Cada vez mais, a comunicação é transferida do meio físico para o virtual. Nas empresas, processos que antes acumulavam papéis são agora realizados pela internet. É assim na hora de cumprir obrigações junto aos órgãos públicos, como Receita Federal e Justiça, e também para realizar tarefas pessoais, como vender ou comprar um bem. Seguramente, um dos instrumentos que viabilizaram essa mudança foi o certificado digital, que autentica o usuário no meio virtual e confere validade jurídica a e-mails e documentos assinados eletronicamente. Para ter ideia da magnitude desse mercado, em 2016 foram emitidos quase três milhões de certificados digitais, segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Um aumento de 20% comparado com o ano anterior.
É preciso, no entanto, estar alerta sobre as especificidades do uso do certificado digital. Embora no ambiente virtual seja feito uso de documentos eletrônicos, isto é, documentos digitalizados, o certificado digital não dispensa a guarda de documentos. Esse é um mito. As empresas precisam ter o cuidado de imprimir os comprovantes dos pagamentos feitos ao Fisco, ao passo que as pessoas físicas devem guardar recibos das transações, o que pode ser feito no computador, salvando sempre a documentação assinada eletronicamente.
Sobre a tecnologia que envolve a certificação, pode-se dizer que o sigilo e a autenticidade são inerentes ao certificado digital. O sistema de chaves criptografadas é atualmente a forma mais sofisticada e segura de acesso à informação. Mas isso também não isenta o usuário de alguns cuidados. Nesse sentido, vale lembrar que o certificado digital é intransferível e deve ser usado apenas por seu titular. Quando alguém compartilha o certificado com terceiros, corre o risco do uso indevido do documento. É como se o terceiro tivesse o RG e o CPF do titular do certificado em mãos e ainda pudesse fazer uso da assinatura dele para validar contratos, comprar e vender bens, entre outras operações. Isso porque o certificado confere validade jurídica a tudo que for assinado com ele. Você não quer passar cheque em branco assinado, quer?
Quando o titular de um certificado precisar de um terceiro para representá-lo, deve fazer uma procuração eletrônica, informando a validade da procuração e a que fim se destina. O procurador, nesse caso, deverá fazer uso de um certificado digital próprio para cumprir a tarefa.
O governo vem ampliando a exigência da adoção da identidade digital para as empresas, que precisam do certificado para estar em dia com o Fisco. Mas não são só elas que precisam ter o certificado digital. Esse é outro mito. Prova disso é que o número de certificações digitais pessoa física também aumentou. Só de janeiro a abril de 2016, foram cerca de 340 mil emissões desse tipo. As mudanças no mercado de trabalho e o aumento da mobilidade justificam, em parte, esses números. Uma pesquisa do Home Office Brasil mostrou que, comparado a 2014, em 2016 aumentou 50% o número de empresas que implantaram o trabalho fora do escritório.
Quem faz uso da certificação não precisa estar em um lugar fixo. Mesmo em trânsito, consegue realizar tarefas, sejam elas de ordem profissional ou pessoal, estando livre ainda de autenticações por autenticidade (verificação do cartão de assinatura no cartório) ou veracidade (quando é requerida a presença física do solicitante). Essa maneira de encurtar distâncias físicas e economizar tempo na hora de cumprir com a burocracia traz para o dia a dia de cada um de nós, além de mais segurança, um pouco mais de conforto.
Renato Teixeira, publicitário, diretor de comunicação da autoridade certificadora DOCCLOUD