Por Paul Whitelam
A transformação digital é uma iniciativa crucial para muitas PMEs (pequenas e médias empresas) em suas estratégias de negócios. Com as tecnologias emergindo em um ritmo acelerado e os modelos de negócios evoluindo continuamente, novas fontes de receita e oportunidades para empresas anteriormente tecnofóbicas estão se tornando uma realidade.
Segundo um estudo da Oxford Economics, 89% das pequenas e médias empresas consideram que a transformação digital é vital para a sua sobrevivência e 54% acreditam que as mudanças tecnológicas já são uma prioridade em suas agendas.
No Brasil, as organizações brasileiras estão atentas à importância deste movimento. De acordo com uma pesquisa encomendada pela SAP, 56% das empresas pretendem aumentar a sua receita em até 10% como resultado direto da transformação digital. O relatório revelou ainda que as ferramentas que estão sendo mais consideradas no mercado brasileiro são Big data e analytics (63%), plataformas de segurança (59%), mobile (51%), cloud computing (50%), e loT (45%).
Para as PMEs, a transformação digital é vista principalmente como uma transformação na maneira de se fazer negócios, pois não se trata apenas de tecnologia, mas também de pessoas, o que inclui funcionários, clientes e partes interessadas.
Infelizmente, acredita-se que até 70% das iniciativas de transformação digital provavelmente falharão, de acordo com estudo do IDC, em função de erros decorrentes, por exemplo, da falta de uma definição clara da estratégia digital, colaboração insuficiente entre as partes interessadas e recursos limitados de pessoal qualificado.
70% de insucesso é uma taxa espantosamente alta, por isso, para evitar que a transformação digital do seu negócio torne-se mais uma estatística, é importante entender que não se trata apenas de tecnologia – embora essa peça seja uma grande parte. Também é essencial engajar todos os envolvidos e planejar o ritmo das mudanças, incluindo a consideração sobre eventuais interrupções e ajustes futuros.
Existem diversas maneiras de implementar estrategicamente um processo de gerenciamento de mudanças e, também, há muitas formas disto dar errado, portanto, aqui estão alguns passos simples para o sucesso da transformação digital em um negócio:
1. Estabeleça expectativas iniciais claras – Liderar uma grande transformação tecnológica significa cultivar entusiasmo e otimismo entre sua equipe, por isso, esperar que dê tudo certo não é suficiente. Estabeleça metas claras e expectativas realistas. Converse sobre os piores cenários, obstáculos prováveis e improváveis e riscos potenciais, a fim de desenvolver um plano que possa contemplar qualquer interrupção e ajudar a prevenir um desastre.
2. Conecte pessoas e confirme planos por meio de buy-in antecipado – O andamento será diferente para cada nível da organização, por isso estabeleça marcos significativos e tenha um escopo claro de trabalho para ajudar a gerenciar as expectativas de como serão as mudanças em sua empresa. Facilitar o gerenciamento de mudanças requer o desenvolvimento de uma narrativa clara de “por quês”, capaz de explicar os papéis e responsabilidades de todos os envolvidos, ao mesmo tempo em que se pré-define a propriedade nos vários estágios ao longo do caminho, para garantir que tudo corra bem. Ao comunicar-se proativamente em todas as etapas do processo, você permitirá que a equipe acostume-se à ideia e se sinta à vontade para fornecer informações, tornando o processo de transformação digital inclusivo e aberto.
3. Execute um piloto – Crie um programa piloto no estágio preliminar para resolver qualquer possível problema inicial. Quaisquer dificuldades encontradas serão melhor gerenciadas no início do que quando encontradas em um estágio posterior. Ao garantir que todos os membros de sua equipe saibam o que está acontecendo e trabalhem lado a lado durante o piloto, você pode gerar um plano mais eficiente e abrangente, que fornecerá uma oferta melhor e maiores chances de sucesso.
4. Permaneça ágil – Planeje uma entrega modular e em etapas que acomode o trabalho não planejado. Habilite a flexibilidade em sua agenda para permitir alterações nas prioridades, se necessário, sem precisar reiniciar o processo.
5. Treine para resolver qualquer imprevisto – Treine, desde o início, sua equipe para que esteja ambientada às tecnologias implementadas na transformação digital de sua empresa e planeje mais treinamentos à medida que novas inovações sejam introduzidas. Quando possível, o treinamento em novos sistemas deve começar bem antes de entrar em operação, isso é essencial para garantir que os funcionários sintam-se confortáveis com a tecnologia, tornando a mudança final definitiva o mais simples possível. Realize treinamentos periódicos após o lançamento para garantir que todos estejam utilizando o sistema da maneira pretendida, à medida que novos processos ou políticas sejam adicionados e à medida que novos funcionários ou contratados ingressem na organização. A implementação inicial e os programas de treinamento podem precisar ser revisados e atualizados para incluir melhorias, identificadas por meio de uso em larga escala ou padrões de uso não capturados nos planos originais.
6. Forneça ferramentas de apoio contínuas – Mesmo com todo o tempo e recursos investidos em treinamento, os funcionários provavelmente voltarão aos velhos hábitos e precisarão de apoio contínuo para mudar a maneira como operam. Certifique-se de que todo grupo de usuários tenha suporte regular para manter a nova metodologia de trabalho.
7. Olhe além da linha de chegada – A gestão da mudança é um esforço de longo prazo, que necessita de um acompanhamento regular das principais partes interessadas após a conclusão do projeto, demonstrando assim o compromisso contínuo com a mudança da transformação digital, e a importância de suas opiniões.
A transformação digital em qualquer empresa pode se tornar mais complicada quando há o envolvimento de muitas pessoas – especialmente quando a mudança é de toda a organização. Priorizar e planejar o gerenciamento de mudanças logo no início dará a você as ferramentas para resolver os problemas à medida que forem surgindo, antecipando-os e neutralizando-os antes do prazo.
Paul Whitelam, Vice-presidente sênior de marketing global da ClickSoftware, líder no fornecimento de soluções para a gestão automatizada e otimização da força de trabalho e serviços em campo.