Algumas práticas foram criadas nas empresas e ninguém sabe dizer quem foi ou porque a regra foi criada assim. O fato é que, por comodismo, hábito ou resistência a mudanças, muitas empresas não se dão conta de que possuem grandes “ralos”, com uma série de desperdícios e custos desnecessários que comprometem a lucratividade. Muitas vezes, pode ser uma simples compra de papelaria ou cafezinho – pequenas despesas que acumulam milhões ao longo dos anos.
Para fazer uma boa revisão nos custos das empresas, Fernando Macedo, especialista em redução de custos da ERA – Expense Reduction Analysts, consultoria de origem inglesa que está no Brasil desde 2009, dá algumas dicas:
1- Cotações com fornecedores
Quando a equipe de compras está acostumada a fazer a famosa “cotação com 3 fornecedores para escolher o melhor”, cuidado! Este é um processo vicioso e nem sempre eficiente, principalmente se os fornecedores são sempre os mesmos. Faça um rodízio entre os colaboradores que realizam cotações periodicamente. Caso alguém se sinta incomodado com isso, aumente a vigilância, pois pode estar havendo favorecimento de fornecedores em sua empresa.
2- Compras repetidas
Não é difícil encontrar empresas cujos departamentos têm autonomia para compras isoladas ou contratação de serviços e dis ou mais departamentos compram a mesma coisa em momentos diferentes e com fornecedores diferentes. O ideal é centralizar as compras para ganhar no volume e diminuir a margem de preços. Estabelecer uma política de pagamentos mensais no lugar de pagamentos a cada compra também ajuda a ter mais controle.
3- Redução de água
Pouca gente lembra, mas o custo da água mensal é o mesmo também para o esgoto. Uma redução inteligente da água também reduz o custo do esgoto e é possível utilizar o sistema de reaproveitamento da água de maneira bem simples. Numa escola, por exemplo, foi possível coletar a água após o uso em bebedouros e pias de lavagem das mãos e reutilizá-la nos vasos sanitários gerando economias de 12,5%. Para mais informações sobre a reutilização de água para economia nas empresas, basta buscar orientação no serviço de abastecimento de água e esgoto de cada cidade .
4- Redução de Energia Elétrica
Dependendo do porte da empresa, é possível optar por tarifas diferenciadas e é necessário um planejamento para isso. Mas é possível reduzir bem esse custo, com a instalação de sensores de presença, células fotoelétricas para acionamento sem a luz do dia, relés de tempo, etc.
5- Limpeza
Se o serviço for terceirizado, esteja atento ao escopo do trabalho contratado e respectiva equipe comprometida. Às vezes, as empresas optam por contratar serviços noturnos, encarecendo os contratos de limpeza, enquanto em certas horas do dia o fluxo de pessoas circulando é menor e a limpeza poderia ser feita bem mais em conta. Caso o serviço seja desenvolvido por funcionários da empresa, fique atento aos turnos de trabalho e áreas de maior circulação de pessoas. Nunca tente economizar suprimindo o encarregado ou supervisor.
6- Material de escritório
Esse é o item normalmente quase esquecido quando se fala em redução de custos, por ser formado de diversos materiais de baixo custo unitário. A possibilidade de reduzir o volume de itens pode ser feita agrupando-os por similaridade e gerando processos de compra em lotes e períodos regulares. Os custos com “tonners” ou terceirização de impressoras podem esconder armadilhas, portanto é importante a correta avaliação dos volumes de cópias P&B e/ou coloridas, aliada aos níveis de qualidade.
7- Telecomunicações
A grande vilã do desperdício nas empresas. Alguns cuidados básicos para reduzir as tarifas: 1)evite ligar de telefone fixo para móvel, é sempre mais caro; 2) cuidado com promoções milagrosas, verifique todas as exceções para não ter decepções; 3) procure sempre identificar o perfil de consumo da sua operação, cuidado ao comparar apenas o valor total da conta na hora de avaliar propostas; 4) não confunda telefonia móvel com serviço de rádio; 5) nunca contrate planos corporativos de telefonia móvel em função da hierarquia, tenha em mente que nem sempre os gerentes e diretores da empresa estão em trânsito gerando receitas.
8- Cafezinho
O cafezinho é uma tradição cultural e nem sempre recebe a devida atenção. Existem muitos fornecedores com boas propostas comerciais e é possível conseguir ainda melhores negociações, se a política da empresa autorizar a inclusão de itens complementares em equipamentos de auto-serviço, tais como: achocolatados, sucos, etc.