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e-Social aumenta o risco de multas para as empresas

outubro 2, 2017 Por admin

Por Tatiana Golfe

O saneamento dos dados para o e-Social tem sido motivo de preocupação de muitas empresas brasileiras. Apesar de criada para simplificar e informatizar as informações contábeis fiscais e contribuir para a modernização da fiscalização e transparência trabalhista no Brasil, a iniciativa do governo federal possui uma enorme quantidade de dados cruzados e regras de validações que podem impedir o aceite dos arquivos. Por isso, sanear esses dados é imperativo para evitar complicações no momento da entrega.

Nesse cenário de adversidade, a grande questão é: o empregador brasileiro está preparado para a chegada do e-Social?

De acordo com uma recente pesquisa da Fenacon (Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas), na qual foram ouvidas 1.332 empresas, somente 4,4% dizem estar prontas para a operação do novo sistema. O levantamento revelou que 42,9% das companhias ainda não iniciaram a implantação, enquanto o restante está começando a se adaptar agora (29,1%), ou em fase intermediária (23,7%). O principal desafio, segundo o relatório, é conseguir mudar a cultura organizacional e repensar os processos.
Os empregadores devem se preocupar com as multas das áreas trabalhista, previdenciária e tributária, que estão vigorando em todo o território nacional. Considerando que todas as informações agora estarão centralizadas em uma base única do governo, agilizando o trabalho de fiscalização, o risco de aplicação de penalidades para as empresas aumenta exponencialmente e as multas estarão cada vez mais afloradas com o e-Social.

A exigência do e-Social com cumprimentos dos prazos, reduz o tempo das empresas para a preparação e envio das informações ao Fisco. No caso de admissão, por exemplo, os dados deverão ser enviados um dia antes do início do trabalhador na empresa. Diferente da regra atual que exige que as informações sejam emitidas até o dia sete do mês seguinte ao de contratação.
Para não perder os prazos do e-Social, garantir a entrega das informações e evitar multas, as empresas precisam se preparar para as mudanças o quanto antes. Mas o que pode acontecer com as empresas que não conseguirem cumprir as exigências do e-Social a tempo?

Não informar a admissão do trabalhador um dia antes

Multa prevista no artigo 47 da CLT, a empresa que não comunicar ao e-Social a contratação de empregado até um dia antes do início do trabalho, receberá multa que varia de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.

Não informar alterações cadastrais ou no contrato do empregado

A multa de R$ 201,27 a R$ 402,54 poderá ser aplicada à empresa que não informar ao e-Social os dados cadastrais de empregado e todas as alterações de seu contrato de trabalho. Como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT.

Comunicação acidente de trabalho (CAT)

A empresa poderá receber multa que varia entre os limites mínimo e máximo do salário de contribuição caso não comunique ao e-Social, em caráter imediato, acidentes de trabalho que resultem no falecimento do empregado. Já acidentes não fatais devem ser informados até o primeiro dia útil seguinte ao do acidente. Em caso de reincidência, a multa também pode dobrar de valor. Esta penalidade não é novidade, pois já é aplicada hoje quando a CAT não é transmitida ao INSS. De acordo com os artigos 19 a 21 da lei nº 8.213/91.

Não realização de exames médicos

Segundo o artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR (Norma Regulamentadora) nº 7 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional; periódico; retorno ao trabalho; mudança de função; e demissional. A não realização desses tipos de exames sujeita o empregador à multa pela infração ao artigo 201 da CLT. O valor, determinado pelo fiscal do trabalho, vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.

Não informar o empregado sobre os riscos do trabalho

Poderá ser aplicada à empresa multa que varia de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63 de acordo com a gravidade de cada situação, caso a empresa não ofereça informações ao empregado sobre os riscos que ele corre durante o trabalho de exposição de agentes nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física. De acordo com o artigo 58, da lei nº 8.213/91.

Não informar afastamento temporário do empregado

Poderá ser aplicada à empresa multa entre R$ 1.812,87 e R$ 181.284,63 caso a empresa deixe de informar o afastamento temporário de empregado independente do motivo: auxilio doença, férias, licença maternidade e outros. Multa prevista no artigo 92 da Lei nº 8.212/9.

Apesar das penas citadas já existirem atualmente, sua aplicação está restrita as informações entregues atualmente e ao processo de fiscalização atual. Com a chegada do e-Social, a base centralizada repleta de informações detalhadas, permitirá ao fisco automatizar parte de seus processos de fiscalização agilizando a identificação de possíveis intercorrências.

Para evitar preocupações e riscos, as empresas devem ajustar suas rotinas e processos internos para se adaptar ao e-Social, garantindo assim o cumprimento desta exigência fiscal e evitando multas. A tecnologia pode ser uma grande aliada e hoje, o mercado brasileiro já dispõe de ferramentas tecnológicas capazes de gerenciar a geração e o envio das informações do e-Social automaticamente, permitindo as empresas um controle maior das informações, além de tornar o processo mais rápido, fácil e seguro.

Tatiana Golfe é Especialista de Regra de Negócio da Questor, uma das principais provedoras de soluções tecnológicas voltadas à área de contabilidade fiscal do país e empresa participante do Grupo de Trabalho que desenvolve a plataforma do e-Social.

Projeto Piloto do e-Social: Uma iniciativa que deu certo – Por Tatiana Golfe

julho 26, 2017 Por admin

No último mês, o governo federal disponibilizou para as empresas brasileiras o acesso ao ambiente de testes da plataforma e-Social. O processo, que acontece em duas etapas, teve início apenas com empresas de tecnologia da informação (TI) e, a partir de 1° de agosto, será liberado para todas as empresas do país, que poderão ter acesso à plataforma. A iniciativa faz parte da fase de preparação para o início da utilização obrigatória do e-Social a todos os empregadores do Brasil. O projeto permitirá que todas as empresas brasileiras possam realizar o cumprimento de suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de forma unificada.

Para assegurar o sucesso do projeto e-Social, o governo formalizou uma parceria com a sociedade, com a aderência de empresas de representatividade em seu segmento e que tivesse recurso para suportar o desenvolvimento do projeto. As empresas convidadas a participar do Grupo de Trabalho que desenvolve a plataforma, atuam como parceiras estratégicas para sugestão de melhorias em layouts, detalhamento e esclarecimento nos manuais, identificação de erros e oportunidades de melhoria no ambiente operacional do sistema, entre outros papeis. As empresas participantes contribuíram com suas elevadas expertises em tecnologia para suporte à gestão contábil fiscal, entre elas Questor, Totvs, SAP, Oracle, Senior, Thomson Reuters Domínio Sistemas, ADP Sistemas, LG Sistemas Lugar de Gente, SCI Sistemas, Nasajon, Vexia e Soft-trade, entre outras.

O projeto Piloto do e-Social foi formado pela junção dos principais órgãos do governo como MTE, RFB, INSS, CEF e Previdência Social, com um grupo de empresas e Software Houses, denominado Grupo de Trabalho Piloto. O GT Piloto foi responsável por desenvolver estratégias, alinhamentos técnicos e, principalmente, requisitos operacionais para entregar uma plataforma capaz de realizar a entrega da declaração de maneira simplificada, automatizada e operacionalmente funcional.

Desde 2012 o GT Piloto realiza encontros periódicos para validar regras, layouts e sugestões. Esses encontros de homologação são regularmente agendados para que as empresas e softhouses realizem as validações diretamente no ambiente sistêmico do e-Social. Trata-se de um projeto complexo e grandioso, que abrange cerca de oito milhões de empresas no país.

Para o Brasil este projeto substituirá o procedimento de envio de mais de 13 declarações, formulários, termos e documentos relativos a relação de trabalho. Segundo pesquisas, a implantação do e-Social traz benefícios ao Brasil como um todo considerando a tríade – governo, empregador e empregado -, não somente no aspecto de custo por suas simplificações, mas pela transparência das informações que poderão ser consultadas e validadas tanto pelos funcionários quanto por órgãos que queiram validar, auditar ou fiscalizar as informações.

Hoje, as companhias gastam cerca de 2.600 horas por ano com obrigações acessórias e arquivamento de documentos, o que será reduzido consideravelmente. Outro ponto é a regularização dos trabalhadores autônomos que estão em informalidade, atualmente os entes envolvidos no projeto sofrem com inconsistências vinculadas ao cadastro do trabalhador e com a Qualificação Cadastral esta situação será sanada. Um ponto primordial do e-Social é a redução de fraudes e pagamentos indevidos de seguro-desemprego e abono salarial e acabar com as divergências de valores entre Folha e Gfip.

Foi uma importante experiência participar e contribuir para a evolução de um projeto desta magnitude, no qual tive a oportunidade de testar e elaborar diversos cenários que envolvem o dia a dia de escritórios de contabilidade e empresas em âmbito nacional.

Tatiana Golfe é Especialista de Regra de Negócio da Questor, uma das principais provedoras de soluções tecnológicas voltadas à área de contabilidade fiscal do país e empresa participante do Grupo de Trabalho que desenvolve a plataforma do e-Social.

Tecnologia promove aumento de 50% na produtividade da Rui Cadete Consultores

junho 9, 2017 Por admin

Considerada uma das mais destacadas empresas contábeis do país, a Rui Cadete Consultores, sediada em Natal (RN), tem na gestão um pilar estratégico para o desenvolvimento e a evolução dos seus negócios. Neste contexto, há cinco anos decidiu investir no aprimoramento da qualidade de suas informações visando, ao mesmo tempo, aumentar a qualidade dos serviços prestados aos clientes e melhorar a produtividade e os resultados financeiros da empresa. Na visão da direção do Rui Cadete, a melhoria da produtividade traria ainda como benefício a elevação do patamar salarial de seus colaboradores. Para atingir esses resultados a empresa decidiu automatizar os processos de gestão, e implantar em suas unidades os softwares ZEN e Tributário da Questor Sistemas Inteligentes, uma das principais fornecedoras de tecnologia voltada à área de contabilidade fiscal do país.

Crucial para o sucesso do projeto que diferenciaria a empresa Rui Cadete no mercado, a escolha da tecnologia foi feita com base em uma concorrência minuciosa que levou os gestores a optarem pela Questor. O objetivo inicial, com a implementação do software, era uma melhoria de 30% na produtividade. O resultado foi alcançado já no ano seguinte e, após cinco anos, superou a expectativa da empresa com o aumento considerável da carteira de clientes e no salário dos colaboradores.

De acordo com Ethel Cristina Maia Mesquita, Diretora Administrativo Financeiro da Rui Cadete, a implantação do sistema a Rui Cadete resultou em um aumento de produtividade de cerca de 50%. “Antes do Questor tínhamos 200 colaboradores para atender 331 clientes e, hoje, temos 98 colaboradores para 483 clientes. Atualmente, 99% das obrigações acessórias enviadas são importadas direto do software da Questor, assim ganhamos em segurança e tempo”. Ela explica que com a adoção da tecnologia, não é mais necessário o preenchimento manual, pois ao terminar uma apuração fiscal, a equipe já tem em mãos as obrigações prontas. “Nosso grau de otimização e importação chega a 90%. Ao utilizarmos o controle de duplicatas, por exemplo, reduzimos o tempo com conciliação de fornecedores, já que agora não é mais necessário fazer a conciliação, pois ao terminar a apuração do fiscal já temos a conciliação pronta. No módulo folha temos hoje 474 clientes onde processamos mais de oito mil obrigações. Antes levávamos até quatro dias para processar todas as nossas folhas e com impactos de retrabalhos. Hoje reduzimos pela metade do tempo, e realizamos o processamento da folha em 02 dias, com mais segurança no recebimento das informações.”

Os números foram reflexo de uma nova realidade na prestação de serviços que envolvem o dia a dia da empresa. A implantação dos softwares, realizada em 2012, contribuiu para a pontualidade na entrega dos balanços mensais e anuais, bem como para a automação das apurações fiscais e obrigações acessórias. Para se ter ideia, a Rui Cadete levava 22 dias úteis para processar todas as obrigações de suas 331 empresas clientes. Hoje, a empresa conta com 438 clientes e consegue processar tudo em apenas 15 dias úteis, possibilitando assim um tempo para análise e auditoria nos processos. Atualmente, a Rui Cadete processa 905 obrigações estaduais, 1.610 obrigações federais, 438 obrigações Municipais e 5.348 impostos/encargos por mês.

A implantação envolveu diversas áreas da empresa, iniciando pelo departamento pessoal; com a migração das empresas, configurações necessárias do sistema, treinamento dos colaboradores, conferência dos dados migrados e cálculo efetivo das folhas de pagamento. Seguida pelos demais módulos, correspondentes às áreas de contábil e fiscal; iniciando o mesmo processo de migração, treinamento e configurações do sistema, para o fechamento das apurações e balancetes.

O processo envolveu algumas decisões em níveis estratégicos e houve a integração de todas as áreas da organização, cruciais para a implantação do software. O projeto foi realizado em um período de três meses e contou com dois coordenadores, uma comissão para decisões de configurações, além de reuniões semanais entre gestores e representantes da ferramenta, treinamentos e um processo criterioso de conferência dos dados. Na última etapa, com o início do cálculo das folhas de pagamento e apurações fiscais, a Rui Cadete teve o suporte de um técnico para tirar dúvidas e orientar os colaboradores nos fechamentos da folha e das apurações contábil e fiscal.

Para a diretora, o grande diferencial da equipe Questor foi o conhecimento e a capacidade técnica em responder a todas as regras tributárias de qualquer atividade ou ramo de negócios, o que se traduz em praticidade e segurança ao utilizar o software na geração de todos os cálculos e informações necessárias, especialmente naquelas que serão prestadas às entidades fiscalizatórias. Outro ponto que surpreendeu positivamente foi a preocupação em oferecer uma interface mais amigável e interativa, o que facilitou a utilização da ferramenta.

“Atualmente, empregamos todos os aplicativos disponíveis, buscando ao máximo aproveitar suas funcionalidades e, sempre que possível, sugerindo melhorias que agreguem mais valor na gestão de nossa empresa, bem como na prestação de serviços. Com isso, oferecemos mais segurança e agilidade nos processos, afinal entendemos que desta forma teremos uma melhor integração com as empresas clientes. Todo este processo contribui para nossa excelência e a construção de um trabalho mais relevante”, finaliza a executiva.

Questor anuncia programa de canais para apoiar o crescimento de 30% em 2017

março 16, 2017 Por admin

A Questor Sistemas Inteligentes, uma das principais provedoras de soluções tecnológicas voltadas à área de contabilidade fiscal do país, está anunciando um novo programa destinado a ampliar o crescimento e o sucesso dos canais parceiros da companhia, em todo o país. A iniciativa faz parte da estratégia de expansão recém anunciada pela companhia que visa um incremento de 30% nos negócios em 2017 e alcançar um faturamento de R$ 135 milhões, até 2020.

O programa de canais é um dos investimentos estratégicos que a Questor está fazendo neste ano para impulsionar e suportar seu ecossistema de parceiros, além de buscar novas oportunidades de mercado. Atualmente, a empresa possui 62 revendedores distribuídos em todo o território nacional, sendo, cinco na região Norte, 11 na Nordeste, cinco na Centro-Oeste, 15 na Sudeste e 26 na Sul. De acordo com Jean Pitz, Diretor de Negócios e Canais da Questor, o plano é homologar dez unidades por ano até 2020, sendo destas, cinco na região Sudeste. Também são localidades prioritárias para a formalização de novos parceiros, a Zona da Mata, em Minas Gerais, e o estado do Rio de Janeiro.

“Nossa oferta de produtos e serviços pode contribuir muito com as empresas da região Sudeste, que vêm demonstrando carência por uma provedora preocupada também com os serviços, não apenas com sistemas, para aprimorar toda cadeia de relacionamento, área em que somos especialistas”, ressalta o executivo.

Além da homologação de novas revendas, a Questor quer apoiar e fortalecer os canais atuais e, para isso, criou um pacote de apoio em áreas como planejamento estratégico, gestão de talentos e treinamento. “Desta forma, conseguiremos intensificar a qualidade em nosso atendimento e relacionamento”, explica. A empresa está viabilizando também um processo de homologação e certificação técnica em nível nacional, para aprimorar a qualidade e a credibilidade da rede de serviços.

As novas unidades que passarão a integrar a rede de canais da Questor passarão por uma série de treinamentos de acordo com suas respectivas áreas de atuação. Revendas do segmento Contábil Outsourcing receberão um treinamento técnico (45 dias) e comercial (7dias). A Questor também apoiará estas empresas nas primeiras sessões de demonstração e nos três primeiros projetos, onde uma equipe ficará disponível para acompanhamento in loco. Para as revendas atuais, há um calendário mensal de treinamento e reciclagem e, a cada nova rotina ou alteração no software, videoaulas de todos os processos são disponibilizados em plataforma EAD.

O modelo de negócio da Questor é baseado em sua rede de canais, por isso a companhia prioriza o padrão de qualidade de seus processos e ferramentas de apoio para que o cliente sinta-se plenamente atendido, independentemente se pela matriz ou por um revendedor credenciado. “A difusão da marca só é possível com parceiros fortes, bem treinados, motivados e com visão estratégica. Por isso, buscamos empresas com qualidade técnica e ambição de crescimento, alinhadas à nossa estratégia de levar, de fato aos nossos clientes, soluções robustas e de qualidade”, finaliza Pitz.

Atuando desde 1985, a Questor Sistemas Inteligentes consolidou-se como uma das principais desenvolvedoras de software e soluções tecnológicas voltadas aos segmentos Contábil/Outsourcing e Empresarial do país. Com uma equipe altamente qualificada de 120 profissionais e 450 consultores em todo o território nacional, a companhia brasileira oferece soluções completas para otimizar a cadeia operacional, contábil, tributária e gerencial das empresas e escritórios contábeis, aumentando a produtividade, reduzindo custos e facilitando a tomada de decisão. Atualmente a tecnologia Questor processa 1,5 milhão de folhas de pagamento ao mês e seus clientes publicam mais de 7 milhões de documentos eletrônicos em nuvem por ano. Além disso, atende 350.900 empresas e possui 73.500 usuários ativos e uma taxa de 97% de satisfação entre seus clientes. Com sede em Chapecó – SC e em São Paulo, a Questor atende companhias de todos os portes, em todo o Brasil.

Tecnologia para Contabilidade Fiscal: Questor amplia presença no Brasil para triplicar receita até 2020

janeiro 24, 2017 Por admin

Para aumentar a capilaridade e fortalecer seus negócios em todo o território nacional, a Questor Sistemas Inteligentes, uma das principais provedoras de soluções tecnológicas voltadas à área de contabilidade fiscal do país, anuncia uma nova estratégia de expansão para impulsionar seu crescimento. A iniciativa contempla a abertura de um escritório em São Paulo, nomeação de dez novas revendas, além de novas contratações nas áreas técnica e de vendas. Com isso, a Questor estima um incremento de 30% nos negócios em 2017 e alcançar um faturamento de R$ 135 milhões até 2020.

De acordo com João Carlos Pellegrini, CEO, a Questor está entre as líderes no mercado do Sul do país, onde nasceu. Porém, a empresa, cujas soluções atendem a legislação fiscal de todos os estados brasileiros, quer expandir sua atuação, sobretudo na região Sudeste por sua elevada demanda de negócios. “Estamos abrindo um escritório na capital paulista de onde poderemos apoiar mais nossos parceiros comerciais e viabilizar uma presença mais consistente nesta região. Pretendemos também aumentar a capilaridade no Centro-Oeste e Nordeste, mercados que demandam muito por soluções de contabilidade fiscal. Para isso, estamos nomeando mais dez revendas, sendo cinco delas localizadas no interior de São Paulo, além do Rio de Janeiro”, revela o executivo.

A Questor consolidou-se uma das principais provedoras de software para a área de contábil e fiscal do país, com um ecossistema de soluções e serviços que movimenta cerca de R$ 45 milhões. A companhia vem ganhando destaque no mercado por oferecer uma tecnologia que promove agilidade e eficiência, aumento da produtividade e redução de custos de até 30% para as empresas.

Para alcançar suas ambiciosas metas a Questor aposta na diversidade de seu portfólio, que atende desde escritórios de contabilidade, até provedoras de serviços em regime BPO (sigla em inglês, para terceirização de processos de negócios), pequenas e médias empresas e grandes departamentos contábeis corporativos. Atualmente a tecnologia Questor processa 1,5 milhão de folhas de pagamento ao mês e seus clientes publicam mais de 7 milhões de documentos eletrônicos em nuvem por ano. Além disso, atende 350.900 empresas e possui 73.500 usuários ativos, com uma taxa de 97% de satisfação entre seus clientes.