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Conheça os 7 erros mais comuns ao fazer uma videoconferência

O uso de videoconferência se tornou uma das maiores revelações do século 21. Afinal, é muito mais fácil para empresas e colegas de trabalho compartilharem ideias e discutir projetos de forma virtual do que se deslocarem para uma tradicional reunião presencial.

O join.me, ferramenta de reuniões online da LogMeIn, realizou uma pesquisa que afirma que 60% dos usuários que optam por uma videoconferência acham que o resultado é mais eficaz do que o uso do e-mail, telefone ou mesmo conversar no escritório.

Segundo a pesquisa, que ouviu 2 mil entrevistados com idade acima de 22 anos, 76% usam vídeo conferência para tratar de negócios, enquanto 96% afirmam que a videoconferência agrega valor às reuniões. Um dado curioso é que 93% dos usuários que fizeram reuniões online pela primeira vez vislumbraram diversas oportunidades para incorporar a prática de conferências on-line no futuro.

Com base nos dados da pesquisa, separamos os 7 principais erros que devem ser evitados por quem opta por reuniões online via vídeo:
? Nada de nudez: Use roupas. Todas as peças! Não apenas camisa bonita por cima com pijamas por baixo. 14% dos entrevistados afirmaram usar roupas inadequadas.

– A câmera não é um espelho: Não use a câmera de vídeo como se fosse um espelho. Você não está olhando apenas para você. 15% adoram usar a câmera como espelho.

– Não cutuque o nariz: Deixe seu rosto e seu corpo quietos. 9% acabam esquecendo que estão sendo vistos e mexem no nariz.

– Evite ruídos humanos: Por favor, não emita nenhum som estranho ou inapropriado. 10% acabam fazendo algum ruído durante a conferência.

– Saia da cama: Não faça reunião estando na cama. Use um escritório ou um ambiente mais profissional. 7% usam a cama como cadeira.

– Saia do banheiro: Parece óbvio, mas não é. 7% podem estar usando banheiro durante a reunião.

– Sem interrupções caninas ou felinas: Evite ter animais passando e fazendo ruídos na hora da reunião online. 12% deixam animais circulando na frente câmera.

Essas dicas podem parecer óbvias, mas estes são erros comuns que acontecem no dia-a-dia de quem participa de reuniões online! A tecnologia está revolucionando a forma como as pessoas interagem umas com as outras e aumentando a produtividade dos profissionais conectados.

As soluções de conferência online estão cada vez mais populares, sendo inclusive muitas delas gratuitas como o próprio join.me. Use e aproveite ao máximo as reuniões virtuais, mas lembre-se que, apesar da comodidade e facilidade, a maioria das conferências acontecem com intuito profissional!

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join.me lança reuniões com vídeo no Brasil para dispositivos iOS

O join.me, umas das plataformas de reuniões online que mais cresce no mundo, recebe uma nova atualização para os dispositivos com sistema operacional iOS, desta vez incluindo a opção de vídeo que antes funcionava apenas para computadores. A partir de agora, qualquer usuário de iPhone, iPad ou iPad Pro poderá realizar reuniões com vídeo instantaneamente, com simplicidade de conexão e sem custo.

O novo recurso de vídeo para dispositivos móveis funciona da mesma forma que as conferências colaborativas conduzidas por um computador: os usuários que estão conectados por vídeo ficam em bolhas espalhadas pela tela e, quem assiste a conferência, pode movimentá-los, aumenta-los e até encostá-los em um canto para maximizar o espaço da área de trabalho. Os balões de vídeo também incluem controles que permitem ao usuário silenciá-los, iniciar um bate-papo particular e muito mais. Os responsáveis pela condução das reuniões podem repassar a função de apresentação para outra pessoa ou, quando necessário, expulsar qualquer participante.
“Estas novas funcionalidades trazem os benefícios e facilidades de uma conferência em vídeo individual para reuniões com várias pessoas, usando o formato para todos os participantes. Cada vez mais profissionais usam os dispositivos móveis para conduzir encontros de negócios com suas equipes, portanto atualizamos o join.me para atender uma demanda do mercado”, segundo Gustavo Boyde, gerente de marketing da LogMeIn para América Latina.

A versão gratuita do join.me, disponível para os usuários brasileiros em Português, permite reunir até cinco participantes em uma chamadas em vídeo, além de conexão de voz gratuitas por VoIP. Já as versões PRO e Business, com planos pagos, contam com 10 conexões em vídeo por reunião e outros recursos, como chamada de áudio ilimitada com linhas de conferências nacionais e internacionais. Com esta atualização para iOS, os usuários podem compartilhar conteúdo e trabalhar em conjunto via áudio e vídeo de qualquer lugar.

“O join.me permite que os usuários compartilhem a tela do celular, escrevam juntos sobre a tela, participem por áudio e agora também vídeo. É tudo que eles precisam para trabalhar de forma eficiente, descomplicada e cada vez mais colaborativa”, sinaliza Boyde.

join.me e Apple

A mobilidade faz com que as pessoas se reúnam e participem de reuniões cada vez mais colaborativas, sempre de forma remota. Por isso, o join.me procura melhorar a experiência dos usuários a cada nova atualização. A funcionalidade de vídeos nos dispositivos iOS faz parte de uma série de novidades da plataforma, incluindo compatibilidade com iOS 9 e com novos dispositivos como iPad Pro, Apple Pencil e Apple Watch. Além disso, desde o trimestre passado, o join.me é parceiro de mobilidade da Apple.

Preço e disponibilidade

Disponível na App Store, o novo recurso de vídeo do join.me já está disponível para os atuais e novos usuários. O aplicativo é gratuito e a funcionalidade funciona nos seguintes dispositivos (ou versões posteriores): iPhone 5S, iPad mini 2, iPod Air ou sexta geração do iPad touch.O join.me funcionará sem a funcionalidade de videoconferência em versões anteriores dos demais dispositivos, entre eles iPhone 4, iPad mini, iPad 2, 3 e 4.

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As sete melhores dicas para ter uma reunião perfeita

Reuniões podem ser longas ou curtas, práticas ou enfadonhas, em um local improvisado, em uma sala com projetores ou no ambiente virtual – são muitos os formatos de encontros corporativos, mas todos têm um objetivo em comum, a produtividade.

Um estudo realizado pela join.me em parceria com a Ovum apontou que dois terços dos colaboradores de empresas em todo o mundo consideram que mais da metade das reuniões que participam não são produtivas e tomam muito tempo das agendas já concorridas de todos os diferentes níveis de cargos dentro da empresa.

Então por que as pessoas continuam participando de reuniões tão ruins? A resposta é bastante simples: o mundo mudou, mas, para muitos, os encontros corporativos são os mesmos. Enquanto o trabalho se torna cada vez mais flexível e virtual, as reuniões presenciais ainda representam 62% dos encontros corporativos no mundo.
Pensando em ajudar as pessoas a promoverem e participarem de reuniões mais produtivas, a equipe de especialistas da join.me produziu uma lista com dicas para modernizar e agilizar as reuniões.

Comece cedo e termine logo

As reuniões são um mal necessário dentro das empresas, mas esta não é uma boa justificativa para perder tempo. Comece a reunião no horário e siga à risca o período estipulado anteriormente, mesmo que ocorram atrasos dos outros participantes. Esta é uma maneira eficaz de fazer com que as pessoas sejam objetivas nos temas discutidos e tomem as decisões mais rapidamente.

Siga o roteiro da reunião

É impossível preparar um roteiro sempre, mas tenha em mente quais são os objetivos daquela conversa e se atenha a eles. Outra boa estratégia é delimitar previamente por quanto tempo cada um dos assuntos será debatido e por quais participantes: é surpreendente descobrir que praticamente todas as discussões podem ser solucionadas em 10 minutos. Caso seja possível preparar um roteiro, não se esqueça de compartilhar com todos os envolvidos.

Foco no futuro

Reuniões são feitas por um motivo, e quase sempre ocorrem para falar sobre os próximos passos a serem tomados a partir de uma situação. No final da reunião, faça um resumo do que foi discutido e alinhe as próximas etapas com a equipe, definindo responsabilidades e prazos. Usar ferramentas que gravem a conversa e enviem o arquivo para os participantes, como a join.me, também ajudam a retomar tópicos que não foram bem definidos.

Escolha bem os participantes

Boas reuniões são aquelas que têm pessoas informadas e dispostas a colaborarem para solucionarem um problema ou darem novas ideias. Por isso, reduza ao máximo o número de participantes. Assim, todos terão oportunidade de se expressarem e não se sentirão intimidados por falar em público.

Seja flexível na escolha do lugar

Nem sempre é possível agendar uma sala grande e arejada, com café da manhã à disposição. Explore a empresa em busca de cantinhos silenciosos e espaços de fácil acesso aos demais participantes. Ambientes nos quais todos fiquem em pé podem ser estrategicamente interessantes, pois a tática faz com que as pessoas sejam mais objetivas. Outra boa alternativa são as reuniões virtuais, nas quais a sala sempre está disponível e ainda permite conectar pessoas de diversas partes do mundo.

Experimente o ambiente virtual

Atualmente, um colaborador ou um parceiro não necessariamente tem que estar na mesma sala, cidade ou até mesmo país para uma reunião efetiva. O tempo de deslocamento de todos é precioso e nada melhor do que se reunir com os demais participantes sem precisar sair da própria mesa. Além de economizar tempo e recursos que seriam gastos com o transporte, as reuniões online tendem a ser mais objetivas.

Escolha bem suas ferramentas

Se a reunião for virtual, tenha certeza de que você está usando a ferramenta adequada para as suas necessidades, já que todos os colaboradores têm muito a fazer e não podem perder tempo com problemas de conexão ou downloads. Existem plataformas no mercado para reuniões online que não exigem instalações, como exemplo a própria join.me, que permite que todos se conectem em poucos segundos e sem complicações. Assim, a reunião pode ocorrer de qualquer lugar, a qualquer hora. Tenha a certeza de utilizar uma plataforma profissional e segura.

Quer saber como será a sua próxima reunião? Faça o QUIZ da join.me e descubra: www.saibacomoserasuareuniao.com.br

O join.me, lançado recentemente no Brasil pela LogMeIn, reúne todas estas vantagens em uma mesma plataforma. Os participantes podem se conectar em uma reunião diretamente pela internet, de qualquer dispositivo – computador, tablet, smartphone ou Apple Watch. O participante também pode utilizar números de telefone fixos nas cidades de São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Curitiba, Brasília e Porto Alegre para participar da conferência por meio de uma ligação local. A ferramenta, além de diversas outras funcionalidades, permite compartilhar a tela do computador em apenas alguns cliques.

Para usar a ferramenta sem custo basta acessar www.join.me/pt.

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