Por David Vicentin
Um dos momentos mais importantes para as organizações é o momento de identificação dos potenciais projetos que serão realizados nas ondas de melhoria contínua. Nesta fase, há uma grande expectativa de quais ideias serão transformadas em projeto e influenciarão positivamente nos lucros da organização.
A verdade é que cada organização, principalmente em função do estágio de maturidade em que se encontra, desenvolveu um método para identificar e priorizar os projetos. Algumas empresas com processos mais estruturados do que outras mas todas com um objetivo comum: Selecionar Projeto que tragam Resultados.
Ao longo de anos de consultoria identificamos 7 dimensões chaves que permitirão que as ideias se transformem em grandes resultados positivos. Hábito, Momento, Propósito, Importância, Trade-Off, Alcançável e Perseverança são as 7 dimensões que serão apresentadas a seguir e permitirão que o leitor as aplique em sua empresa e atinja grandes resultados.
HÁBITO
A identificação das oportunidades deve ser uma prática diária. As oportunidades de novos projetos aparecem em todos os momentos, sejam momentos de insatisfação ou de insight. Tenha em mente que mesmo pequenas oportunidades podem se transformar em grandes projetos e encantar os mais exigentes clientes. O Hábito de identificar as oportunidades para melhorias que otimizem os processos, reduzam custo, aumentem valor ou melhorem o relacionamento com o cliente permite criar uma grande lista de oportunidades que poderão se converter em grandes resultados.
Boa Prática: A boa prática é manter os registros de todas as oportunidades que surgem. Pequenas e grandes ideias podem ser registradas em bancos de dados ou formulários, eletrônicos ou de papel, para que possam ser utilizadas no momento de priorização de ideias.
MOMENTO
A seleção das oportunidades está intimamente associada ao momento em que a organização está. Se for um momento de prosperidade, as ideias serão focadas em crescimento e expansão. Por outro lado se o momento é de crise e austeridade as ideias estarão focadas em contenção, redução e otimização de recursos.
Boa prática: Selecione ideias que foquem tanto na expansão quanto na otimização de recursos. Use checklists para garantir que as ideias contemplem todas as oportunidades da organização.
PROPÓSITO
O propósito escolhido também influencia na geração e seleção das ideias. Se o foco é resolver problemas, os projetos focarão em reclamações e não conformidades previamente identificadas. Por outro lado se os projetos estiverem focados em melhoria organizacional as ideias focarão em estrutura, mudanças no processo e conceitos de novos negócios.
Boa Prática: Possua processos estruturados que permitam identificar as necessidades dos clientes, processos e negócio e classifique as ideias em seus grupos correspondentes, garantindo um equilíbrio entre as iniciativas.
IMPORTÂNCIA
O sentimento de importância é um dos sentimentos mais valiosos que as organizações podem desejar. Ele não pode ser comprado nem imposto, mas pode ser conquistado diariamente. Quando as pessoas se sentem importantes e parte do processo, elas se apropriam da ideia e se empenham para transformar o objetivo em realidade. Permita que as pessoas envolvidas se sintam parte da ideia desde seu nascimento, desenvolvimento, implementação e monitoramento.
Boa prática: Envolva as pessoas de outras áreas e permita que elas contribuam com a sua ideia. Faça a ideia evoluir do “minha ideia” para “nossa ideia” e consequentemente “nosso projeto”.
TRADE-OFF
A realização de projetos está condicionada também à relação entre “o que se ganha, e o que se perde” denominada trade-off. É muito importante conhecer esta relação no momento de seleção de projetos e para isto devemos saber claramente quais são os benefícios e o esforço necessário para alcançar o resultado. Escolher fazer um projeto pode significar ganhar mais qualidade nos produtos e serviços e consequentemente maior vendas em detrimento de algum investimento de tempo para realizar os projetos.
Boa Prática: No momento de priorização, reúna um time multifuncional para quantificar o esforço e impacto. Transforme estas informações em unidades comparáveis como tempo e valores financeiros para facilitar a tomada de decisão.
ALCANÇÁVEL
Todos os projetos precisam de recursos para que sejam realizados. Os recursos podem ser algumas vezes adquiridos e outras vezes estão disponíveis dentro da organização. Podem ser recursos financeiros, físicos ou humanos para que transformem a ideia em realidade. Entretanto não é incomum ver situações de escassez ou restrição de recursos para se investir na ideia. O projeto precisa ser alcançável, ou seja, é fundamental começar o projeto com a visibilidade de que há recursos para desenvolvê-lo e que o grupo acredita ser possível. Caso contrário este projeto tente ao fracasso e não avançará.
Boa Prática: É muito importante que os grupos envolvidos pensem em diferentes possibilidades e estratégias para conduzir o projeto. Criar cenários e realizar o projeto em fases auxiliará muito no processo de dimensionamento de recursos necessários e permitirá conduzir o projeto.
PERSEVERANÇA
Perseverança, vontade e paixão são alguns dos sentimentos que fazem os grupos de projetos seguir em frente. Sabemos que há projetos de diferentes complexidades e que poderão exigir alguma competência ainda em desenvolvimento da equipe mas a perseverança é o elemento que vai fazê-los vencer e superar as barreiras para alcançarem os resultados.
Boa Prática: Celebrar conquistas, compartilhar os projetos realizados e formar novos grupos a partir destas pessoas, criará uma organização positiva e equipes focadas no resultado.
David Vicentin – Gerente de Excelência de Negócios do Setec Consulting Group. Mestrando em Finanças e Economia pela Fudação Getúlio Vargas, Engenheiro de Produção pela Escola Politécnica da USP e Master em PNL pela SBPNL. Atua há 10 anos como Master Black Belt, liderando Projetos de Excelência Operacional com foco em aumento de valor, redução de custos, aumento da qualidade e produtividade em diversos países da América do Norte, América Latina, Europa e Ásia.