Ser produtivo não significa estar sempre ocupado. Na verdade, tudo depende do gerenciamento e se manter de olho no tempo da forma correta. De acordo com o fundador da Febracis, Paulo Vieira, é preciso ter em mente quais são os “vilões” que roubam a produtividade. “Conhecendo essas atividades que atrapalham o desempenho individual e do time, é preciso aprender a criar hábitos saudáveis para a rotina”, indica.
Para o especialista, existem oito passos que podem ser seguidos para tornar os processos mais eficazes no dia a dia da equipe. São eles:
1- Reuniões improdutivas: cuidado com o excesso de reuniões. Elas podem mais atrapalhar a sua concentração no desenvolvimento de atividades complexas do que ajudar a resolver problemas;
2- Multitarefa: fazer muitas coisas ao mesmo tempo não é sinônimo de produtividade. Fique de olho no tempo, se programe para fazer uma atividade de cada vez com o máximo de foco e atenção;
3- Excesso de e-mails: evite se manter conectado o tempo todo ao e-mail. Ficar sempre de olho na caixa de entrada para ver se tem algo novo atrapalha o seu fluxo de trabalho. Separe dois ou três períodos do dia para se ater especificamente às mensagens;
4- Falta de planejamento: vale relembrar a importância do planejamento semanal e diário para organizar a sua rotina de trabalho, criar a sua agenda e priorizar as atividades, quebrando os grandes projetos em pequenas tarefas;
5- Apagando incêndios: sempre correr atrás do prejuízo e com tarefas urgentes significa que o planejamento não foi lá muito acertado, ou que não foi cumprido de forma eficiente. Separe as tarefas importantes para que elas não virem urgentes;
6- Atividades triviais: esse é o tipo de tarefa pequena e fácil de executar, mas sem muita importância. Elas são positivas para iniciar o dia ou retomar o ritmo após uma pausa, porém podem sabotar as mais complexas. Por isso, fique atento para não gastar todo seu tempo com elas;
7- Pausas: adote pequenos intervalos depois de um período de trabalho contínuo. Nem que seja cinco minutos de descanso ou se alongando após 1h ou 1h30 de afazeres. Trabalhar sem parar não garante mais produtividade;
8- Retrabalho: todos sabemos que a refação é uma das inimigas da produtividade. Então, para não desperdiçar o seu tempo, aprenda o que deve ser feito antes de executar.