A situação atual obriga muitas empresas a permitir que seus funcionários trabalhem em casa. Mas elas estão realmente convencidas de que esta é uma solução viável para seus negócios e continuarão a dar a seus funcionários essa oportunidade após a crise? Talvez agora seja a chance de mudar os padrões tradicionais de pensamento.
Mito número 1: a infraestrutura de TI em casa não é boa. Não é seguro trabalhar lá, e os hackers podem ter mais facilidade para acessar os dados da empresa.
Isso não precisa ser assim. Há algumas dicas a serem consideradas: o equipamento de TI no escritório doméstico deve estar sempre atualizado e os processos compatíveis com a LGPD devem ser seguidos. Isso também se aplica a todos os provedores de nuvem usados. Além disso, a troca de dados sempre deve ser criptografada. A proteção por senha, antivírus e criptografia são essenciais no escritório em casa, mesmo que o trabalho seja feito em dispositivos privados.
Mito número 2: Os muitos meios digitais de comunicação criam confusão e as pessoas perdem o foco.
É verdade que existem vários meios de comunicação digitais que aumentam o fluxo de informações. Mas esse problema também existe no escritório. É aqui que a comunicação direcionada ajuda. Em outras palavras, o canal de comunicação deve ser cuidadosamente selecionado de acordo com as informações, grupo-alvo e urgência. Além disso, existem soluções, como o OTRS, nas quais a comunicação pode ocorrer por e-mail, telefone, SMS, bate-papo ou mídia social; então todos os fios de comunicação fluem juntos e são agrupados em um único local para que nada se perca e tudo possa ser rastreado.
Mito número 3: Os funcionários estão mais distraídos e menos produtivos no home office.
De acordo com um estudo da Airtasker com 1004 pessoas, aqueles que trabalham em home office trabalham 1,4 vezes mais por mês do que seus colegas. Outro argumento convincente é que também há mais paz e sossego em casa para se concentrar em questões complicadas. Além disso, o tempo perdido devido ao deslocamento é economizado. No entanto, o bom gerenciamento do tempo deve sempre ser uma prioridade.
Mito número 4: Em casa, os funcionários às vezes fazem outras coisas rapidamente e nem sempre estão no PC. Como os funcionários podem saber quando seus colegas estão disponíveis?
Existem várias ferramentas que mostram se um funcionário está disponível no momento. Os calendários podem ser compartilhados com outras equipes para uma melhor visão geral, para encontrar horários de compromissos comuns mais rapidamente. As ferramentas de comunicação com uma função de bate-papo normalmente mostram o status online da pessoa, o que ajuda a mostrar quando um funcionário está disponível no momento.
Mito número 5: Os funcionários não podem perguntar aos colegas algo rapidamente. A transferência de conhecimento está perdida.
Muitos sistemas, como o OTRS , possuem uma base de conhecimento na qual informações valiosas podem ser armazenadas como um artigo categorizado. Os funcionários podem encontrar respostas para as perguntas mais frequentes – ou até postar uma contribuição que possa ser útil para seus colegas. Se essa informação não for suficiente, é claro que a assistência especializada ainda pode ser solicitada digitalmente.
“Até recentemente, o conceito de trabalhar em home office era repetidamente questionado. Agora as empresas são quase forçadas a permitir que seus funcionários trabalhem remotamente. Esta é uma oportunidade para repensar processos e procedimentos e revisar o status da transformação digital”, diz Sabine Riedel, membro do conselho da OTRS AG e especialista em transformação digital. “Em uma situação de crise, podemos ver rapidamente quais empresas já implementaram a transformação digital e são capazes de agir de maneira ágil. Para todas as outras, agora há uma oportunidade de fazer mudanças a longo prazo para poder reagir melhor. a imprevistos “.
Você pode encontrar mais informações sobre os benefícios do trabalho remoto aqui: http://otrs.com/remote-work-software/