Por Marcelo Furtado, fundador e CEO da Convenia
Todos os anos surgem novidades na área de tecnologia. Com a promessa de agilizar as rotinas de uma empresa, elas ganham cada vez mais adeptos no meio corporativo. É essencial que as empresas se adaptem às mudanças na forma de condução de seus processos gerenciais, pois só assim é possível garantir que se mantenham competitivas no mercado.
Os novos softwares e sistemas de gestão trazem benefícios às empresas em diversas áreas de sua atuação. Neste artigo, irá conhecer quais são eles. Também recomendações sobre como incorporar a tecnologia aos processos gerenciais, de forma a alcançar os objetivos da empresa e contribuir para seu crescimento.
O que são processos gerenciais?
Processos gerenciais são aqueles relacionados ao planejamento, coordenação e monitoramento do negócio. Fazem parte da gestão da empresa e permeiam todos os seus demais processos, por isso, influenciam diretamente no alcance dos objetivos da organização.
Devido à sua função primordial na condução de uma empresa, é importante estar atento à necessidade de incorporar a melhoria contínua aos processos gerenciais. Esses refletem no desenvolvimento de todas as áreas de uma instituição, por isso, sua otimização trará impactos positivos ao desenvolvimento do negócio.
Um Sistema de Informação Gerencial (SIG) é uma ferramenta importante para reunir todos os dados que dizem respeito ao negócio em seus diversos aspectos. Com a união das informações em um só lugar, pode-se ter o panorama completo da situação da empresa, incluindo novas demandas de investimentos, custos a serem reduzidos, dados a respeito dos clientes e de funcionários.
Assim, os SIGs contribuem fortemente para a tomada de decisão pelos gestores. De posse de todas as informações sujeitas a impactarem o negócio, o planejamento pode ser feito com maior precisão, o que refletirá positivamente na execução das ações e na qualidade dos serviços oferecidos pela empresa.
Como a tecnologia pode trazer agilidade aos processos gerenciais?
Com o uso da tecnologia, os processos relativos ao funcionamento do negócio ganham mais fluidez, o que traz diversos benefícios. Abaixo veja alguns deles.
Automatização de processos
Com o uso de softwares, várias tarefas rotineiras de uma empresa podem ser automatizadas, por exemplo: controle de horas trabalhadas, cálculos relacionados ao pagamento de funcionários e comunicação.
Assim, reduz-se os esforços em atividades operacionais. Com isso, maior tempo é disponibilizado para atuar em funções estratégicas para a empresa. Os colaboradores podem ter maior liberdade para propor novas formas de trabalho, o que abre espaço para a criatividade.
Redução de custos
O uso da tecnologia reduz as chances de erro na execução dos processos gerenciais. Logo, uma maior produtividade pode ser alcançada. Os sistemas de gerenciamento de planilhas permitem um melhor controle de gastos, pois dão uma visão ampla dos recursos financeiros utilizados nas etapas de um projeto.
Aumento dos lucros
Com a redução de custos, pode-se esperar uma maior lucratividade das operações da empresa. Além disso, com a implementação de melhorias nos processos gerenciais, agrega-se maior valor aos serviços prestados pela organização. Isso melhora a imagem dos clientes perante a empresa, trazendo mais oportunidades de negócio.
Eliminação de gargalos
O uso de softwares para gestão de processos permite identificar aspectos que não estão trazendo resultados positivos ao negócio. Por meio de uma interface amigável, eles trazem uma visão global dos processos internos e oferecem insights para melhorá-los.
Segurança para tomada de decisão
Sistemas de gestão eficientes permitem o monitoramento contínuo dos aspectos gerenciais e operacionais de uma empresa. Dessa forma, um gestor pode ter uma visão ampla de todos os fatores que afetam o desenvolvimento do negócio e, então, tomar decisões com maior chance de acerto.
Aumento da qualidade dos processos
As melhorias tecnológicas permitem a rápida identificação de erros, que podem então ser corrigidos imediatamente. Os resultados são gerados mais rapidamente, tornando as rotinas empresariais mais ágeis.
Assim, pode-se ter uma melhoria contínua nos processos, de forma a alcançar a excelência nos campos operacional e gerencial.
Aumento da eficiência da comunicação
Outro aspecto beneficiado pela implementação da tecnologia é a comunicação, tanto interna quanto externa à empresa. Como exemplo, podemos destacar a disponibilização de informações na nuvem, além de aplicativos de envio de informações aos funcionários.
Com uma transmissão de informação com maior clareza e rapidez, a atuação dos colaboradores torna-se mais eficiente e alinhada aos objetivos do negócio.
Como implementar mudanças tecnológicas nos processos gerenciais?
Primeiramente, é importante estar atualizado em relação às novidades tecnológicas que surgem periodicamente. O quanto antes as mudanças forem implementadas na empresa, mais rápido os benefícios virão e ela ganhará vantagem competitiva.
Outro ponto importante é oferecer suporte aos colaboradores durante a implementação da tecnologia. Toda mudança leva tempo, logo, é normal que um período de adaptação seja necessário. Nesse processo, o gestor deve estar próximo dos funcionários, de forma a dar o máximo apoio durante a transição. Pode ser necessário até mesmo criar uma equipe específica para auxiliar nas mudanças.
Lembre-se que apenas implantar um novo software não é garantia de que todos os gargalos da empresa serão resolvidos. Para isso, é necessária uma mudança na cultura organizacional. Os colaboradores precisam encarar os problemas com uma nova perspectiva, de forma a tornar as atividades mais ágeis e aumentar a qualidade das operações.
Portanto, as novas modalidades de softwares e sistemas de gestão fornecem maior eficiência na execução dos processos gerenciais. Dessa forma, a organização da empresa é otimizada e diversos benefícios são trazidos à organização como um todo. Geração de resultados com maior rapidez, redução de custos e de esforços operacionais, bem como o aumento da qualidade dos processos podem ser alcançados.
Com isso, agrega-se maior valor aos serviços de um negócio, o que atrai novos clientes e melhora a imagem da empresa. Não fique para trás na evolução tecnológica! Comece já a usufruir das vantagens de novos softwares e modelos de gestão para sua empresa.