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A centralização de processos e o desafio na cultura organizacional – Por Agustín Durán

Em períodos de crise econômica, os executivos e empreendedores buscam por maneiras de reduzir custos. Uma das formas é a centralização da gestão de compras nas empresas. Ainda é comum encontrar empresas onde diferentes áreas são responsáveis pela própria administração de suprimentos, o que pode gerar repetição de itens adquiridos, perda no poder de barganha ao negociar um volume pouco expressivo, entre outras situações que acumulam gastos para as companhias. Com um processo centralizado, que aumenta o controle e a visibilidade, é possível definir regras e políticas internas, além de identificar padrões operacionais.

Com essa unidade, negociações de custos e prazos mais vantajosos são possíveis, devido ao volume de itens e do estabelecimento de cronogramas para grandes contratos. Além disso, existe uma maior assertividade no trabalho de desenvolvimento de fornecedores, a qualificação dos profissionais do setor, além da gestão de estoque, na medição e na administração de custos.

Barreiras a serem quebradas

Um dos maiores desafios para a consolidação de novos procedimentos são os profissionais. Um projeto de centralização da gestão de suprimentos precisa de um planejamento de comunicação eficaz, que demonstre a mudança como um movimento corporativo. Deixando claras as funções e responsabilidades individuais fica mais fácil auxiliar a equipe que tomará a frente da atividade, a fim de conquistar a confiança dos usuários internos.

A união dos colaboradores de todos os setores envolvidos para aprovações e decisões estratégicas é uma maneira de viabilizar esse processo. Por exemplo, é possível despertar o interesse por outros fornecedores por meio da aplicação de um teste-cego para determinados produtos. Ao negociar prazos e preços, as opções aumentam, e por consequência, a competitividade durante a escolha pela empresa fornecedora.

Para que exista sucesso na mudança da cultura organizacional visando à unificação de processos, é essencial que os colaboradores estejam engajados, evitando a burocratização desnecessária e mantendo o foco nos benefícios que os resultados trarão para a companhia.

Agustín Durán é sócio-diretor da Nimbi, empresa especializada em tecnologia para gestão da cadeia de suprimentos

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Metodologias ágeis trazem novos insights para indicadores de compras – Por Carlos Campos

Dois gestores do departamento de compras se encontram. Um deles pergunta: “Olá, tudo bem com você?”. O outro responde: “Estou bem preocupado por conta do meu spend”. Esta conversa aconteceu na noite desta quinta-feira, dia 7 de julho, na sede da Nimbi onde reunimos 13 executivos responsáveis pelos departamentos de compras de grandes empresas como Nokia, LATAM, Heinz, Vigor, Claro, Eurofarma, Walmart e reforça a importância dos indicadores para a área de suprimentos.

Esses profissionais são bombardeados por dados e relatórios que analisam a performance obtida em cada negociação. Contudo, quais informações são mais relevantes? Para responder a essa pergunta, nossa aposta é fugir do modelo tradicional e recorrer às metodologias ágeis.

Atualmente, as metodologias ágeis não dizem respeito apenas ao desenvolvimento de softwares, mas também à gestão do negócio. Até 2018, por exemplo, 75% das empresas de tecnologia estarão utilizando esses processos, de acordo com pesquisa da consultoria Gartner.

A exigência do ambiente corporativo é fazer mais com menos, ao mesmo tempo em que é promovida a troca de conhecimento entre todos os parceiros. Foi esta ideia que nos motivou a criar o Centro de Excelência em Gestão de Suprimentos (CEGS), a primeira iniciativa deste tipo na América Latina.

Por isso, reunimos estes profissionais ligados aos departamentos de compras de grandes empresas para fomentar o debate e trocar experiências – sempre com foco na inovação e na busca por ferramentas que auxiliem ainda mais a nossa rotina. Recorremos ao método MoSCoW para refletir quais indicadores são, de fato, importantes para a área.

Essa técnica consiste na divisão de quatro pilares: Must, que engloba os conceitos básicos e essenciais (e que, em tese, poderiam ser usados em todos os segmentos), Should, com os que são importantes e agregam benefícios para a gestão, Could, que consiste naqueles que são desejáveis, mas não são tão importantes, e Won’t, com indicadores que não deveriam ser utilizados com tanta frequência. Assim, conseguiríamos promover a reflexão sobre a funcionalidade e eficácia de cada indicador utilizado atualmente.

Divididos em duas equipes, os participantes levantaram as análises mais utilizadas e, na sequência, participaram de um excelente debate para atingir um denominador comum. Após mais de uma hora de debate, chegamos a seguinte conclusão:

Must (Essenciais)

* Prazos de pagamentos e fluxo de caixa: refere-se às condições financeiras de cada compra realizada

* Savings: o conceito engloba os ganhos obtidos na comparação com uma negociação anterior e, em nossa discussão, compreende também o PPV (variação do preço de compra), estoque, entre outros pontos.

* Homologação dos fornecedores: avalia a qualidade do serviço prestado pelos parceiros.

* SLA interno ligado ao lead time: qualidade do serviço interno da empresa, principalmente no que envolve o ciclo do produto.

* OTIF: indicador que analisa a entrega dentro do prazo e que atende as especificações do comprador.

* Produtividade: dados que meçam a eficiência dos processos e dos profissionais envolvidos no departamento de compras.

* Single Source: quantidade de compras realizadas apenas com um parceiro.

Should (Importantes)

* TCO: é o custo total de propriedade e mede os custos envolvidos ao longo do ciclo do produto.

* IIR e LTIR: indicadores de segurança e confiabilidade dos fornecedores.

* Supply Chain Performance Management: análise de desempenho de todo o setor de supply chain.

* Consolidação de Fornecedores: número de fornecedores que realizam negócios com frequência.

* Acuracidade Forecast: porcentagem de “previsões certas” em cima das negociações realizadas.

Could (Diferenciais)

* E-procurement: porcentagem de compras feitas de forma automática pela Internet.

* Compras fora do contrato: quantidade de negociações feitas fora do contrato com o fornecedor.

* Spend por FTE: análise das despesas feitas em cima do tempo do profissional em cada negociação.

Won’t (Coadjuvantes)

* PTAX: taxa de câmbio vigente (a instabilidade econômica faz com que o dólar oscile bastante e impeça um planejamento a longo prazo).

Evidentemente não podemos considerar como verdade absoluta essa divisão – tampouco era este objetivo. O plano era traçar métricas e análises que façam sentido para o mercado de cada empresa. No debate, por exemplo, tivemos uma dúvida sobre cost avoidance (economia obtida em uma compra após o valor já ter sido orçado).

Um grupo considerou esse ponto como essencial, enquanto outros defenderam como diferencial – certamente é um tema que será pensado e debatido posteriormente. Contudo, se é impossível chegar a uma unanimidade, certamente essa proposta pode ser a luz que abre caminhos na área de suprimentos.

Carlos Campos é Sócio Diretor da Nimbi, empresa especializada em soluções para a cadeia de suprimentos. A fornecedora de tecnologia para supply chain management no Brasil atualmente conta com 50 clientes, no entanto almeja terminar 2016 com 150 empresas parceiras. Em 2015 a plataforma foi responsável por aproximar mais de 30 mil empresas, controlar 3,5 milhões de cotações e pedidos e transacionar R$ 10,6 bilhões.

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