rotina de organização pessoal é o SMART – Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time-Bound, em tradução livre: específico, mensurável, alcançável, relevante e tempo limite.
Você pode usar métodos como este no trabalho ou em tarefas do dia a dia, como também pode utilizar essa organização do tempo para atingir objetivos pessoais, como uma viagem, conseguir praticar exercícios físicos e estar mais presente com a família.
Na prática, o conceito pode ser aplicado da seguinte forma: faça uma lista das suas tarefas/metas, classificando-as entre urgente/não urgente e importante/não importante. O que for urgente e importante, você deve fazer agora; o que não for urgente, mas for importante, você pode agendar para outro dia; o que for urgente, mas não for importante, pode ser delegado a outro profissional; e o que não é urgente e também não é importante, deve ser eliminado da sua lista, já que irá tomar o seu tempo, embora não tenha relevância.
Embora muito útil, o SMART não poderá resolver todos os seus problemas com a gestão do tempo se você se sobrecarregar com mais do que humanamente pode fazer, mas essa técnica poderá te colocar mais perto do que é importante para o seu futuro, irá te ajudar a delegar tarefas e a deixar de lado o que não acrescenta nada na sua vida.
Com metas mais definidas, você poderá ter mais clareza dos seus objetivos, tornando-os mensuráveis e passíveis de prazos. As suas tarefas são o caminho para atingi-los!
O tempo é um recurso finito, escasso e talvez um dos mais importantes ativos que todos temos em vida. O que fazemos com o nosso tempo nos define, nos aproxima ou afasta das pessoas, nos orienta e molda o nosso estilo de vida. Usá-lo sabiamente e como um aliado do dia a dia é o que, por fim, nos aproxima ou distancia dos nossos sonhos.
Ana Rocha, diretora de Operações da Concentrix, multinacional de soluções de customer experience.