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A centralização de processos e o desafio na cultura organizacional – Por Agustín Durán

Em períodos de crise econômica, os executivos e empreendedores buscam por maneiras de reduzir custos. Uma das formas é a centralização da gestão de compras nas empresas. Ainda é comum encontrar empresas onde diferentes áreas são responsáveis pela própria administração de suprimentos, o que pode gerar repetição de itens adquiridos, perda no poder de barganha ao negociar um volume pouco expressivo, entre outras situações que acumulam gastos para as companhias. Com um processo centralizado, que aumenta o controle e a visibilidade, é possível definir regras e políticas internas, além de identificar padrões operacionais.

Com essa unidade, negociações de custos e prazos mais vantajosos são possíveis, devido ao volume de itens e do estabelecimento de cronogramas para grandes contratos. Além disso, existe uma maior assertividade no trabalho de desenvolvimento de fornecedores, a qualificação dos profissionais do setor, além da gestão de estoque, na medição e na administração de custos.

Barreiras a serem quebradas

Um dos maiores desafios para a consolidação de novos procedimentos são os profissionais. Um projeto de centralização da gestão de suprimentos precisa de um planejamento de comunicação eficaz, que demonstre a mudança como um movimento corporativo. Deixando claras as funções e responsabilidades individuais fica mais fácil auxiliar a equipe que tomará a frente da atividade, a fim de conquistar a confiança dos usuários internos.

A união dos colaboradores de todos os setores envolvidos para aprovações e decisões estratégicas é uma maneira de viabilizar esse processo. Por exemplo, é possível despertar o interesse por outros fornecedores por meio da aplicação de um teste-cego para determinados produtos. Ao negociar prazos e preços, as opções aumentam, e por consequência, a competitividade durante a escolha pela empresa fornecedora.

Para que exista sucesso na mudança da cultura organizacional visando à unificação de processos, é essencial que os colaboradores estejam engajados, evitando a burocratização desnecessária e mantendo o foco nos benefícios que os resultados trarão para a companhia.

Agustín Durán é sócio-diretor da Nimbi, empresa especializada em tecnologia para gestão da cadeia de suprimentos

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Gestão de compras: quatro erros que as PMEs devem evitar

Quando bem administrada, a área de gestão de compras pode proporcionar benefícios para todos os setores de uma PME. No entanto, para que essa otimização possa ser alcançada, é preciso ficar atento e evitar alguns erros que comprometam todo o planejamento e prejudicar os resultados.

Carlos Campos, Sócio Diretor da Nimbi, empresa especializada em soluções para a cadeia de suprimentos, aponta quatro erros que devem ser evitados na área de supply chain. Confira!

Tratar os processos da mesma forma: Para ser estratégico e ter uma melhor performance nas negociações, é preciso entender que cada categoria é diferente. O primeiro a se fazer é uma categorização, definindo itens de matéria-prima e os itens indiretos, como materiais de escritório, ferramentas, produtos para limpeza, entre outras coisas. Depois, para cada uma das categorias será adotada uma estratégia diferente. A relação com um fornecedor de um item estratégico para a empresa requer maior atenção e cuidado na negociação. Entenda o impacto do produto para o negócio e a complexidade do mercado – se há outros fornecedores do mesmo material.

Não dar atenção ao TCO – Total cost of ownership: não negocie um produto levando em conta apenas o seu preço. Ao realizar uma compra, o gestor deve considerar todos os custos envolvidos na operação, como frete e futuras manutenções. O TCO é um indicador de extrema importância, pois analisa todos os custos de uma empresa tem para manter ou adquirir certos tipos de ativos.

Não fazer processo de investigação dos fornecedores: uma investigação completa sobre os fornecedores é fundamental, pois sua qualidade gera impacto direto sobre o sucesso das operações. Essa também é uma forma de maximizar as vantagens e minimizar riscos como má qualidade de produtos, dificuldades burocráticas, origem duvidosa e até mesmo fraudes. Avalie a confiabilidade do fornecedor utilizando a qualidade, origem e reputação como indicadores. Sempre há o risco de que os produtos sejam de precedência incerta, ou de que são produzidos de forma irregular, por meio de trabalho escravo ou infantil.

Não investir na qualificação de um profissional de compras: é muito importante ter conhecimento suficiente para realizar as operações de compra. Existem diversas técnicas de negociação, balizamento de preços e gestão que um gestor deve dominar. Muitas empresas de menor porte costumam atribuir essa função para um colaborador de outra área, como alguém da área administrativa por exemplo.

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