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Redução de custos: como identificar e avaliar gastos excessivos nas empresas

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O conhecimento sobre gestão nem sempre é fácil de ser assimilado e tanto os mais experientes quanto os novatos no empreendedorismo podem cometer deslizes. Os números não deixam mentir que, em partes, os iniciantes estão sim mais suscetíveis a fechar às portas das empresas: um terço deles encerram suas atividades num período de dois anos, segundo o estudo Sobrevivência das Empresas no Brasil, realizado pelo Sebrae em parceria com a Fundação Getúlio Vargas. Mas, exemplos não faltam de que, mesmo aquelas mais sólidas no mercado estão vulneráveis às instabilidades do mau gerenciamento.

As crises econômicas, embora algumas vezes usadas como desculpa para esse processo, podem ser interpretadas, também, como uma oportunidade de se atentar aos erros e procurar soluções criativas para driblar as dificuldades. “Há uma infinidade de itens que podem ser melhorados antes de chegar às pessoas que, uma vez desligadas, podem prejudicar a eficiência, qualidade e, consequentemente, a rentabilidade esperada”, pondera Fernando Macedo, CEO da Expense Reduction Analysts (ERA Brasil). O consultor elencou cinco situações de redução de custos das empresas e uma boa solução para implementar no negócio.

1. Energia elétrica – É um dos gargalos permanentes e, desde que orientado corretamente, pode ser facilmente reduzido. Comece, por exemplo, observando a potência das lâmpadas e troque por modelos mais econômicos, como as de LED. Já as salas com iluminação natural, embora sejam boas para poupar energia, tendem a elevar a temperatura do ambiente devido à incidência dos raios solares, forçando o uso do ar condicionado. “A solução, nesse caso, pode ser a instalação de cortinas blackouts, películas de redução de luz, dentre outros. Já o maquinário antigo também figura na lista dos vilões do custo e podem ser eventualmente substituídos por equipamentos mais evoluídos tecnologicamente”, diz.

2. Hora Extra – A hora extra também é sinônimo de custo elevado para as empresas, então, fique atento se não vale a pena realizar contratações ao invés de desembolsar esse valor, principalmente se o trabalho estiver comprometido com a qualidade final. O segredo é se organizar e checar se a demanda excessiva é apenas uma flutuação de trabalho corriqueiro ou é um alerta da necessidade de um novo colaborador.

3. Frota própria – Analise se é realmente necessário ter uma frota própria, pois os custos que envolvem os transportes são também elevados: motoristas, impostos, seguro e manutenção, por exemplo. “Uma sugestão pode ser o investimento na terceirização desse serviço ou, uma vez não sendo vantajosa tal substituição, é recomendável rever e fiscalizar a forma de uso, evitando, portanto, abusos e uso dos veículos para fins pessoais”, comenta o CEO.

4. Estoque – Sobre esse tópico, é importante destacar, dentre outros, dois pontos: o primeiro é sobre o mix de produtos e, o segundo, sobre o tempo de permanência. Fique de olho nos produtos de maior saída e avalie se vale a pena manter uma grande variedade de opções à disposição ou se é melhor focar em poucos com maior saída, pois isso impacta o capital por não gerar receita ao negócio. Já sobre o aspecto da permanência, vale atentar-se sobre o tempo de rotação do estoque, ou seja, quanto tempo determinado produto está demorando em ser vendido. É preciso ter em mente que estoque é investimento e demanda um custo, seja de conservação, no ou armazenamento. O prazo de saída é responsável direto pelo lucro dessa venda.

5. Redução de perdas – “Esse item é muito mais sensível no varejo e é imprescindível para o negócio, pois é fonte de esgotamento de lucro”, avalia Fernando. É essencial manter o ponto de venda no varejo bem estruturado de forma a prevenir o máximo essas perdas, seja por meio dos equipamentos de conservação e processos de reposição, por exemplo. Embora mais comum nesse segmento, o setor industrial também está suscetível as perdas.

6. Conscientizar colaboradores – É muito importante, por fim, conscientizar a equipe e estimular a redução de custos entre todos. “Já existem empresas que desenvolvem campanhas de incentivo aos colaboradores com boas ideias, pois são eles quem estão inseridos no negócio diuturnamente”, conclui Macedo.

Como pequenas soluções podem contribuir para grandes reduções de custos

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Algumas práticas foram criadas nas empresas e ninguém sabe dizer quem foi ou porque a regra foi criada assim. O fato é que, por comodismo, hábito ou resistência a mudanças, muitas empresas não se dão conta de que possuem grandes “ralos”, com uma série de desperdícios e custos desnecessários que comprometem a lucratividade. Muitas vezes, pode ser uma simples compra de papelaria ou cafezinho – pequenas despesas que acumulam milhões ao longo dos anos.

Para fazer uma boa revisão nos custos das empresas, Fernando Macedo, especialista em redução de custos da ERA – Expense Reduction Analysts, consultoria de origem inglesa que está no Brasil desde 2009, dá algumas dicas:

1- Cotações com fornecedores

Quando a equipe de compras está acostumada a fazer a famosa “cotação com 3 fornecedores para escolher o melhor”, cuidado! Este é um processo vicioso e nem sempre eficiente, principalmente se os fornecedores são sempre os mesmos. Faça um rodízio entre os colaboradores que realizam cotações periodicamente. Caso alguém se sinta incomodado com isso, aumente a vigilância, pois pode estar havendo favorecimento de fornecedores em sua empresa.

2- Compras repetidas

Não é difícil encontrar empresas cujos departamentos têm autonomia para compras isoladas ou contratação de serviços e dis ou mais departamentos compram a mesma coisa em momentos diferentes e com fornecedores diferentes. O ideal é centralizar as compras para ganhar no volume e diminuir a margem de preços. Estabelecer uma política de pagamentos mensais no lugar de pagamentos a cada compra também ajuda a ter mais controle.

3- Redução de água

Pouca gente lembra, mas o custo da água mensal é o mesmo também para o esgoto. Uma redução inteligente da água também reduz o custo do esgoto e é possível utilizar o sistema de reaproveitamento da água de maneira bem simples. Numa escola, por exemplo, foi possível coletar a água após o uso em bebedouros e pias de lavagem das mãos e reutilizá-la nos vasos sanitários gerando economias de 12,5%. Para mais informações sobre a reutilização de água para economia nas empresas, basta buscar orientação no serviço de abastecimento de água e esgoto de cada cidade .

4- Redução de Energia Elétrica

Dependendo do porte da empresa, é possível optar por tarifas diferenciadas e é necessário um planejamento para isso. Mas é possível reduzir bem esse custo, com a instalação de sensores de presença, células fotoelétricas para acionamento sem a luz do dia, relés de tempo, etc.

5- Limpeza

Se o serviço for terceirizado, esteja atento ao escopo do trabalho contratado e respectiva equipe comprometida. Às vezes, as empresas optam por contratar serviços noturnos, encarecendo os contratos de limpeza, enquanto em certas horas do dia o fluxo de pessoas circulando é menor e a limpeza poderia ser feita bem mais em conta. Caso o serviço seja desenvolvido por funcionários da empresa, fique atento aos turnos de trabalho e áreas de maior circulação de pessoas. Nunca tente economizar suprimindo o encarregado ou supervisor.

6- Material de escritório

Esse é o item normalmente quase esquecido quando se fala em redução de custos, por ser formado de diversos materiais de baixo custo unitário. A possibilidade de reduzir o volume de itens pode ser feita agrupando-os por similaridade e gerando processos de compra em lotes e períodos regulares. Os custos com “tonners” ou terceirização de impressoras podem esconder armadilhas, portanto é importante a correta avaliação dos volumes de cópias P&B e/ou coloridas, aliada aos níveis de qualidade.

7- Telecomunicações

A grande vilã do desperdício nas empresas. Alguns cuidados básicos para reduzir as tarifas: 1)evite ligar de telefone fixo para móvel, é sempre mais caro; 2) cuidado com promoções milagrosas, verifique todas as exceções para não ter decepções; 3) procure sempre identificar o perfil de consumo da sua operação, cuidado ao comparar apenas o valor total da conta na hora de avaliar propostas; 4) não confunda telefonia móvel com serviço de rádio; 5) nunca contrate planos corporativos de telefonia móvel em função da hierarquia, tenha em mente que nem sempre os gerentes e diretores da empresa estão em trânsito gerando receitas.

8- Cafezinho

O cafezinho é uma tradição cultural e nem sempre recebe a devida atenção. Existem muitos fornecedores com boas propostas comerciais e é possível conseguir ainda melhores negociações, se a política da empresa autorizar a inclusão de itens complementares em equipamentos de auto-serviço, tais como: achocolatados, sucos, etc.

Segredo do aumento dos lucros das empresas está na redução de gastos

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Especialista em redução e otimização de gastos para empresas da rede de franquias de consultoria internacional ERA – EXPENSE REDUCTION ANALYSTS aplica método inovador e inédito que chega a gerar em média 20% de economia em gastos para empresas, melhorando o fluxo de caixa e aumentando a lucratividade

Uma empresa aérea de pequeno porte em Bruxelas teve economias de 17%. Uma gigante do ramo da indústria farmacêutica registrou uma economia de 20% reduzindo gastos de telecomunicações, seguros e reprografia, enquanto uma sólida empresa de tecnologia teve corte de 40% nos custos de courier, gerando reflexo direto nos seus resultados. Segundo Fernando Macedo, Master franqueado da ERA – EXPENSE REDUCTION ANALYSTS no Brasil, o segredo está no corte dos gastos que não estão diretamente ligados à atividade principal da empresa, como Logística, Suprimentos, Terceirização de Serviços básicos como Limpeza, impressões e alimentação, entre outros itens que chegam a compor uma lista de mais de 30 categorias e que normalmente não são priorizados pela maioria dos gestores principais das organizações.

“Muito se fala em ampliar estratégias que ajudem as empresas a vender mais, serem mais competitivas diante da concorrência e aumentar os lucros com altos investimentos em tecnologia, mas poucas empresas param para analisar seus gastos provenientes de contratos com fornecedores, pagamento de despesas com seguros, correio, frota de veículos, telefonia, luz e outros, aparentemente corriqueiros e necessários, que podem impactar diretamente no lucro final do negócio”, explica Macedo.

Segundo o especialista, quando há a necessidade de redução de gastos para equilibrar o caixa de uma empresa, o caminho mais curto escolhido acaba sendo a rescisão de contratos com fornecedores ou o corte de funcionários, comprometendo a qualidade e a eficiência das operações . “A maioria não tem ideia de por onde começar a cortar gastos e aqueles que parecem ser os mais significativos, por serem maiores, nem sempre são os que comprometem a lucratividade da empresa”, alerta o especialista. “Uma vez descobrimos que uma empresa tinha um elevado gasto com remessas urgentes para outras filiais, simplesmente porque o departamento responsável não tinha um planejamento adequado para que as mercadorias e documentos fossem enviados no prazo correto, sem a necessidade de pagar a mais pelas urgências”, explica Macedo. “Isso sem falar quando descobrimos fraudes e acordos de comissões entre funcionários e fornecedores”, conclui.
Presente em mais de 30 países de todos os continentes, a consultoria de origem inglesa possui um método inovador e inédito, onde os consultores não cobram honorários ou qualquer custo fixo dos clientes. Os ganhos são sempre 50% do valor da redução dos gastos que conseguem para as empresas. Para Macedo, este método faz com que as empresas não tenham nada a perder ao contratar uma consultoria para a revisão de seus gastos. “É incrível como as empresas se espantam quando apresentamos o relatório que mostra o quanto é possível economizar, reduzindo gastos desnecessários. E o espanto é sempre seguido de enorme satisfação. Afinal, a equação ´receita – despesa = lucro´ é a mesma em qualquer empresa do mundo”, finaliza o especialista.