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E-mail corporativo: 4 fatores importantes que garantem a segurança de informações confidenciais

Um dos temas mais discutidos no mundo dos negócios é a maneira correta de se usar o e-mail corporativo através de um dispositivo móvel. Diversas informações importantes e confidencias acabam sendo vazadas, trazendo um enorme prejuízo para as empresas.

Pensando nisso, a Navita – empresa líder em mobilidade e telecom – apresenta 4 frentes principais que podem ser aplicadas por diferentes tipos de companhias para evitar complicações posteriores aos vazamentos de informações.

Monitoramento de e-mails corporativos

Com o monitoramento dos e-mails, conseguimos ter o controle da informação e a rastreabilidade, que permitirá identificar possíveis vazamentos. Também é importante classificar perfis de utilização do e-mail corporativo, restringindo algumas ações por grupo de usuários conforme o grau de elegibilidade para liberação de envio e download de conteúdos no dispositivo móvel.

Compartilhamento de arquivo

Impedir que o arquivo seja compartilhado, garante que a informação não seja roubada. É possível proteger os dados com diversas camadas de segurança e autenticação, assim como podemos impor restrições com o intuito de evitar que informações possam ser compartilhadas ou acessadas.

Credenciais em dispositivos móveis

Um dos maiores riscos é o roubo de credenciais (senhas). Dispositivos possuem muitas informações como: tolken, bancos online, acesos à sistemas corporativos entre outros dados. Uma saída interessante é não misturar o pessoal e o corporativo, utilizando a conteinerização dividindo o smartphone em área pessoal e profissional ou ampliando a camada de segurança que contemple também as credenciais.

Wipe remoto

O Wipe é a limpeza do dispositivo, que foi perdido ou até mesmo roubado, retornando as configurações de fábrica. Com isso, as informações confidenciais existentes no e-mail são apagadas e não se corre o risco de serem vazadas ou utilizadas para fins não desejados. Essa prática pode ser utilizada também para funcionários que foram desligados da empresa e utilizavam seu dispositivo.

“Atualmente muitas empresas acabam perdendo informações preciosas porque não possuem um sistema que restrinja o uso delas em dispositivos móveis. Esse é um tipo de dor de cabeça para as companhias que em muitas vezes pode ser evitado”, afirma Fábio Pacheco, especialista em soluções para dispositivos móveis da Navita.

Para implementação destas frentes se utiliza ferramentas de MDM (Mobile Device Management), disponíveis no mercado. A Navita possui sua própria ferramenta o Navita MDM e também faz a gestão dos dispositivos móveis por outros softwares.

Além dessas práticas para garantir a segurança em e-mail corporativo, a Navitadisponibilizou em seu site um Guia de Boas Práticas para gestão de telecom com informações e sugestões exclusivas que podem ser utilizadas pelos gestores de todos os tipos de empresa.

Para mais informações, acesse: www.navita.com.br

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E-mail corporativo: você sabe usá-lo?

Por Renato Grinberg

Que a tecnologia trouxe grandes benefícios para a vida dos profissionais, ninguém tem dúvida. O problema é que junto com ela vieram algumas dificuldades corporativas com o seu mal uso. Ao mesmo tempo em que a internet permite maior agilidade e circulação de informações, não saber como lidar com ela pode gerar falta de foco e produtividade para o profissional.

O e-mail corporativo é o maior dos exemplos e alvo das reclamações de pessoas que recebem muitas mensagens ao dia e afirmam que poucas delas são realmente úteis e aproveitadas. Não estamos falando somente de SPAMs e correntes que pessoas enviam para toda sua rede de contatos, até mesmo as mensagens relevantes para o trabalho podem gerar confusões e lotar as caixas de entrada sem necessidade.

A organização das mensagens eletrônicas é o primeiro passo para quem quer dominar essa ferramenta e não deixar que ela tome conta de você. As que não tem importância devem ser descartadas e as demais organizadas em pastas para melhor localização e livramento de espaço. Isso não significa que devemos ter milhares de pastas do lado esquerdo da tela, mas é necessário criá-las com os nomes certos. Repare, geralmente os e-mails que não encaixam em nenhuma delas não precisam ser guardados.

Outro motivo que causa insatisfação são mensagens longas e que demandam muitos minutos da atenção. Se você é uma das pessoas que gostam de escrever bastante, lembre-se de que, com o acúmulo de atividades que as pessoas tem hoje, junto com a correria do dia-a-dia, dificilmente terão vontade de ler até o fim. Seja sucinto e objetivo no corpo do e-mail e procure não passar de três ou quatro linhas. Se o assunto for realmente extenso, jamais ultrapasse o campo visual da “janela” do e-mail. Se o leitor tiver que “rolar” a tela do computador, a mensagem está realmente excessiva.

Tudo hoje é resolvido por e-mail. Agendamento de reuniões, ata desses encontros, envio de informações, comunicado interno, orçamentos, questões atemporais e até urgências. Mas você está enviando suas mensagens da maneira adequada e sabe quem está endereçando? Preste muita atenção se o endereço do e-mail é realmente o da pessoa para quem você deseja enviar. Na pressa, acontece muitas vezes de mandar a mensagem a alguém com o mesmo primeiro nome devido ao preenchimento automático. Depois de escrever, volte ao início e confirme todas as informações para evitar problemas.

E-mails são importantes sim e nos proporcionam maior comodidade, mas não deixe que eles prejudiquem sua comunicação. Alguma vez já presenciou alguém enviando uma mensagem para o colega de trabalho que está ao lado, mas em outro computador? Quantas vezes você mesmo já fez isso? Antes de enviar uma mensagem eletrônica, pense se realmente é a melhor opção, às vezes uma conversa por telefone irá resolver seu problema de maneira muito mais rápida e eficaz. No escritório, as conversas pessoais têm maior impacto e geram resultados melhores. Portanto, use o e-mail com moderação.

* Renato Grinberg é diretor Geral da Trabalhando.com.br e especialista em mercado de trabalho. Aos 35 anos, Grinberg tem em seu currículo passagem por várias multinacionais, como a diretoria Geral da Latin American Multichannel Advertising Council (LAMAC), além de uma carreira internacional tendo trabalhado em empresas como a Sony Pictures e Warner Bros. em Los Angeles. Renato é formado em Música e Filosofia pela FAAM, pós-graduado em administração de empresas pela UCLA e possui MBA pela University of Southern California, Marshall School of Business

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