Com número cada vez maior de estudantes ingressando em cursos do Ensino Superior (segundo o Inep, apenas em 2016 foram três milhões de novos universitários), as instituições têm enfrentado desafios que vão além da oferta de educação de qualidade. Um destes é a obrigatoriedade de digitalização de todo o acervo acadêmico, abrangendo os cursos de graduação e de pós-graduação latu sensu, presenciais e a distância, conforme o Artigo 45 da Portaria 315/2018 do Ministério da Educação.
Para se adequarem à normativa, as faculdades e universidades brasileiras devem, além de desenvolver um sistema de gestão de documentos, fazer o armazenamento em meio digital e assegurar a autenticidade de todos os papéis emitidos até então, processo que pode ser realizado por meio de assinaturas eletrônicas ou digitais.
“A portaria impõe que os métodos utilizados para a digitalização dos documentos garantam sua confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade. Esses quesitos reforçam a importância de as instituições efetuarem essa transição com auxílio de empresas especialistas em gestão de identidades que promovem segurança digital”, salienta Henri Sternberg, diretor de Negócios Corporativos da Certisign.
O executivo chama a atenção, ainda, para a proteção dos dados dos universitários e para a otimização no atendimento prestado pelos estabelecimentos ao corpo docente e discente.
“Ao se digitalizar todo o acervo acadêmico, poupam-se recursos com o armazenamento físico de informações. Além da grande economia com espaço físico, também é possível realocar os funcionários administrativos para outros serviços, melhorando o atendimento prestado ao corpo estudantil e reduzindo o tempo gasto com atividades burocráticas”, destaca Sternberg.
Para atender às exigências governamentais, além de utilizar as mais novas tecnologias do mercado que possuem reconhecimento jurídico e segurança de alto nível, o diretor da Certisign ressalta que faculdades e universidades deverão formar um comitê gestor.
Esse grupo de trabalho deverá elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa a todo seu acervo acadêmico.
As instituições de ensino têm 24 meses, contados a partir de 5 de abril de 2018, data da publicação do dispositivo no Diário Oficial da União, para digitalizar todos os documentos relativos aos alunos.