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O que fazer com documentos de papel em plena Era Digital?

Por Juliana Trindade Esteves

A Era Digital é um termo frequentemente utilizado para designar os progressos tecnológicos. Com o avanço constante, a inovação se faz presente em nosso cotidiano, provendo serviços e soluções voltados à facilitação da rotina corporativa e pessoal. Hoje, existem empresas que mantêm a maioria de sua operação em formato on-line e digital, permitindo maior facilidade de acesso e velocidade para os colaboradores.

A digitalização documental, por exemplo, proporciona menor tempo de busca e maior segurança no armazenamento das informações. Além disso, também faz com que o espaço físico das companhias seja melhor aproveitado, tanto para a alocação de um colaborador quanto para qualquer outro tipo de uso.

No Brasil, entretanto, ainda não é possível que nenhuma companhia seja 100% digital por conta da burocracia e obrigatoriedade existente para alguns tipos de documentos que precisam ser guardados por grandes períodos de tempo em sua versão física. Assim, a armazenagem deve ser feita de maneira segura e eficiente, garantindo que todas as normas vigentes sejam cumpridas.

Entretanto, diversos processos não precisam da presença do documento físico. Assim, é fundamental que as companhias se adaptem ao novo modelo digital, que possibilita maior abrangência na resolução dos problemas e controle sobre suas prioridades. Para isso, o uso de ferramentas de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) podem auxiliar durante a digitalização documental. Com scanners capazes de identificar as palavras presentes nos arquivos, o processo de digitalização torna-se mais preciso e eficaz, criando versões de fácil acesso às companhias.

Apesar de vivermos na era tecnológica, a burocracia nacional não deixará o papel ser excluído de dentro das organizações. Por isso, é bem provável que o papel continue a dar suporte de segurança para os documentos que possuem valor de prova e estão sujeitos à fiscalização. Porém, todos os outros, que se referem a contratos internos e transações que não requerem a armazenagem por grandes períodos de tempo, podem ser submetidos a processos de digitalização, permitindo que as companhias sejam capazes de gerenciar suas informações de maneira mais rápida, prática e segura.

Juliana Trindade Esteves é gerente de desenvolvimento da Access, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações.

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4 lições de Game of Thrones para o mundo corporativo – Por Marcelo Carreira

A famosa série Game of Thrones, produzida e exibida pela HBO, baseada nos livros de George R. R. Martin, é conhecida pelos combates físicos e políticos de famílias em busca de poder. Enquanto alguns personagens são alheios à essas situações, outros participam diretamente e as escolhas individuais podem ter grande peso para todos.

A sétima temporada do seriado começou no dia 16 de julho, mas a produção não precisa ser usada apenas como fonte de entretenimento. Confira 4 lições que Game of Thrones pode ensinar ao mundo corporativo:

1. Informação vale mais do que ouro

Na série, um dos personagens mais admirados é Lorde Varys, também conhecido como o Aranha. Dentro e fora da Fortaleza Vermelha (local onde reside o rei), ele possui diversos espiões que adquirem conhecimento para ele. Dessa maneira, Varys se utiliza de informações para conquistar a lealdade dos líderes de Westeros (continente onde a maior parte da série acontece).

Apesar da moral duvidosa e da maneira utilizada para colher informações, o personagem exemplifica a importância de gerenciá-las à seu favor, fazendo alianças duradouras mesmo sem ser dotado de grandes riquezas.

2. Ser diferente é ser autêntico

Tyrion Lannister é um anão que nasceu em uma das famílias mais ricas e conhecidas dos Sete Reinos. Ciente de sua condição, o personagem se aproveita de suas maiores qualidades. “Nunca esqueça quem você é. O resto do mundo não vai esquecer. Use isso como uma armadura, assim, nunca poderá ser algo usado contra você”, fala o personagem em uma conversa. Além dele, Jon Snow, mesmo sendo criado junto a família Stark, uma das mais poderosas do seriado, é frequentemente lembrado como um filho bastardo e cidadão de segunda classe.

Ambos os personagens, com o desenvolvimento de Game of Thrones, evoluem e adquirem postos de liderança, onde são admirados e seguidos. Seus seguidores se identificam com o estilo de liderança e os julgam capazes por suas trajetórias e conquista de direitos.

3. Seja flexível quando necessário

O ambiente de constantes mudanças nas parcerias e os frequentes combates presentes em Game of Thrones faz com que seja essencial aprender a se adaptar a novas situações e lugares. A personagem Arya Stark, apesar de jovem, demonstra a importância de ser flexível e adaptável. Enquanto no começo da série a jovem vivia com sua família em um ambiente confortável, ao longo da série ela é obrigada a viajar com um dos responsáveis pela morte de seu pai, depois a ficar sozinha por um tempo e, em seu último desafio, residir na casa do Preto e Branco, em Braavos, um ambiente hostil no continente secundário do seriado.

Entre as características essenciais para melhorar a capacidade de adaptação, estar à disposição para novas experiências e ser extrovertido são essenciais. Bons líderes são os que podem mudar e se adaptar.

4. Saiba conquistar

Na série as posições de poder são ocupadas por pessoas insensíveis. Figuras como Joffrey Baratheon, Ramsay Bolton e Cersei Lannister dominavam seus subordinados ao governar de forma cruel e narcisista. No mundo real, entretanto, a liderança deve ser diferente. Ser líder significa tomar decisões difíceis e arriscadas, mas que não significa ser rude.

O medo e a intimidação, apesar de poderem produzir resultados, não são sustentáveis, pois criam um ambiente de falta de confiança e faz com que os aliados busquem formas de retaliação. Os funcionários precisam gostar de seu líder. A personagem Daenerys Targaryen, por exemplo, se preocupa com o que seus seguidores pensam dela e tenta conquistar um número cada vez maior para aumentar seu poder.

Marcelo Carreira é Gerente de Marketing da Access, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações, presente nos Estados Unidos, Austrália, Brasil, Costa Rica, Panamá e Trinidade e Tobago.

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