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Gestão de projetos se adapta a tempos de crise

Autor do livro ‘Projeto 66’, que traz um verdadeiro mix de gestão de projetos aplicado numa viagem pela Route 66 – que liga Chicago a Los Angeles (Estados Unidos) –, o consultor Fabio Braggio diz que, em tempos de crise, é importante que empresas e consultores revejam seus métodos para viabilizar projetos dentro de um novo cenário. “Não podemos nos tornar blindados ou impermeáveis ao que está à nossa volta. A única constante é a mudança, por mais paradoxal que possa parecer. Há alguns anos o Brasil tem enfrentado problemas socioeconômicos, alguns estruturais, que culminaram na situação de incerteza que o mercado vive hoje. Tem muita gente com receio de investir, desde simples melhorias em infraestrutura tecnológica, até projetos de pesquisa e desenvolvimento de produtos. Mais do que cruzar os braços e esperar, ou ainda insistir em fazer tudo como sempre foi feito antes, o momento é de revisão dos métodos adotados. Só assim é possível evitar a estagnação e o risco exacerbado”.

Braggio chama atenção para uma característica muito comum das pequenas e médias empresas que vem sendo cada vez mais reforçada: um rígido aumento de controle sobre as etapas de um projeto. “Existe uma ênfase maior no controle de orçamento, despesas ou até mesmo mudanças de escopo. Sobre esse aspecto, os gerentes de projeto têm sido bastante cobrados. Por outro lado, eles precisam alavancar projetos que possam fazer a diferença para a empresa, como um diferencial competitivo. Além de engessar um pouco mais o escopo dos projetos – já que mudanças no que se quer entregar geralmente refletem em alterações de tempo e custo – também o gerenciamento de risco se tornou mais sofisticado”.

Segundo o especialista, não se trata apenas de elencar os possíveis riscos envolvidos em cada etapa do projeto. “Hoje é preciso que o consultor tenha a expertise necessária em termos de prevenção e gerenciamento proativo de riscos. Ou seja: é preciso antever imprevistos e saber exatamente como agir nesses casos, neutralizando situações que poderiam comprometer o sucesso da iniciativa como um todo. Isto se dá através da elaboração de uma matriz de risco e de um plano de mitigação e resposta. Geralmente tratada sem a devida ênfase pelas organizações, a correta gestão de riscos é um dos fatores que aumentam a probabilidade de sucesso nos projetos”.

Bastante conhecido dos brasileiros, o lema “fazer mais com menos” nunca foi tão valorizado como agora dentro das empresas. Sendo assim, cabe ao gestor de projetos otimizar os recursos disponíveis e escolher metodologias capazes de atender a essa nova demanda da economia. “Vale dizer que a primeira mudança já sentida nesse mercado é que a figura do gestor contratado full time, com todos os direitos trabalhistas e férias, foi substituída pela terceirização de especialistas. Hoje, vale muito mais a pena contar com um consultor independente, contratado por empreitada, que vai entregar exatamente o que a empresa espera se quiser se manter no mercado e fidelizar clientes”, diz Braggio. “Mas o que parece ter recrudescido na verdade abriu outro campo importante: o das certificações. Ninguém consegue mais consolidar uma carreira de consultor em gestão de projetos se não partir em busca de especialização, de credenciamento e cases de sucesso”.

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5 lições de gestão de projetos para empresas de TI

Focadas no desenvolvimento de novos produtos e serviços, as empresas de tecnologia da informação têm que operar sob condições bastante incertas. Para tal, uma boa dose de comprometimento e paixão pelo que se faz é realmente importante, mas não basta para o sucesso. Afinal de contas, os negócios de TI, como qualquer outro, demandam o uso de ferramentas eficazes de gerenciamento, seja para engajar o cliente, aumentar a produtividade ou administrar processos de inovação com êxito.

É neste cenário que, ao longo dos últimos anos, os projetos na área vêm ganhando crescente espaço. Primeiro, porque os empreendedores estão cada vez mais conscientizados da importância de se trabalhar com orientação para projetos. Em segundo lugar, devido ao aumento da interação entre o usuário e os analistas de TI. Mesmo com os avanços, no entanto, ainda são muitos os setores e empresas do segmento que operam de forma insatisfatória – fatores como falta de agilidade no cumprimento das demandas e clientes infelizes com custos e prazos ainda são recorrentes no ramo.

Vale lembrar que o setor de TI, apesar da crise, conta com perspectivas de muito crescimento e geração de oportunidades. Então por que então não lançar mão das melhores metodologias e ferramentas de gestão para potencializar os resultados? Confira 5 lições de gestão de projetos para empresas de TI e alavanque o potencial do seu negócio!

Escolha e adoção de uma metodologia adequada

A adoção de uma metodologia fornece um conjunto de orientações para os projetos, fazendo com que a gestão se torne mais científica e menos empírica. Isso significa ter mais controle sobre os recursos que serão utilizados, aumentando a eficiência da equipe e a entrega de projetos bem-sucedidos em termos de prazos e custos. Com a boa aplicação de um método, é possível evitar práticas que levam ao fracasso e, é claro, replicar o sucesso em trabalhos futuros. Trocando em miúdos, pode-se dizer que a metodologia reúne regras para conduzir um projeto da melhor maneira possível. A Microsoft, por exemplo, utiliza o MSF (Microsoft Solutions Framework) para desenvolver seus produtos.

Mas qual a melhor forma de escolher uma metodologia? Sabe-se que as empresas de TI atuam com projetos bastante voláteis: as demandas mudam constantemente, há problemas de compatibilidade de hardware, brechas de segurança, falhas no software… Por isso, a opção deve levar em conta o método que melhor se enquadre no cenário do projeto de TI, observando-se variáveis de prazo, qualidade e custos. As exigências de cada mercado em que o negócio atua, a mão-de-obra disponível e a cultura organizacional também devem ser considerados no momento da implementação.

Por fim, é interessante observar as metodologias e ferramentas de gestão de projetos difundidas no mundo todo, que têm se mostrado eficazes para projetos de diversos tipos. O Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) , a norma ISO1006 e o PMI (Project Management Institute) são alguns dos padrões de gerenciamento de maior adesão por parte das empresas. Seja qual for a sua escolha, contar com o apoio de uma metodologia é fundamental para o sucesso dos projetos, sejam eles pontuais ou de grande dimensão.

Formação de equipes específicas para cada projeto

Em geral, empresas e setores de TI têm sua estrutura organizada de forma funcional, principalmente devido a facilidades de gestão. O ideal, porém, é que a equipe opere organizada por projetos, formando-se de um time de funcionários para cada um deles. Deste modo, os colaboradores podem ser selecionados a partir de seu perfil e dos recursos disponíveis.

No modelo funcional, é comum que os profissionais sejam liderados por um único gerente (o analista mais experiente) e, quando um projeto termina, sejam alocados para outros trabalhos ou mesmo para desempenhar funções rotineiras. Na ótica da gestão de projetos, isto é um desperdício, pois não são consideradas as características e necessidades específicas de um projeto na hora da escolha dos funcionários. Em um sistema projetizado, o gestor pode formar as equipes baseado nas competências de cada um e nas demandas apresentadas, selecionando as pessoas mais adequadas. Um projeto que conta com maior risco, por exemplo, deve abarcar os profissionais mais experientes e capacitados do time. Este tipo gerenciamento também permite remanejar melhor a equipe caso seja necessário atender projetos de grande urgência.

Comunicação é palavra-chave

A falha na comunicação é um dos fatores mais comprometedores do sucesso dos projetos, e é capaz de provocar o desgaste de qualquer equipe. Uma das lições mais valiosas trazidas da gestão de projetos é justamente investir em ferramentas e práticas que garantam que todos os envolvidos estejam cientes de seu papel no projeto, além do andamento global do mesmo.

Primeiro, o gestor deve ter em mente quem são os stakeholders. Depois, estabelecer o meio de comunicação mais adequado. Um projeto de TI pode abranger outras áreas, como engenharia. Nesse caso, enquanto a comunicação da equipe pode estar assegurada com o uso de um bom software de gestão , o contato com um mestre de obras, por exemplo, pode ser mais eficaz por telefone. Planeje a interação considerando as demandas e evite ruídos!

Fonte: http://netproject.com.br

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4 dicas para uma Gestão de Projetos eficiente em TI

Imagine se a maioria dos projetos fosse concluída da mesma forma que havia sido desenhada no papel? Bom, a realidade para a maioria dos gestores, principalmente os que trabalham com implantação de tecnologia é bem diferente disso.

Por isso, o gerente de Projetos de NL Informática, Fúlvio Ritter, empresa que está há 35 anos no mercado e desenvolve softwares para gestão de empresas, dá algumas dicas para que o processo ocorra da forma mais eficiente possível:

Conheça o negócio do cliente melhor que ele mesmo:

É imprescindível que o fornecedor de TI entenda tão bem do ramo da companhia que atende, quanto o seu contratante. Muitas vezes o cliente acredita que precisa de uma solução, quando na verdade ele precisa de outra completamente diferente. Para tanto, é necessário entender do negócio para propor a melhor alternativa que vá entregar os resultados que ele almeja lá na frente.

Tenha os limites do contrato bem definidos, mas permaneça flexível

Firmar quais serão os itens que estão inclusos no acordo é de suma importância, porém, sabemos que novas demandas do cliente podem acabar surgindo. O objetivo é entender a complexidade dos processos e como a solução pode auxiliar no gerenciamento do negócio e trazer melhores resultados. Sendo assim, sabemos que para uma parceriaser sólida, ela precisa ser win/win (ganha/ganha), e chegar a um denominador comum quanto ao atendimento de necessidades não previstas anteriormente também faz parte do jogo.

Alinhe as expectativas periodicamente

Durante o Gartner Symposium ITxpo 2016, que aconteceu em Orlando em outubro deste ano, os analistas da consultoria deixaram bem claro que as empresas não querem mais saber só de estudos de caso de sucesso. Hoje, as companhias querem o Retorno do Investimento (ROI) com maior exatidão possível para conseguirem avaliar se o gasto com TI valerá a pena. Desde o início do projeto, é importante alinhar as expectativas para que não haja descontentamentos e nem frustrações ao longo da parceria. E isto deve ser feito periodicamente, para que o cliente tenha a ciência dos avanços que estão sendo conquistados e das partes que ainda precisam de melhorias para extrair o máximo do potencial da solução contratada.

Além disso, é fundamental estar atento ao mercado para propor inovações. É sempre importante capacitar os clientes para utilizar o sistema junto as suas demandas e o principal papel de quem gere um projeto é entender estas necessidades e auxiliar a melhorar estes processos.

Comunicar-se bem e pelo meio certo

Um projeto de TI envolve diversas áreas e cada uma delas se comunica de um jeito diferente. Nem sempre o velho e bom e-mail é a melhor alternativa (apesar de ser uma excelente forma de documentação do que foi tratado). Algumas áreas como o varejo ou a indústria, nem sempre tem à disposição um computador para acessar sua caixa de entrada e, por outro lado, algumas demandas precisam que uma pessoa esteja orientando o cliente por telefone. A melhor forma de se comunicar deve estar bem clara, seja e-mail, telefone, redes sociais, aplicativos de mensagens… pois cada empresa funciona de uma maneira e todos os envolvidos no projeto precisam estar a par do que está acontecendo.

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As sete dimensões na seleção de projetos

Por David Vicentin

Um dos momentos mais importantes para as organizações é o momento de identificação dos potenciais projetos que serão realizados nas ondas de melhoria contínua. Nesta fase, há uma grande expectativa de quais ideias serão transformadas em projeto e influenciarão positivamente nos lucros da organização.

A verdade é que cada organização, principalmente em função do estágio de maturidade em que se encontra, desenvolveu um método para identificar e priorizar os projetos. Algumas empresas com processos mais estruturados do que outras mas todas com um objetivo comum: Selecionar Projeto que tragam Resultados.

Ao longo de anos de consultoria identificamos 7 dimensões chaves que permitirão que as ideias se transformem em grandes resultados positivos. Hábito, Momento, Propósito, Importância, Trade-Off, Alcançável e Perseverança são as 7 dimensões que serão apresentadas a seguir e permitirão que o leitor as aplique em sua empresa e atinja grandes resultados.

HÁBITO

A identificação das oportunidades deve ser uma prática diária. As oportunidades de novos projetos aparecem em todos os momentos, sejam momentos de insatisfação ou de insight. Tenha em mente que mesmo pequenas oportunidades podem se transformar em grandes projetos e encantar os mais exigentes clientes. O Hábito de identificar as oportunidades para melhorias que otimizem os processos, reduzam custo, aumentem valor ou melhorem o relacionamento com o cliente permite criar uma grande lista de oportunidades que poderão se converter em grandes resultados.

Boa Prática: A boa prática é manter os registros de todas as oportunidades que surgem. Pequenas e grandes ideias podem ser registradas em bancos de dados ou formulários, eletrônicos ou de papel, para que possam ser utilizadas no momento de priorização de ideias.

MOMENTO

A seleção das oportunidades está intimamente associada ao momento em que a organização está. Se for um momento de prosperidade, as ideias serão focadas em crescimento e expansão. Por outro lado se o momento é de crise e austeridade as ideias estarão focadas em contenção, redução e otimização de recursos.

Boa prática: Selecione ideias que foquem tanto na expansão quanto na otimização de recursos. Use checklists para garantir que as ideias contemplem todas as oportunidades da organização.

PROPÓSITO

O propósito escolhido também influencia na geração e seleção das ideias. Se o foco é resolver problemas, os projetos focarão em reclamações e não conformidades previamente identificadas. Por outro lado se os projetos estiverem focados em melhoria organizacional as ideias focarão em estrutura, mudanças no processo e conceitos de novos negócios.

Boa Prática: Possua processos estruturados que permitam identificar as necessidades dos clientes, processos e negócio e classifique as ideias em seus grupos correspondentes, garantindo um equilíbrio entre as iniciativas.

IMPORTÂNCIA

O sentimento de importância é um dos sentimentos mais valiosos que as organizações podem desejar. Ele não pode ser comprado nem imposto, mas pode ser conquistado diariamente. Quando as pessoas se sentem importantes e parte do processo, elas se apropriam da ideia e se empenham para transformar o objetivo em realidade. Permita que as pessoas envolvidas se sintam parte da ideia desde seu nascimento, desenvolvimento, implementação e monitoramento.

Boa prática: Envolva as pessoas de outras áreas e permita que elas contribuam com a sua ideia. Faça a ideia evoluir do “minha ideia” para “nossa ideia” e consequentemente “nosso projeto”.

TRADE-OFF

A realização de projetos está condicionada também à relação entre “o que se ganha, e o que se perde” denominada trade-off. É muito importante conhecer esta relação no momento de seleção de projetos e para isto devemos saber claramente quais são os benefícios e o esforço necessário para alcançar o resultado. Escolher fazer um projeto pode significar ganhar mais qualidade nos produtos e serviços e consequentemente maior vendas em detrimento de algum investimento de tempo para realizar os projetos.

Boa Prática: No momento de priorização, reúna um time multifuncional para quantificar o esforço e impacto. Transforme estas informações em unidades comparáveis como tempo e valores financeiros para facilitar a tomada de decisão.

ALCANÇÁVEL

Todos os projetos precisam de recursos para que sejam realizados. Os recursos podem ser algumas vezes adquiridos e outras vezes estão disponíveis dentro da organização. Podem ser recursos financeiros, físicos ou humanos para que transformem a ideia em realidade. Entretanto não é incomum ver situações de escassez ou restrição de recursos para se investir na ideia. O projeto precisa ser alcançável, ou seja, é fundamental começar o projeto com a visibilidade de que há recursos para desenvolvê-lo e que o grupo acredita ser possível. Caso contrário este projeto tente ao fracasso e não avançará.

Boa Prática: É muito importante que os grupos envolvidos pensem em diferentes possibilidades e estratégias para conduzir o projeto. Criar cenários e realizar o projeto em fases auxiliará muito no processo de dimensionamento de recursos necessários e permitirá conduzir o projeto.

PERSEVERANÇA

Perseverança, vontade e paixão são alguns dos sentimentos que fazem os grupos de projetos seguir em frente. Sabemos que há projetos de diferentes complexidades e que poderão exigir alguma competência ainda em desenvolvimento da equipe mas a perseverança é o elemento que vai fazê-los vencer e superar as barreiras para alcançarem os resultados.

Boa Prática: Celebrar conquistas, compartilhar os projetos realizados e formar novos grupos a partir destas pessoas, criará uma organização positiva e equipes focadas no resultado.

David Vicentin – Gerente de Excelência de Negócios do Setec Consulting Group. Mestrando em Finanças e Economia pela Fudação Getúlio Vargas, Engenheiro de Produção pela Escola Politécnica da USP e Master em PNL pela SBPNL. Atua há 10 anos como Master Black Belt, liderando Projetos de Excelência Operacional com foco em aumento de valor, redução de custos, aumento da qualidade e produtividade em diversos países da América do Norte, América Latina, Europa e Ásia.

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Solução da Acom Sistemas facilita planejamento, execução e controle de projetos

A Intercompany é uma empresa especializada em soluções de infraestrutura em tecnologia da informação. Com mais de uma década de entrega de projetos e serviços ( geralmente de grande porte e complexos), concluiu ser imprescindível utilizar uma ferramenta para acompanhamento dos projetos conduzidos. Precisava monitorar horas previstas versus realizadas, lançamento das horas e despesas via web e, principalmente, acompanhar a rentabilidade. Alcançou os resultados desejados ao utilizar o iplanner da Acom Sistemas, solução totalmente desenvolvida em plataforma web, para auxiliar no planejamento, na execução e no controle de projetos.

A diretora da Acom Ana Rita Oliveira e o gerente de projetos Sérgio Braga Pirez trabalharam no plano para adequar as práticas da equipe da Intercompany ao padrão e melhores práticas indicados pelo PMI (Project Management Institute ). Entre os resultados obtidos , houve redução de ocorrências de retrabalho, melhoria da comunicação com a equipe e com o cliente e redução de conflitos na entrega de itens , garantindo satisfação do cliente e aumento de rentabilidade.

Roberto Britto, diretor da Intercompany, destaca os avanços alcançados : ” O resultado permitiu termos todos os pontos em questão atendidos, alem de um completo set de funcionalidades relacionadas ao gerenciamento dos Projetos. Durante o processo de implantação do iplanner, percebemos a necessidade de revisar alguns processos internos e conseguimos o apoio necessário da Acom Sistemas através da contratação de uma consultoria de um Gerente de Projeto PMP. Esta consultoria foi de extrema importância para o resultado final desejado e nos consideramos bastante satisfeitos com as contratacoes realizadas: produto e consultoria “

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