Tag processos

Como automação de processos e serviços pode ser essencial para empresas

Por Gustavo Perez, Diretor Executivo da MTM Tecnologia

As empresas enfrentam cada vez mais desafios ao tentarem garantir que seus processos sejam efetivamente colocados em prática. Os esforços investidos em iniciativas de aprimoramento de metodologias, por exemplo, têm por objetivo tornar os negócios mais competitivos. Nesse sentido, a automação de processos se tornou um dos elementos-chave para o sucesso e melhoria de uma organização, apresentando resultados bastante satisfatórios quando bem aplicada.

De um modo geral, a automação refere-se à utilização da tecnologia, sistemas e processamento de dados em prol de controles e processos operacionais do cotidiano de uma empresa. O objetivo é substituir atividades manuais geralmente repetitivas que demandam tempo, mas não conhecimento, e diminuir o risco de erro humano. Por exemplo, um centro hospitalar pode melhorar seu relacionamento com pacientes e médicos ao implementar ferramentas que possibilitem, de forma automática, sem necessidade de interação humana, realizar agendamentos, consultar e compartilhar resultados de exames, enviar mensagens como alertas e gerir dados da unidade de atendimento.

Além disso, automatizando certos serviços, é possível reduzir custos operacionais e aumentar a produtividade dos colaboradores. Ao não executar tarefas repetitivas, a equipe pode se focar em ações mais estratégicas para a companhia, elevando o desempenho e gerando vantagem competitiva para a empresa.

Esses são apenas alguns dos benefícios da automação, que ainda possibilita uma produção mais rápida e eficaz, fazendo com que o consumidor se sinta mais satisfeito com a entrega final. A qualidade também é garantida, pois se trata de um sistema racionalizado no qual a quantidade de erros é menor e, consequentemente, os processos de produção são mais ágeis e especializados. No caso dos centros hospitalares, uma solução de automação pode aprimorar a experiência do paciente ao disponibilizar resultados de exames direto no smartphone, provendo comodidade, praticidade e segurança.

Em um mercado tão competitivo, movido pela atenção e preferência do consumidor, sai na frente quem conseguir produzir mais em menos tempo, entregando um produto ou serviço com um custo menor e uma alta qualidade. Isso tem sido percebido cada vez mais pelas empresas, que buscam a automação e o aperfeiçoamento da técnica para fidelizar seu público e melhorar sua lucratividade. Sendo um dos passos mais revolucionários da tecnologia, a automação permite que companhias e clientes obtenham resultados mais precisos e satisfatórios por um investimento relativamente menor, além de melhorar as condições de trabalho das equipes, a prática também gera e agrega valor à organização.

Tags, , , , ,

A centralização de processos e o desafio na cultura organizacional – Por Agustín Durán

Em períodos de crise econômica, os executivos e empreendedores buscam por maneiras de reduzir custos. Uma das formas é a centralização da gestão de compras nas empresas. Ainda é comum encontrar empresas onde diferentes áreas são responsáveis pela própria administração de suprimentos, o que pode gerar repetição de itens adquiridos, perda no poder de barganha ao negociar um volume pouco expressivo, entre outras situações que acumulam gastos para as companhias. Com um processo centralizado, que aumenta o controle e a visibilidade, é possível definir regras e políticas internas, além de identificar padrões operacionais.

Com essa unidade, negociações de custos e prazos mais vantajosos são possíveis, devido ao volume de itens e do estabelecimento de cronogramas para grandes contratos. Além disso, existe uma maior assertividade no trabalho de desenvolvimento de fornecedores, a qualificação dos profissionais do setor, além da gestão de estoque, na medição e na administração de custos.

Barreiras a serem quebradas

Um dos maiores desafios para a consolidação de novos procedimentos são os profissionais. Um projeto de centralização da gestão de suprimentos precisa de um planejamento de comunicação eficaz, que demonstre a mudança como um movimento corporativo. Deixando claras as funções e responsabilidades individuais fica mais fácil auxiliar a equipe que tomará a frente da atividade, a fim de conquistar a confiança dos usuários internos.

A união dos colaboradores de todos os setores envolvidos para aprovações e decisões estratégicas é uma maneira de viabilizar esse processo. Por exemplo, é possível despertar o interesse por outros fornecedores por meio da aplicação de um teste-cego para determinados produtos. Ao negociar prazos e preços, as opções aumentam, e por consequência, a competitividade durante a escolha pela empresa fornecedora.

Para que exista sucesso na mudança da cultura organizacional visando à unificação de processos, é essencial que os colaboradores estejam engajados, evitando a burocratização desnecessária e mantendo o foco nos benefícios que os resultados trarão para a companhia.

Agustín Durán é sócio-diretor da Nimbi, empresa especializada em tecnologia para gestão da cadeia de suprimentos

Tags, , , , ,

Plataforma ajuda a identificar, acompanhar e esclarecer dúvidas sobre processos em poucos cliques

De acordo com o Conselho Nacional de Justiça, o Brasil tem hoje mais de 102 milhões de processos em tramitação. Já o número de advogados chegou a um milhão em 2016 (Conselho Federal da OAB). No meio deste volume, um mar de pessoas ansiosas para o fim de suas questões judiciais, que gostariam de acompanhar tudo de maneira mais próxima, mas que esbarravam na burocracia. Foi em cima deste cenário que a Tikal Tech, empresa que desenvolve soluções tecnológicas para a área jurídica e problemas de mercado, criou a plataforma SeuProcesso.

O objetivo é tão simples quanto o uso do sistema: ajudar o cidadão e pequenas empresas na identificação, acompanhamento e esclarecimento de dúvidas sobre processos em poucos cliques. Basta entrar no site www.seuprocesso.com, preencher um cadastro que pede apenas o nome, um endereço de e-mail válido e o registro de uma senha. Na sequência, o usuário inclui o número do processo. Caso não tenha o número, é possível seguir apenas com o nome da parte interessada para uma busca automática, diretamente nas fontes oficiais, em segundos.

Processos judiciais ao alcance de todos

O SeuProcesso funciona no tablet, no computador ou no celular. Sua interface foi projetada com enfoque no conceito de usabilidade, tornando-o intuitivo e de fácil compreensão. Tanto que, em pouco tempo de funcionamento, já atingiu a marca de 60 mil usuários. Com planos a partir de R$ 9,90, é possível acompanhar processos de todas as áreas: trabalhista, previdenciário, civil, penal, consumidor, comercial, e de todos os tipos (inventário, aposentadoria, indenizações por danos morais e materiais, acidente de trânsito, entre outros).

E este “acompanhar” é uma experiência realmente diferenciada. A começar pelo chatbot, que acabou de ser lançado pela empresa e que pode “guiar” o usuário nos primeiros passos para encontrar o processo. Depois, destaca-se a organização bem visual de todos os informes, decisões e despachos relacionados. Também há um sistema de notificações por e-mail e um botão chamado “fale com o advogado”, que abre um canal específico para dúvidas. “Usamos a tecnologia para desenhar uma ferramenta que melhora resultados e relações, sempre no sentido de apoiar o profissional e beneficiar o público final”, conta Derek Oedenkoven, CEO da Tikal Tech.

Além de facilitar o acesso e entendimento da pessoa física, o SeuProcesso também é uma forma prática de advogados manterem seus clientes atualizados. Uma ponte entre a ansiedade e o desejo de notícias das partes e o grande volume de informações e retornos que os profissionais precisam administrar. “Nossa intenção é somar, não substituir. Tanto que todo atendimento termina com a frase “consulte o seu advogado”. E sempre tivemos a preocupação de montar a dinâmica da plataforma dentro das normas da OAB”, finaliza o sócio-fundador da Tikal Tech, Dr. Antonio Amaral Maia.

Tags, , , , , ,

Cleartech cria Escritório de Processos

A Cleartech, empresa brasileira reconhecida pela excelência na prestação de serviços de grande relevância no mercado de TI/Telecom e também na gestão de grandes projetos, como a solução tecnológica da portabilidade numérica brasileira e também do sistema de negociação de ofertas de atacado, está colocando em operação o seu Escritório de Processos. A iniciativa é uma evolução da Gerencia de Processos e Qualidade (GPQ), área criada pela empresa no início de 2015.

“A GPQ surgiu com o objetivo principal de realizar o mapeamento de processos internos da Cleartech e, a partir deste mapeamento, padronizar a execução de atividades dentro da empresa”, explica Gustavo Coelho, gerente de processos e qualidade da Cleartech.

Gustavo lembra que esse trabalho consistiu em uma sólida base de conhecimento, uma vez que naturalmente o time, pautado na melhoria contínua, evoluiu as práticas aplicadas na organização para gerenciamento de processos.

E foi nesse contexto, aliado a uma oportunidade de capacitação em BPM indicada por um especialista no assunto, Me. Marcos Vanine P. Nader, que a área alcançou a condição de Escritório de Processos, para o que realizou uma reestruturação interna baseada em boas práticas de mercado. “Passamos a responder plenamente aos requisitos necessários para a operarmos como Escritório de Processos”, comemora.

Foram três os requisitos trabalhados:

Ferramental – hoje a Cleartech conta com ferramentas de mercado para desenho e automação dos processos, tecnologia para repositório de documentos, além de parcerias com empresas consolidadas no ramo;

Conhecimento em BPM – adquirido a partir da capacitação interna e externa da equipe. De acordo com Gustavo, seu time hoje conhece as melhores práticas de mercado e, a partir delas, criou diretrizes de acordo com a necessidade da empresa e seus clientes;

Engajamento – a Cleartech está engajada, em todos os seus níveis, com a atuação baseada em processos.

Nesse contexto, o foco atual da área está no redesenho dos processos (TO BE), pelo que se tem alcançado uma série de benefícios para a organização e seus clientes, tais como, eliminação de atividades de baixo valor agregado, simplificação em conjunto com aumento de produtividade, eliminação de impressos e integrações.

“Hoje pegamos o processo atual, aplicamos técnicas e ferramentas e encontramos um processo melhorado em relação ao que era antes. Além disso, fazemos um trabalho de automação, facilitando a execução e o controle das atividades na organização”, comenta.

Por fim, Gustavo afirma que o próximo passo do Escritório será realizar outsourcing em três grandes frentes: desenho (AS IS), redesenho (TO BE) e automação (TO DO) de processos, fechamos o ciclo de fornecimento”.

Tags, , ,

Comunicação frequente e clareza dos modelos e processos são os principais pontos para melhoria da gestão de riscos, aponta estudo da Ernst & Young

Clareza nos modelos operacionais e de processos, comunicação dos riscos de forma mais frequente e estruturada, maior alinhamento dos objetivos da gestão de riscos com os objetivos do negócio e aumento da capacidade de identificar e avaliar riscos estratégicos e externos, essas são as principais oportunidades para melhorar a gestão de risco em empresas brasileiras. É o que aponta o estudo realizado pela Ernst & Young (EY) sobre riscos, governança e conformidade com leis. A pesquisa, realizada em 63 países incluindo o Brasil, ouviu representantes de 25 setores para entender como as empresas de diferentes países gerenciam riscos.

O estudo também identificou as principais oportunidades para a atuação das auditorias internas no Brasil. Fazem parte da lista o aumento da capacidade de individuar e avaliar riscos estratégicos e externos, a identificação de oportunidades de redução de custos, a melhoria na habilidade de aconselhar a gestão a respeito de grandes mudanças, a maior integração com outras funções de riscos/ controle/conformidade e a maximização do uso da tecnologia para reduzir custos e ampliar a cobertura dos riscos.

Apesar de a maior parcela dos entrevistados (95%) ter afirmado que há uma melhora significativa no alinhamento entre os objetivos do negócio e os da gestão de riscos, 85% dos respondentes veem oportunidades para aprimorar ainda mais essa relação. Essa falta de sinergia impacta diretamente o processo de decisão. “Cerca de 60% dos entrevistados brasileiros disseram que a gestão de riscos tem um envolvimento limitado na tomada de decisões”; afirma Rene Martinez, sócio líder de consultoria no setor de riscos da Ernst & Young (EY) para o Brasil e América do Sul

O estudo também evidencia que, localmente, 58% das empresas preparam dashboards para gerenciamento apenas anual ou trimestralmente, o que cria espaço para oferecer insights essenciais sobre riscos que ajudem os tomadores de decisões. Globalmente, esse percentual é de 78%. “No Brasil, 60% dos entrevistados avaliam o perfil de risco da organização apenas anualmente, limitando a capacidade de ajustar as estratégias de acordo com as mudanças no cenário de riscos”, diz Martinez.

Tags, , , ,