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Como essa startup quer aproximar as prefeituras dos cidadãos com a tecnologia

Quando Jéferson de Castilhos e Jaison Niehues assumiram cargos comissionados na área de tecnologia da prefeitura de São José, na grande Florianópolis, se depararam como uma realidade obsoleta e morosa. “A minha primeira dificuldade foi conseguir uma caneta para escrever. Para obter esse simples objeto eu precisei enviar um memorando físico, assinado e carimbado para a diretoria de compras providenciar a aquisição”, relembra Jaison.

A mesma dificuldade com os empecilhos burocráticos e consequente falta de agilidade na resolução das demandas era compartilhada por Jéferson. De acordo com ele, muitas repartições públicas -principalmente na esfera municipal- ainda dependem totalmente do papel para se comunicar. “Elas [prefeituras] praticamente obrigam o cidadão a ir sempre presencialmente ao órgão para ter sua resolução concluída”, afirma.

Foi com esse cenário que os dois decidiram criar uma solução que agilizasse esse processo por meio de uma plataforma digital. Assim ambos criaram, em 2014, a 1Doc. A ideia foi desenvolver uma solução que oferecesse transparência para a população nas demandas municipais, além de reduzir custo com a papelada gerada pelas prefeituras. A plataforma permite que o cidadão tenha comunicação direta via internet com a prefeitura do seu município para a resolução de problemas da cidade.

A ideia dos fundadores era desenvolver uma tecnologia em nuvem capaz de acabar com a tradicional morosidade dos processos, repletos de empecilhos burocráticos, e diminuir a dependência do papel nos atendimentos. “As repartições são lotadas de softwares projetados no fim dos anos 90 e a metamorfose para os dias atuais é lenta. Essas condições obrigam o cidadão a ir sempre presencialmente ao órgão para ter sua resolução concluída”, afirma Jaison. De acordo com os fundadores, poucas startups no País se propõem a criar soluções voltadas exclusivamente para o setor público.

O primeiro teste da plataforma foi na prefeitura que ambos trabalhavam. “Esse teste deu muito certo, pois diminuiu o tempo de resposta e aumentou a eficiência e engajamento das pessoas que utilizavam a ferramenta”, conta Jéferson. A solução passou a ser apresentada a outros órgãos públicos, que foram fazendo a adesão, por meio de compra direta ou por licitação. “Nosso primeiro cliente comercializado foi a Prefeitura de Biguaçu, seguida pela de Palhoça e de Itapema, todas de Santa Catarina”, relembra o empreendedor.

Jéferson conta que de início, como em qualquer mudança de rotina, houve um pouco de resistência dos servidores, mas depois de verem a melhoria no dia a dia, a segurança que a ferramenta lhes proporcionaria, e o aumento da eficiência, os servidores e gestores apoiaram o uso. “Tanto que não tivemos até o momento qualquer cancelamento de contrato. E os gestores indicam a ferramenta para seus colegas de cidades próximas, trazendo a transparência como um dos pilares da ferramenta”, diz.

De acordo com os dois, o diferencial da 1Doc é que a plataforma conecta todos os servidores públicos em somente um local, com transparência a partir do registro oficial de quem leu e resolveu. Não é necessário investimento em infraestrutura, já que a plataforma é 100% na nuvem. “Por ser web, integra os processos de comunicação interna, atendimento ao cidadão e gestão documental, trazendo transparência para a administração”, conta Jaison. Outro diferencial seria o baixo custo de implantação, custando em média R$ 20 por usuário ativo.

Além de substituir o papel com a digitalização dos documentos e processos externos e internos, a ferramenta, utilizada atualmente em 33 prefeituras, monitora o andamento das tarefas por servidores ao registrar o responsável por cada etapa, mensurando taxas de engajamento e de resolução, mais ou menos como o site “Reclame Aqui” faz com as empresas que lidam com o consumidor.

Os empreendedores contam que a partir do uso da plataforma já foram atendidas mais de três milhões de pessoas, mais de cinco milhões de documentos foram gerados e mais de 200 árvores poupadas, com a diminuição e eliminação do uso de papel. Outro ponto é o potencial de economia alcançado pelos clientes a partir da comunicação digitalizada. O montante ultrapassa os R$500 mil, de acordo com eles.

O investimento inicial dos empreendedores na criação da solução foi de aproximadamente R$ 150 mil. Após o lançamento, a startup atraiu a atenção da empresa de tecnologia catarinense Softplan, que realizou um novo aporte. O valor não foi divulgado. A empresa possui sede em Florianópolis, com um escritório localizado no prédio da Softplan. Possui 16 colaboradores. A plataforma hoje conta com aproximadamente 5,5 mil usuários ativos, com 38 clientes localizados em diferentes Estados do País. De 2016 para 2017 a startup cresceu 36%. “Nos primeiros quatro meses de 2018 já faturamos 50% do faturado em 2017, e pretendemos chegar a 145% deste total”, afirma Jéferson.

Os empreendedores acreditam que cada vez mais as prefeituras do Brasil irão buscar soluções como a desenvolvida por eles. “Com os movimentos anticorrupção e o apelo da população por mais transparência nos atos públicos, torna-se o momento ideal para os governantes aderirem à soluções tecnológicas que atendam aos princípios da administração pública e alie transparência e eficiência à gestão”, diz Jéferson.

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Calculadora interativa estima economia de todas as prefeituras do País com informatização dos processos

Estimar quanto a prefeitura do seu município poderia estar economizando com recursos públicos caso a tramitação de processos e de comunicação fossem feitos digitalmente. Este é o objetivo de uma calculadora de economia online que mostra ao cidadão o quanto os municípios poderiam economizar se eliminassem completamente o uso de papel na rotina diária de trabalho, no conceito conhecido como papel zero.

A iniciativa foi desenvolvida pela1Doc, startup que fornece uma plataforma que informatiza processos e aumenta a eficiência na comunicação interna e externa de diversas prefeituras de pequeno e médio porte do País, eliminando o uso do papel. A calculadora consegue fazer a estimativa dos mais de cinco mil municípios existentes no Brasil.

De acordo com Jaison Niehues, sócio-fundador da 1Doc, a principal missão da calculadora é abrir os olhos, não só da população, mas dos próprios gestores municipais com o alerta de que boa parte do custo originado com a impressão de trâmites poderia ser evitado com o uso da digitalização. “A questão fundamental é que se o órgão público não se modernizar, buscando ferramentas que auxiliem nesse processo, não é só o dinheiro público que será cada vez mais desperdiçado, mas também a responsabilidade com o próprio meio ambiente que é colocada em risco”, diz.

A 1Doc conseguiu criar critérios de cálculos de economia a partir dos indicadores obtidos na base da sua plataforma com as prefeituras que utilizam a solução. Com isso foi possível replicar o mesmo modelo e prever a economia para todos os munícipios do País, cruzando com informações do IBGE. A calculadora analisa os custos diretos, que envolvem as impressões e cópias dos processos, como memorandos e ofícios, e os custos indiretos, como gasto de combustível e deslocamento para entrega dos documentos.

Para ter uma ideia, a cidade de Ouro Preto, no interior de Minas Gerais, que possui cerca de 74 mil habitantes e aproximadamente 2,4 mil servidores na prefeitura, poderia economizar diretamente R$7,3 mil e indiretamente, R$ 48 mil, por mês, com a eliminação do uso do papel. Já uma cidade de 6,5 milhões de habitantes, como o Rio de Janeiro, que tem cerca de 117 mil servidores alocados, poderia economizar diretamente R$3,2 milhões e indiretamente, R$ 16 milhões, por mês, com esse mesmo processo de digitalização.

A intenção com a iniciativa, de acordo com Niehues, é também alertar e conscientizar o cidadão da importância de se ter processos mais eficientes na gestão pública, de modo que ele também possa exercer essa reivindicação para mudanças junto ao seu governante local. “A iniciativa de cobrar o poder público para que esse possa ser mais ágil no atendimento de demandas, reduzindo assim a burocracia, precisa vir também da população”, afirma.

De acordo com Fernando Paladini, Gerente de Tecnologia da 1Doc e um dos responsáveis pelo desenvolvimento da calculadora online, a modernização das prefeituras brasileiras é questão de sobrevivência, e que se nada for feito nesse sentido, cada vez mais o recurso público será desperdiçado. Para ele, esse convencimento deve ser cada vez mais forte, e que a iniciativa da calculadora é também jogar luz nessa questão. “É inaceitável que em pleno 2018, a gestão municipal ainda aconteça de maneira morosa quando há tecnologia disponível e acessível para tornar processos públicos menos burocráticos e mais baratos para os cofres públicos”, complementa.

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Estudo da Capgemini aponta avanços em e-Government

A Europa continua a amadurecer nas práticas de “governo eletrônico”: os serviços públicos migrados para os dispositivos móveis estão aumentando, e a prestação de serviços públicos pela Internet segue avançando. São algumas das principais conclusões do estudo 14th Benchmark Measurement of European eGovernment Services (14ª Medida de Referência dos Serviços Europeus de Governo Eletrônico). A Comissão Europeia publicou o documento, criado pela Capgemini e por outros parceiros líderes do consórcio de inovação digital, que prega o foco na ampliação da transparência e no investimento em facilitadores digitais-chave – tais como a identificação eletrônica –, que são agora cruciais para o fortalecimento do eGovernment e para a criação de um Digital Single Market (ou Mercado Digital Único) nos próximos anos.

O relatório 2017 Benchmark eGovernment lança luz sobre o status atual da transformação digital das administrações públicas europeias e questiona até onde elas realmente estão “no caminho certo”, no que diz respeito à realização desses objetivos. O relatório deste ano, que pesquisou mais de 10 mil websites nos países que compõem a EU28+ (conjunto de portais que agregam informações de todos os 28 países europeus associados), avaliou a quantidade e a qualidade dos serviços digitais com base em quatro importantes eventos da vida: começar um negócio, perder e encontrar um emprego, estudar e vida familiar.

O relatório mostra que o setor público europeu continua a oferecer mais serviços pela Internet. Se por um lado os países aumentaram quantitativamente a disponibilidade online de seus serviços públicos, por outro ainda são necessárias medidas qualitativas, como, por exemplo, procedimentos de entrega mais transparentes e formulários online pré-preenchidos com dados pessoais, para melhorar a experiência geral do serviço digital.

Amplo espaço para incrementar a transparência e promover viabilizadores digitais

Em geral, o desempenho do eGovernment na Europa está indo na direção certa. Por exemplo, um bom progresso foi feito na dimensão da “friendly mobility”, com mais da metade dos serviços (54%) já sendo amigáveis para os dispositivos móveis – contra 27% em 2015. Já o foco no usuário dos serviços públicos europeus atingiu a média de 85%, o que indica um nível maduro de disponibilidade online dos serviços, de interação e das possibilidades de resposta entre cidadãos e administrações públicas. No entanto, a mobilidade cross-border aumentou modestamente. A implementação ampliada da Diretiva eIDAS[1] provavelmente aumentará ainda mais a disponibilidade de informações e serviços para os cidadãos da União Europeia quando abrirem uma empresa ou decidirem estudar no exterior.

Para o próximo passo, as medidas de transparência e os investimentos em facilitadores digitais-chave, tais como a identificação eletrônica (eID) e autenticação das fontes para reutilizar dados são prioridades. Em termos de transparência, as autoridades públicas precisam recuperar o atraso na divulgação de informações sobre o processo de entrega de serviços, suas próprias responsabilidades e desempenho, bem como sobre o uso de dados pessoais. Além da transparência, o uso de pré-condições tecnológicas (facilitadores-chave) como eID e autenticação das fontes ainda tem espaço para acelerar. Melhorias foram observadas em 2016 em relação à disponibilidade de cada um deles. No entanto, o progresso ainda é modesto, dado o prazo de 2 anos entre as medidas. Como exemplos, o uso da identificação eletrônica só foi possível em um entre cada dois serviços públicos europeus (52%), assim como o preenchimento prévio de formulários online com dados que o governo já detém sobre o usuário está em 47%.

Niels van der Linden, consultor e líder de projetos da Capgemini, afirmou: “A pesquisa 2017 eGovernment Benchmark mostra sinais positivos e a recente Declaração Ministerial de Tallinn[2] é um testemunho de que o setor público leva a sério a transformação digital. Os governos, agora, precisam desafiar a forma como são organizados, aprimorar os conhecimentos de seus funcionários públicos e, em geral, aumentar sua abertura, para que realmente se beneficiem do valor público que pode ser criado por meio dos serviços digitais”.

O Mercado Digital Único se avizinha?

O Digital Single Market pode contribuir com 415 bilhões de euros ao ano para a economia europeia, criando empregos e melhorando significativamente os serviços públicos. As descobertas do eGov Benchmark deste ano revelam que a visão do Digital Single Market está tomando forma. O abismo entre a prestação de serviços para usuários nacionais e estrangeiros está se tornando cada vez menor, já que 60% ou três entre cinco serviços online estão, agora, disponíveis em todas as fronteiras do país. A facilidade de utilização dos serviços cross-border também melhorou (em 78%). Isso mostra que tanto os cidadãos quanto as empresas dispõem de acesso a funcionalidades avançadas de ajuda, suporte e reclamações online. A continuidade no compartilhamento das melhores práticas permite que as autoridades públicas em toda a Europa continuem aprimorando seus serviços online. A persistente inovação do eGov comprovará os benefícios do Digital Single Market e mudará para melhor a relação entre as organizações públicas e os cidadãos.

Dinand Tinholt, vice-presidente e diretor global de conta da União Europeia da Capgemini, afirmou: “A tecnologia oferece as administrações públicas grandes oportunidades para criar valor público. É mais do que o eGovernment – trata-se de uma estratégia digital para atender essas oportunidades. Uma estratégia que também pode atingir a integração de novas tecnologias, como a Inteligência Artificial, na prestação de serviços públicos”.

Para obter mais informações ou para baixar o relatório, entre aqui.

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