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SONDA gerencia 15 mil equipamentos de impressão da Caixa

O gerenciamento mensal de 60 milhões de páginas impressas por 15 mil equipamentos instalados e administrados em mais de 5,2 mil localidades em todo território nacional, inclusive nas agências barco na região norte, faz parte de um dos maiores contratos globais de terceirização de impressão firmado pela SONDA, maior companhia latino-americana de soluções e serviços de tecnologia, com a Caixa. Os serviços prestados diminuíram em 28% a complexidade de gestão da área de TI da Caixa neste processo, liberando, assim 72% de seus recursos para focarem no negócio, além de trazer 40% de redução de custo.

O contrato teve origem devido à grande capilaridade e ao excessivo custo para a Caixa manter e gerir seu parque de impressoras em todas as unidades espalhadas pelo território nacional. A demanda nasceu da publicação de um edital para a implantação do serviço de Terceirização de Impressão Departamental, com fornecimento de toner, manutenção técnica e gestão.

O projeto, considerado de alta complexidade de implantação e gestão devido à quantidade de unidades e usuários, com pulverização geográfica em todo o Brasil, tem como principal intuito aumentar a qualidade dos serviços prestados, diminuindo a complexidade de gestão da área de TI, o que consequentemente libera os recursos para os principais processos de negócios. “Administrar ativos não é uma tarefa simples. Mais do que locar e vender equipamentos de infraestrutura de TI, nossa terceirização agrega serviços de administração de ambiente, suporte técnico e gestão de inventário”, afirma Viviane Ricci, vice-presidente de vendas governo da SONDA.

O escopo do projeto envolveu a troca do parque tecnológico por equipamentos de impressão multifuncional de última geração em todas as unidades do cliente, fornecimento de insumos originais, consumíveis e peças, assistência técnica com mão de obra especializada, help desk e sistema para registro e gestão de incidentes, administração de insumos com monitoramento ativo e logística de reposição em todo território nacional, bilhetagem centralizada e treinamento dos usuários-chaves, preparando-os para serem os multiplicadores de conhecimento dentro de suas respectivas unidades, entre outros.

Juntas, a padronização do parque de impressão e de cópia são a garantia de constante atualização tecnológica, o que promove à Caixa inúmeros benefícios, entre eles: eliminação de desperdícios, otimização das impressões e das cópias, eliminação do contrato de manutenção das impressoras, assertividade na compra e abastecimento de suprimentos, identificação e contabilização precisa de custos com impressões e cópias, segurança na tramitação de documentos confidenciais a serem impressos, pró-atividade nas soluções a serem implementadas por pessoal técnico e especializado, controle de custos, rateio de despesas por usuário, diminuição de TCO, redução de fornecedores e custos com peças, gerenciamento remoto, redução dos custos com help desk, aumento de produtividade, racionalização da quantidade de impressoras e eliminação do estoque e das compras de suprimentos e peças, além de outsourcing limpo pelo plantio de árvores para a neutralização das páginas impressas.

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Segundo IDC, Simpress lidera mercado de outsourcing de impressão com 24,3%

A Simpress foi apontada pelo IDC (International Data Corporation), como líder no mercado brasileiro de outsourcing de impressão e gestão de documentos no primeiro semestre de 2016, mantendo a liderança do ano de 2015. De acordo com a empresa de pesquisas, a companhia é líder tanto em faturamento total dos serviços com 22,2%, quanto em volume de páginas gerenciadas com 24,3% de participação.

Serviços de outsourcing de impressão gerenciados (MPS), envolvem uma extensa lista de processos que vão desde capacidade logística, gerenciamento da base instalada de hardware, mão de obra residente, entrega de peças e material de consumo em todo o território brasileiro, sistemas de gerenciamento de documentos (Workflow), customização de soluções para cada perfil de cliente, gerenciamento da produção de páginas e capacidade operacional para manutenção dos serviços em contratos de longo prazo. Tipicamente estes serviços utilizam equipamentos com velocidades e características variadas e softwares para soluções e gerenciamento de serviços.

Para a Simpress, é imprescindível acompanhar todas as mudanças tecnológicas presentes no mercado e segundo Vittorio Danesi, Diretor-presidente, a tecnologia Samsung de hardware e software estão aderentes com o cenário de transformação digital por meio de plataformas customizáveis e integradas ao processo de mobilidade e workflow de documentos. Além disso, para cumprir a missão da Simpress de tornar a vida do cliente mais fácil, a organização possui diferenciais estratégicos e operacionais que fazem a diferença para ao mercado há anos.

De acordo com a estratégia da companhia, o ano de 2017 será muito bom para expandir a atuação e levar os serviços da Simpress para novos clientes de médio e grande porte por meio de atendimento direto e sua rede de revendedores. “Os dados divulgados pelo IDC apenas reafirmam nossa liderança no mercado de outsourcing de impressão, mesmo este sendo considerado um setor já maduro, mas que ainda tem potencial para inovações tecnológicas e investimentos”, finaliza Danesi.

Com mais de 17 anos de experiência no setor, a Simpress possui mais de mil técnicos especializados que promovem atendimento a nível nacional. Atualmente, a companhia administra mais de 1,5 mil contratos diretos em todo o Brasil.

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Outsourcing de impressão: passado versus presente – Por Luiz Ribeiro

As empresas têm necessidades fixas de imprimir, digitalizar e copiar documentos. Logicamente, sabemos que volumes podem ser alterados perante o caminhar da economia, como o atual de instabilidade.

O mercado de outsurcing é muito dinâmico. Há alguns anos os trabalhos eram somente cópias e tínhamos produtos que somente copiavam, depois apareceram as impressões e tivemos dois segmentos distintos por algum tempo. Logo em seguida chegaram os multifuncionais unificando os dois segmentos. Recentemente, vieram os scanners para realizar digitalizações e hoje tudo praticamente está caminhando para a unificação de todas estas demandas de serviços em um único produto.

Para acompanhar este andamento, os avanços tecnológicos dos softwares de gestão documental, além dos hardwares, devem ser cada vez mais multifunções, oferecendo aos usuários finais um conjunto de serviços adequados às demandas, além de antever situações para onde o mercado caminha de forma a oferecer uma readequação.

Muitas empresas ainda se referem a uma locação simples de um hardware como um outsourcing de impressão. Na realidade o outsourcing é um conjunto de serviços que prestados a um determinado cliente e neste conjunto poderemos ter, por exemplo, equipamentos que hoje podem ser para entrada ou saída de trabalhos ou ainda ambos os serviços em um único produto, softwares para gestão de documentos e mão de obra operacional, entre outros.

Já a locação simples de um hardware não é realizada com outros serviços, é somente o produto que realizará um determinado trabalho de cópia, impressão ou digitalização. O revendedor faz ou não a leitura e cobra um aluguel do cliente.

Mas, independente do cenário político ou econômico, o cliente deve ter suporte contínuo e sustentável. Só assim é possível manter a roda girando, já que este momento é condição para vislumbrar possíveis readequações das soluções.

Claro que muita coisa não depende somente dos empresários, mas sim das políticas governamentais. Porém, com cada um fazendo sua lição de casa, sempre pensando na relação cliente-fornecedor, conseguimos dar subsídios comerciais e técnicos para as empresas atravessarem esta fase instável que vivemos atualmente.

Luiz Ribeiro, gerente de canais do Grupo Malca, responsável pela distribuição de multifuncionais da Toshiba no Brasil

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Outsourcing de impressão: vantagens para pequenas, médias e grandes empresas

Não é de hoje que o outsourcing de impressão é visto como uma solução para otimizar o trabalho das empresas de diferentes segmentos. O serviço, que tem evoluído ano a ano no Brasil, não se resume apenas à locação e instalação de equipamentos. De acordo com a OKI, uma das principais marcas de soluções de impressão do mundo, dentre os objetivos do outsourcing está, principalmente, o gerenciamento de impressões, visando controlar e reduzir gastos excessivos e desperdício. Isso é possível, por exemplo, por meio de uma análise do parque e instalação de equipamentos e softwares adequados, de acordo com o negócio da empresa contratante. Pesquisas apontam que tanto os gastos com impressão quanto os custos relacionados ao parque de impressão podem cair até 30% com a implementação do outsourcing.

Inicialmente desenhado para atender grandes empresas, hoje o serviço é indicado, também, para pequenas e médias corporações. “Toda empresa que entende que pode evitar desperdício, seja de materiais ou de tempo, pode optar pelo outsourcing”, afirma Marcelo Cerri, gerente de marketing da OKI. “Ao terceirizar a gestão e o controle de impressão, além do fornecimento do equipamento e suprimentos, manutenção preventiva e corretiva, atendimento técnico no local e softwares de gerenciamento e segurança, a área de TI das empresas ganha tempo para focar no que de fato interessa para o negócio, o seu core business”, completa.

Além de todos esses benefícios, um diferencial do outsourcing é oferecer serviços de maior valor agregado, como a instalação de equipamentos já planejados e compatíveis com as novas tecnologias de gestão documental. “É uma forma de se antecipar às necessidades do cliente, fornecendo equipamentos mais completos e com predisposição para softwares de captura, armazenamento, gerenciamento, distribuição e segurança das informações”, afirma Cerri.

Abaixo, o executivo enumera as principais vantagens do outsourcing e dá dicas de como escolher um bom prestador para esse serviço. Confira:

Vantagens:

– Controle, gerenciamento e redução de custos com sistemas de impressão
– Atendimento personalizado e conforme demanda
– Manutenção dos equipamentos e reposição de suprimentos originais
– Atualização tecnológica
– Redução de desperdícios
– Padronização e modernização do parque de impressão
– Agilidade e eficiência no parque de impressão
– Segurança no processo de impressão
– Desenvolvimento de soluções customizadas

O que observar na contratação:

– Alcance de atendimento do fornecedor
– Atendimento dos níveis de serviços (SLA) contratados
– Disponibilidade de suprimentos
– Controle de qualidade
– Desenvolvimento e atualizações frequentes das soluções oferecidas
– Centralização do atendimento

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