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Home Office exigirá novos formatos dos programas de compliance

A pandemia da Covid-19 levou muitas empresas a mudarem a forma como trabalham, transferindo boa parte de suas estruturas para o home office. Segundo dados do IBGE, cerca de oito milhões de pessoas estão atuando nessa modalidade no País, o que tem levado as organizações a repensar suas políticas de compliance e controles Internos.

“Quem ainda não tinha programas de compliance provavelmente está correndo atrás para implementá-los”, analisa Francisco Sant’Anna, presidente do Ibracon – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil. “As empresas acabaram ficando mais expostas nesse sentido. Por isso, é preciso intensificar as ações de compliance, aprimorar os processos de controle interno e fortalecer a comunicação, para que os colaboradores consigam receber essas informações”, explica.

O Report to the Nations – 2020, estudo global sobre casos de fraude, realizado pela ACFE (sigla em inglês para Associação dos Examinadores Certificados de Fraudes) em empresas, órgãos governamentais e organizações não-governamentais, mostrou que a maioria dos casos de fraude ocorrem internamente (99%), sendo que a maioria dos casos envolve funcionários (41%), diretores (35%) e executivos / proprietários (20%).

O estudo foi realizado entre janeiro de 2018 e setembro de 2019, com a análise de 2.500 casos de fraudes em 125 países, dentre eles o Brasil, que trouxeram prejuízos de aproximadamente US$ 3,6 bilhões em todo mundo.

“O cenário do levantamento é anterior à pandemia, onde, mesmo presencialmente e com os mecanismos antifraude, ainda ocorriam casos. Agora, com o distanciamento social, isso pode ser visto como uma oportunidade para que pessoas mal-intencionadas realizem fraudes e ataques virtuais, que podem comprometer a integridade da empresa”, comenta Sant’Anna. “Por isso, é necessário fortalecer todas as esferas do compliance”.

Ainda segundo o estudo, as deficiências de controles internos e a ausência de supervisão são as fraquezas que mais facilitam as fraudes, aparecendo, respectivamente, em 35% e 19% dos casos estudados.

Como muitas empresas não estavam totalmente preparadas para a pandemia, algumas ferramentas de comunicação e tecnologias externas à organização, passaram a ser utilizadas como alternativa. Um exemplo são as reuniões e as trocas de informações sensíveis por WhatsApp, o uso de e-mails pessoais e a liberação de dados por meio de acessos remotos, como VPN.

“É preciso que uma estrutura adequada seja levada para a realidade do home office. Há políticas, processos e sistemas que precisam ser utilizados no dia a dia, mesmo à distância”, explica Sant’Anna.

Ainda de acordo com o Report to The Nations, a auditoria é apontada como a principal forma de controle antifraude, apontada por 83% das organizações pesquisadas, mesmo que seu objetivo primário não seja a identificação de fraudes. Em seguida, temos os Códigos de Conduta (81%), Auditorias Internas (74%) e Certificações Financeiras (73%).

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Home office: buscas na internet têm aumento de 2300% em 2020

A modalidade de home office ganhou força no Brasil durante a pandemia do coronavírus, já que empresas optaram por manter seus colaboradores em casa para a diminuição do contágio. As pessoas têm passado mais tempo em casa, seja trabalhando ou realizando atividades como a jardinagem, por exemplo. Pensando nisso, a SEMrush , líder global em marketing digital, realizou um levantamento, que aponta o aumento significativo nas buscas por artigos para home office em 2020. Em março deste ano, o termo “home office” teve um crescimento de 2300% comparado a março do ano passado.

De acordo com a pesquisa, a “cadeira gamer” teve 550 mil buscas em março de 2020, com aumento de 49% em relação a fevereiro do mesmo ano. Já a palavra “teclado” alcançou uma média de 336 mil buscas, no período de março a agosto deste ano, tendo um crescimento de 124% em relação ao mesmo período de 2019. Houve também um aumento de 49% na procura por “escrivaninha”, sendo 301 mil pesquisas em março do ano passado e 450 mil no mesmo mês de 2020.

A quarentena também provocou um aumento nos cuidados com jardins e plantas dentro de casa. Segundo levantamento realizado pela SEMrush, no mês de março, a palavra “terra” bateu a marca de 5 milhões de buscas, enquanto que em fevereiro foram 3,3 milhões de pesquisas, tendo um aumento de 66% de um mês para o outro. Já a palavra “planta” subiu 110% na média mensal de buscas, comparando os períodos de maio a agosto de 2019 e 2020. Um termo bastante pesquisado recentemente tem sido “jardim vertical”, sendo 194 mil buscas no ano passado (de maio a agosto) contra 540 mil pesquisas neste ano, na mesma época, dando um salto de 177%.

Não só as buscas por produtos aumentaram, mas também a procura por empresas que oferecem artigos para home office e home garden. Entre os meses de maio e agosto de 2020, o Mercado Livre, referência em e-commerce na América Latina, teve uma média mensal de 45,5 milhões de pesquisas, com crescimento de 34% comparado ao mesmo período de 2019. Já a grande varejista brasileira Magazine Luiza recebeu uma média mensal de 12,3 milhões de buscas este ano (de maio a agosto), 72% a mais em relação ao ano passado. Nesses mesmos meses, o estudo mostra que a empresa Casas Bahia teve um aumento bastante significativo nas pesquisas por itens para home office, chegando a 101%, com média mensal de 6,1 milhões de buscas em 2019 e 12,3 milhões em 2020. Entretanto, a Lojas Americanas subiu 50% nas pesquisas por produtos para home garden, com média mensal de 5,2 milhões de buscas, entre abril e agosto de 2020.

Home garden

Tráfego

A movimentação de usuários que navegam por sites na internet teve uma alta expressiva durante o período de isolamento social. Tanto no segmento de home office quanto de home garden, podemos notar um aumento no acesso a sites de grandes varejistas. Confira o crescimento de tráfego nos sites das três principais empresas brasileiras, comparando o período de março a agosto de 2019 à mesma época de 2020:


Magazine Luiza – 354%
Lojas Americanas – 207%
Mercado Livre – 173%

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52% dos brasileiros trocariam de emprego se pudessem trabalhar remotamente

A Salesforce, líder global em CRM, realizou o estudo ” Série Global Stakeholder – O Futuro do Trabalho, Agora ” com mais de 20 mil pessoas na Alemanha, Austrália, Brasil, Canadá, Estados Unidos, França, Índia, Japão, Nova Zelândia, Reino Unido e Singapura. O levantamento, que teve 2 mil entrevistados apenas no Brasil, traz dados relevantes sobre a percepção da população em relação ao Futuro do Trabalho e os impactos da Covid-19 sobre as relações entre os colaboradores e as empresas.

“A pandemia teve um grande impacto no modelo de trabalho com o qual estávamos acostumados. Da noite para o dia tivemos que migrar para o home office, o que trouxe à tona muitas questões sobre o futuro do trabalho”, comenta Fabio Costa, Vice-presidente sênior general manager da Salesforce no Brasil. “A Série Global Stakeholder traz reflexões importantes sobre a percepção dos brasileiros em relação às mudanças nas dinâmicas de trabalho e mostra uma expectativa de que as empresas como protagonistas para melhorar o mundo”, completa Fabio Costa.

Entre os entrevistados no Brasil, 87% não percebem melhoras em relação às oportunidades de empregos, 75% acham que o desenvolvimento da força de trabalho deve ser uma prioridade das empresas e 71% dizem que o trabalho remoto é viável apenas para uma parcela da população. Abaixo destacamos os principais resultados da pesquisa no País.

Expectativa sobre as empresas como agentes de mudança


Entre os entrevistados no Brasil, 82% confiam nas empresas para construir um futuro melhor. E para 70% deles, a diminuição das desigualdades globais deveria ser a grande prioridade para as empresas. Esses números mostram a grande confiança dos brasileiros nas empresas, principalmente se comparados aos dados relacionados ao setor público: 55% dizem não confiar nos governos para construir um futuro melhor.

Além disso, 76% dos entrevistados dizem que é crucial que seu empregador retribua à comunidade e 66% acreditam que as empresas serão mais resilientes às crises ao sair da pandemia.

“Os negócios devem ser uma plataforma para mudança e isto é o que a sociedade espera. Além de posicionar produtos e soluções, as marcas precisam engajar seus públicos para apoiá-los neste momento e contar como impactam”, destaca Fabio Costa.

A importância do trabalho remoto


71% dos brasileiros acreditam que o trabalho remoto é viável apenas para uma parcela da população, mas 57% dos trabalhadores presenciais dizem que conseguiriam trabalhar remotamente se sua empresa oferecesse uma tecnologia melhor. Já 52% dos entrevistados dizem que trocariam de emprego se isso significasse que poderiam trabalhar remotamente.

Esses dados mostram que há interesse pelo trabalho remoto por parte dos colaboradores, mas isso esbarra em alguns empecilhos, como a disponibilidade de tecnologia por parte das empresas.

“A pandemia fez com as empresas pelo mundo entendesse que o trabalho a distância é viável. O desafio é manter equipes alinhadas por meio de processos e tecnologia para colaborar com foco no cliente”, destaca Fabio. “No ambiente híbrido, com equipes no escritório e trabalhando remotamente, o foco é cuidar da saúde dos colaboradores e clientes”, completa o executivo. O Work.com traz soluções para o retorno seguro aos escritórios.

Desenvolvimento da força de trabalho deve ser prioridade das empresas
Para 89% dos entrevistados o acesso às oportunidades de emprego não está melhorando e quase um terço diz não ter as habilidades técnicas exigidas pelo mercado. De fato, atualmente o Brasil tem mais de 13,1 milhões de desempregados , segundo dados do IBGE. Como resultado dessas percepções 57% dos brasileiros estão considerando obter outra formação.

Nesse contexto, para 75% dos entrevistados o desenvolvimento da força de trabalho deve ser uma prioridade das empresas e 77% deles dizem que a tecnologia deve desempenhar um papel essencial nesse processo.

“A capacitação é chave para o crescimento e superação. As empresas que enfrentaram melhor o processo de isolamento social, prepararam suas equipes para lidar com um novo contexto, ferramentas e processos digitais. Sem novas habilidades, não há perspectiva positiva”, diz Fabio.

Aprendizagem online gera interesse no Brasil, porém há obstáculos
Entre os entrevistados, 71% relataram estar mais interessados em aprendizado e treinamento online desde o início do isolamento social. Mas esse tipo de ensino esbarra em questões como o acesso à internet e a um computador, além da questão financeira para arcar com os custos de um curso.

A pesquisa aponta que 84% dos brasileiros gostariam de ter acesso gratuito a plataformas de capacitação, mas 50% se dizem nervosos demais para buscar o aprendizado online neste momento, índice que aumenta para 55% entre pessoas de baixa renda. Já um terço das pessoas ouvidas acredita que este modelo de aprendizagem é muito difícil para elas.

“Muitas empresas já têm adotado a capacitação online, especialmente as de tecnologia, que são as que mais sofrem com a falta de profissionais treinados. A Salesforce, por exemplo, disponibiliza gratuitamente o Trailhead, uma plataforma online que tem como objetivo capacitar as pessoas para utilizar as soluções da empresa nas diversas vagas disponíveis”, comenta Fabio. “Ao preparem os cidadãos para o mercado de trabalho, essas plataformas gratuitas ajudam a tornar o País e sua indústria mais competitivos e qualificados”, completa.

Habilidades exigidas estão aumentando


Com a evolução constante nos formatos de trabalho, as habilidades exigidas pelos empregadores também estão mudando. Para os brasileiros, as habilidades mais importantes nos próximos seis meses serão adaptabilidade e colaboração, ambas apontadas por 96% dos entrevistados. Em seguida aparecem criatividade (95%) e habilidades comerciais (93%).

Já quando perguntados sobre as habilidades técnicas essenciais nos próximos seis meses, as respostas foram: análise de dados (93%), codificação/desenvolvimento de aplicativos (92%) e ciência de dados (91%).

“Neste esforço contínuo para desenvolvimento profissional, é importante que soft skills como adaptabilidade e colaboração tenham um papel relevante. Enquanto a tecnologia pode nos ajudar a aprender novas habilidades, precisamos nos apoiar em soft skills para crescer tanto no ambiente de trabalho digital quanto físico. Na economia digital, os produtos que vendemos, as expectativas dos clientes e a natureza do trabalho mudarão. Assim, nossa jornada para desenvolver soft skills não tem fim”, destaca Fabio sobre os dados da Série Global Stakeholder – O Futuro do Trabalho, Agora.

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Para 96,7%, benefício do home office será diferencial na hora de escolher um emprego

Quanto mais a pandemia se prolonga e algumas empresas estendem o home office, mais os colaboradores e gestores passam a enxergar o trabalho remoto como uma alternativa que veio para ficar. Dados do mais novo relatório da Workana , maior plataforma que conecta freelancers a empresas da América Latina, cujo levantamento foi realizado entre abril e maio, reforçam isso ao revelar que, 94,2% dos profissionais com carteira assinada gostariam de continuar trabalhando remotamente após a pandemia, e que para 96,7% deles, o benefício do home office será um diferencial na hora de escolher a empresa onde desejam trabalhar.

Trabalhar com foco em resultados é possível, bem como cumprir todas as tarefas sem a necessidade de estar em um escritório desprendendo oito horas por dia – sem contar o tempo gasto em deslocamento. Foi isso que apontaram 91% dos CLTs entrevistados para a pesquisa da Workana. E a opinião dos gestores não foi muito diferente: 84,2% deles pensam em promover o trabalho remoto, e acreditam que o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal é um aspecto que terão de priorizar, considerando também a flexibilidade de horários.

Para o country manager da Workana no Brasil, Daniel Schwebel, esses números altos e positivos sobre o home office mostram que os trabalhadores provaram uma nova realidade, e gostaram. “As pessoas têm se atentado mais à qualidade de vida, à importância de estar em um ambiente confortável, junto à família, e com mais liberdade”. Mas, por que todas as vantagens desta modalidade de trabalho não eram notadas antes?

Segundo a pesquisa da Workana, 59,1% dos líderes de empresa responderam que mesmo antes da pandemia sempre incentivaram o home office. Porém, isso não é o que os colaboradores dizem, tanto que só 36,3% dos profissionais CLT afirmaram que o trabalho remoto era incentivado nas empresas antes de entrarmos em isolamento social. Schwebel acredita que o motivo dessa diferença entre as opiniões e a resposta para a não adoção do trabalho à distância pode estar na dificuldade em abandonar padrões antigos – que até então mantinham todos na zona de conforto, num ambiente de trabalho controlado -, para identificar as novas necessidades dos líderes e colaboradores – sem esquecer do mercado – e se readequar.

As empresas que mudaram rapidamente seus padrões, ouvindo mais seus funcionários, foram as que demonstraram ter se adaptado mais facilmente ao novo normal. E, falando em ouvir os profissionais, para 35,2% deles, o trabalho ficará mais flexível e o sucesso da obra será medido pelo resultado oferecido, e não pelas horas trabalhadas; Para 17,2%, haverá mais liberdade e autonomia no trabalho e, mais do que nunca, os “chefes” terão que se tornar líderes; e 16,4% acreditam que a empresa deverá ter uma comunicação mais transparente para que o colaborador esteja alinhado com seus objetivos, mesmo à distância.

Da ótica dos gestores, os dados mostram que as prioridades e desafios daqui pra frente – que vem ao encontro das necessidades dos trabalhadores -, estão ligados exatamente à comunicação, mas também à empatia. Para 28,6% dos líderes, o desafio está em gerar mais flexibilidade nas horas de trabalho para garantir o equilíbrio entre vida e trabalho, e para 14,3% oferecer alguma solução para ajudar os pais que trabalham em casa com crianças .

Outra barreira encontrada por colaboradores e empresas diante dessas mudanças repentinas é o aprimoramento da tecnologia e da conectividade. Na atual conjuntura, a estrutura do departamento de TI, por exemplo – ou a falta dela -, pode ditar se o home office será uma experiência positiva ou não para um negócio. Ainda segundo o novo relatório da Workana, para que a continuidade do trabalho remoto se dê de forma eficiente, 35,7% das empresas disseram que precisarão melhorar a tecnologia e a conectividade e, para 7,1%, será prioridade atualizar computadores e servidores para que os funcionários possam usá-los normalmente em casa.

“Encarar e criar soluções para esta nova realidade pode parecer impossível num primeiro momento, porque a tendência é sempre cair no modelo antigo de trabalho ao qual fomos condicionados e isso faz parecer que rodamos, rodamos, e não saímos do lugar. No entanto, é aí que devemos persistir e nos desafiar a experimentar algo novo a cada dia, até encontrar uma rotina que se enquadre no nosso perfil”, conclui Schwebel.

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Rompendo as quatro paredes: a empresa além do espaço físico

Por Peter Kawamura, Head de Facilities, Real State e Office IT do Grupo Movile

Acredito que antes dessa pandemia, muitas pessoas não conheciam a área de facilities, responsável pela gestão de espaços de uma empresa, entre outras funções. Porém, com tudo o que vem acontecendo, desde o home office que pegou as empresas desprevenidas, até as discussões sobre o possível retorno e como fazê-lo, os profissionais dessa área têm sido muito requisitados, juntamente com especialistas em gestão, cultura e até mesmo em limpeza de espaços.

Mesmo antes da atual situação, discussões sobre escritórios personalizados, que atendessem às necessidades de cada empresa e, de quebra, tivessem elementos de sua cultura e identidade, estiveram em alta. Mas, todo esse debate foi pausado momentaneamente, interrompido pela necessidade do distanciamento social. Empresas que vinham se empenhando em melhorar seus espaços físicos para o benefício de seus colaboradores tiveram que, de repente, passar a existir em um espaço virtual e continuar transmitindo seus valores aos funcionários de outras formas.

Enquanto a urgência inicial foi oferecer equipamentos de trabalho adequados a todos, muito tem sido feito em termos de facilities, e ainda há mais por vir. Há empresas que declararam uma adoção definitiva do trabalho remoto ou um modelo com maior flexibilização, no qual os funcionários escolhem se desejam ir ao escritório ou não. Mas acredito que essa discussão pode ganhar uma profundidade maior, além de “voltar ou não aos escritórios”.

Não acredito no fim dos escritórios, mas em sua ressignificação. Haverá menos obrigatoriedade de estar nele, mas a necessidade do encontro ainda existe. Muitas ideias surgem melhor em diálogos presenciais, projetos se beneficiam da presença física do time em alguns momentos-chave. Mesmo empresas que já estão avaliando fechar os escritórios, em sua maioria seguem levando em consideração manter algum tipo de espaço para reuniões.

O espaço físico é também onde ocorre a expressão da cultura não apenas da empresa, mas de seus colaboradores. E tanto melhor será se ele passar a se adaptar também mais às pessoas, levando em conta necessidades que ficaram mais evidentes com o isolamento social, como a de levar os filhos para o trabalho em algumas situações.

Do ponto de vista de facilities, o mercado precisa agora focar em ajudar os colaboradores a se adaptarem (e terem à disposição as ferramentas necessárias), a um trabalho não só em um local ou outro, mas em uma possível variação de espaços. É preciso que tudo esteja à mão, acessível para quem quer se conectar de casa ou de diferentes escritórios, de um café ou um coworking, o que servir melhor às necessidades do dia.

Algo que seria temporário está se tornando cada vez mais uma perspectiva de futuro. Não há uma resposta única, mas diversos caminhos que devemos acompanhar ao longo dos próximos meses, à medida em que cada empresa se propõe a buscar soluções sob-medida para suas necessidades. De qualquer forma, certamente as definições de identidade de uma empresa não caberão mais entre suas paredes. Ainda bem.

Peter Kawamura, Head de Facilities, Real State & Office IT do Grupo Movile

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