A partir da próxima terça-feira (1°), o acesso ao ambiente do eSocial será liberado para todas as empresas brasileiras. A intenção do projeto é promover a adaptação do novo sistema antes dele entrar em vigor. As inconsistências nos dados dos funcionários, as adaptações dos sistemas de processamento eletrônico de dados e aquelas relacionadas a processos e controles, incluindo a mudança de cultura e “modus operandi”, são os principais gargalos do processo de implantação do eSocial (mais um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED), que vai unificar o envio ao governo das informações referentes às obrigações das empresas relacionadas aos seus colaboradores.
Esse conjunto de dificuldades alerta para o quanto é curto o prazo para adequação, considerando o grande volume de trabalho, a relativa complexidade e o deadline: o sistema vai se tornar obrigatório a partir de janeiro de 2018 para várias empresas que atendem aos parâmetros iniciais.
O sócio líder de Consultoria da Mazars Cabrera, Éder Mutinelli, acredita que o principal gargalo está relacionado ao “saneamento de cadastro”, que, dentre outros, terá como objetivo corrigir todas as divergências entre as informações dos funcionários disponíveis nas empresas e àquelas nos bancos de dados das entidades governamentais de controles e administração de fundos e obrigações, como INSS, Receita Federal e Caixa Econômica Federal (CEF).
“O sistema fará o cruzamento de dados e alertará sobre as inconsistências. Muitas vezes, o empregado precisará ser envolvido não somente para disponibilizar e atualizar dados nas próprias empresas empregadoras, mas também terá que corrigir uma informação pessoal diretamente junto a uma dessas instituições, o que torna o processo mais difícil para o gerenciamento da empresa. Sem dúvida, não se trata de um processo ágil, considerando, inclusive, a capacidade de atendimento dessas instituições”, informa o executivo. Exemplos são casos de funcionários que alteraram ou incluíram outro sobrenome devido ao casamento, mas não mudaram o cadastro.
“Mesmo as empresas que têm departamento de RH bem organizado não podem perder tempo, pois o sistema está estruturado em diversos níveis de detalhamento. Além disso, as ações não estão restritas ao gerenciamento das próprias empresas, havendo uma dependência de ações de funcionários e terceiros”, completa.
Apesar de todos os contratempos, o eSocial, ao trazer todas as informações para um ambiente único e digital, moderniza o acesso aos dados e consolida a jurisprudência. Por outro lado, criou também algumas obrigações repetitivas, como informar ao Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) a demissão de um funcionário, ao mesmo tempo em que o empregador faz também a mesma notificação no sistema desenvolvido pela CEF para recolhimento do FGTS.
Além disso, o eSocial vai exigir bastante da área de compliance. Ao padronizar, unificar e tornar digital o envio de informações ao governo, ele fará a empresa se “autodenunciar” caso incorra em qualquer infração de lei trabalhista e/ou previdenciária, pois tudo estará informatizado pelo novo sistema.
Pela estrutura atual, infrações só são descobertas em caso de denúncia ou fiscalização espontânea. Até mesmo situações costumeiramente tratadas de modo informal precisarão agora passar por rigorosos controles. Dentre inúmeras, estão: cadastrar novo funcionário 48 horas antes de ele começar a trabalhar; comunicar férias com 30 dias de antecedência; comunicar afastamento de funcionário por acidente de trabalho até o primeiro dia útil após a ocorrência; definir se o pagamento de bônus configura habitualidade, o que vai interferir na sua tributação.
“Vai ser preciso mudar a cultura organizacional, o que não será fácil. E, principalmente: os gestores de cada área precisarão dominar todas as regras previdenciárias e trabalhistas. Todos os setores precisarão estar engajados. O eSocial gera a necessidade das empresas redesenharem processos e rotinas, de parametrizarem os sistemas de tecnologia de informação, trabalharem a comunicação interna, desenvolverem treinos de gerenciamento, definirem responsabilidades e realizarem monitoramento rigoroso do seu sistema. Serão ainda relevantes ações como estabelecimento de fluxo padrão para realizar contratações, tornando a gestão centralizada, diagnóstico dos processos atuais e elaboração de um plano de ação e de um manual de procedimento”, explica Uipiquer Gomes, sócio líder do escritório do Rio Janeiro da Mazars Cabrera.