As novas tecnologias e a possibilidade de desenvolver diversos tipos de trabalhos de forma online vieram para facilitar ações antes burocráticas. Atualmente, diversas empresas utilizam inovações que as ajudam na gestão de documentos e diversas outras tarefas, que são compartilhadas por meio do armazenamento em nuvem. Uma pesquisa realizada pela GlobalData indica que até 2020, 94% das empresas brasileiras terão aderido a essa facilidade tecnológica em suas rotinas de trabalho.
Na questão tributária, armazenar e gerir os documentos em nuvem auxiliam, e muito, no dia a dia das empresas. Com a facilidade de acesso aos dados, que estão armazenados online com segurança, é possível extrair relatórios rápidos em ferramentas digitais, como Excel, Google Sheets, entre outros apps, levando em consideração os erros e acertos do período analisado, para uma gestão mais assertiva.
Pensando nisso, a Arquivei, startup que utiliza as soluções em nuvem para ajudar na gestão e armazenamento de documentos fiscais, lista cinco benefícios de aderir à tecnologia para implementar os planejamentos tributários.
1. Segurança no armazenamento de documentos fiscais
Desde 2006, o governo determinou que todas as Notas Fiscais precisam ser salvas em formato digital, o XML, tanto pelo emitente quanto pelo destinatário, ficando armazenadas pelo prazo de cinco anos, mais o ano vigente. Isso beneficiou para que as soluções tecnológicas pudessem ser aplicadas nas empresas, já que os documentos são gerados de forma eletrônica.
Ao utilizar uma solução em nuvem, toda a gestão é facilitada, além de garantir a segurança dos arquivos. Os sistemas que oferecem essa facilidade permitem o controle de acesso aos documentos com senhas e nomes de usuários, fazendo com que seja possível deixar os dados somente nas mãos dos profissionais responsáveis pela gestão.
Outra vantagem de aderir aos sistemas em nuvem é a segurança de não perder os arquivos, no caso de problemas nos hardwares ou nos computadores. Por estarem salvos online, nenhum bug no sistema fará com que os dados sejam perdidos.
A Arquivei, por exemplo, armazena todos os dados no RDS (Relational Database Service, ou Serviço de Banco de Dados Relacional) da Amazon, desta forma é possível assegurar que os documentos fiscais estarão guardados sem qualquer risco de perda.
2. Acesso ao histórico de dados
Os dados em XML são ricos em dados sobre o histórico do produto ou serviço prestado. Com os arquivos salvos em nuvem, é possível ter acesso às informações de todos eles, ajudando para que as empresas tomem decisões mais estratégicas. Estes dados, se organizados em planilhas, podem se converter em indicadores para uma gestão mais assertiva, se tornando numa base de informações para guiar o planejamento tributário.
É possível, por exemplo, usar os dados armazenados para fazer uma análise de diferentes comportamentos, tais como estoque, tributos pagos, crédito de impostos e maior saída de produtos. A gestão na nuvem torna o processo tributário muito mais ágil e inteligente.
3. Atualização constante das informações
Constantemente as obrigações tributárias estão mudando e se atualizando. Isso demanda atenção da equipe contábil, para evitar problemas com o Fisco, por exemplo.
Ao apostar na gestão dos documentos em nuvem, a promoção dessas mudanças se torna muito mais fácil. Quando um departamento tributário adota um ambiente cloud não só simplifica a gestão, mas também evita custos desnecessários com a manutenção de um software instalado.
4. Atendimento sob demanda
Esqueça os gastos e dores de cabeça com investimentos em diferentes tipos de hardware ou mão de obra sazonal, já que existem obrigações fiscais que somente precisam ser adotadas em determinadas épocas do ano.
À medida que o departamento tributário investe na migração dos sistemas para nuvem, ele contrata a capacidade de processamento e serviços específicos conforme demanda, já que os sistemas oferecem benefícios de escalabilidade e elasticidade.
5. Possibilidade de cruzamento de dados
O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) permite o cruzamento de dados das Notas Fiscais, garantindo uma melhor fiscalização dos contribuintes que estão de acordo ou não com a legislação. Ao utilizar, ainda, o sistema em nuvem, é possível cruzar todas as informações com Sped, para que a empresa tenha um maior controle das notas que estão sendo expedidas em seu nome ou emitidas por ela própria.
Este pente-fino pode significar uma entrega de SPED mais tranquila, sem erros e assim, diminui o risco de autuação da Receita. Pequenas e médias empresas não se preocupavam tanto com este risco, hoje, o cenário é bem diferente e merece atenção por companhias de todos os portes.