digitalização de documentos

Xerox traz solução para processamento de documentos fiscais

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O recebimento de documentação fiscal é um enorme desafio e torna-se muitas vezes até um gasto desnecessário de tempo e dinheiro para as empresas que têm negócios em diferentes regiões. Além do desafio do recebimento de distintas documentações em lugares distribuídos e muitas vezes remotos, cada município pode exigir diferentes padrões de emissão, validação e vencimentos diferentes. Associado a isso, há ainda a perda financeira com o pagamento de multas por possíveis atrasos, muitas vezes já considerados na contabilidade de muitas companhias devido à complexidade do processo e particularidades na origem de cada prestador de serviço. Como forma de sanar esses gaps, automatizando os processos e já atendendo às novas exigências de integração de dados do sistema do governo federal, foi estruturada a Solução Xerox para Processamento de Documentos Fiscais.

A solução parametrizável e desenvolvida no Brasil pela Xerox integra todo o processamento da documentação fiscal em uma mesma plataforma, capturando, processando e distribuindo as informações – obedecendo as regras de negócios de cada empresa. De forma inteligente, a solução é capaz de, por exemplo, processar Notas Fiscais de serviços, capturando e validando as informações diretamente nas prefeituras que possuem o serviço disponível via internet, automatizando todo o processo do início ao fim, evitando erros, atrasos e reduzindo custos para qualquer empresa que lide com prestadores de serviço – seja na Construção Civil, Varejo, Imobiliário e Hotelaria, entre outros setores. As companhias ganham em eficiência, produtividade e efetiva redução de custos, além de passarem a ter acesso a uma inteligência via nuvem que hoje já conta com mais de mil prefeituras cadastradas, atendendo às diferentes exigências de preenchimento de cada município em sua integralidade.

O foco da plataforma Xerox está na inteligência do processamento fiscal, ou seja, enquanto a tecnologia faz a leitura da nota, cruza com as informações disponíveis pelas Prefeituras e as analisa, validando entre outras características a existência dos impostos necessários, a originalidade da nota fiscal e se há duplicidade, entre outras regras de negócio. Desta forma, as empresas deixam de ter que se preocupar com a questão fiscal, ficando mais livres para focarem no seu core business. A plataforma Xerox já prevê as novas obrigações da Escrituração Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD – Reinf), que entraram em vigor no início de 2018, determinando que as informações fiscais sejam inseridas dentro do mês de competência da nota, evitando assim pagamento de multas.

A Plataforma Xerox é completa, compreendendo desde os sistemas de Prefeituras que têm nota eletrônica até aquelas que ainda usam o documento em papel, contemplando assim o reconhecimento dinâmico e orgânico de novos tipos de documentos fiscais. Com tempo de setup curto, que dá rapidez às empresas para começarem a usar a solução, a ferramenta lê e estrutura uma nota fiscal (seja recebida por email ou em papel) uma única vez – e sempre que chegar uma nota desta prefeitura específica, a leitura e o reconhecimento serão feitos automaticamente, já que uma vez imputados os dados de um município, qualquer cliente que use a solução de processamento da Xerox será beneficiado pela existência deste grande banco de dados, sem custos adicionais.

Após modular alçadas de aprovação com captura e processamento inteligente e abatimentos fiscais, a partir das tecnologias de leitura inteligente de documentos a solução captura informações e faz o processamento dinâmico das notas.

“A grande maioria das companhias tem analistas financeiros fazendo a checagem em um processo manual, mesmo de notas eletrônicas. O resultado disso são notas vencidas e multas que chegam a ser milionárias, principalmente para companhias que têm atuação distribuída em diferentes municípios, como as redes hoteleiras, mineradoras, agro distribuidores, entre outras. O mercado fala muito em empresas se integrando com o governo, que disponibiliza seu framework para integração na nuvem, e de ferramentas de captura de documentação, mas pouco se fala de uma integração inteligente, sem a dependência de documentação física para validação de regras de negócio, e das reais regras de negócio necessárias para que as empresas obtenham total escalabilidade e autonomia em seus processos de negócios. A plataforma Xerox atua exatamente nesta abordagem, endereçando regras de negócio e as informações necessárias desde o início do processamento da documentação, utilizando a documentação física de forma inteligente e integrando com eficácia as empresas e seus fornecedores”, destaca Fábio Filho, Diretor da unidade de Soluções e Inovação da Xerox Brasil.

Pesquisa: 90% dos brasileiros acreditam que é responsabilidade das empresas reduzir o uso de papel no Brasil

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A DocuSign, líder na categoria Digital Transaction Management (DTM), realizou um estudo em todo o Brasil para avaliar o momento da Transformação Digital no país e descobriu que um dos pontos que as empresas brasileiras mais valorizam em um novo parceiro é a capacidade de cumprir com o compromisso com o meio ambiente ao economizar o uso de papel em seus processos. O levantamento mostrou que 90% dos profissionais entrevistados acreditam que a redução do uso de papel no Brasil é de responsabilidade das empresas.

Segundo a pesquisa “Transformação Digital no Brasil: o que seus clientes esperam”, 41% dos 1249 entrevistados afirmam que empresas que exigem o preenchimento de diversos formulários em papel levantam dúvidas quanto ao cuidado com o meio ambiente por meio da redução do uso de papel, ponto que é mencionado na sequência da preocupação com o tempo que a finalização do contrato levará, problema apontado por 54% dos entrevistados.

“O uso de folhas de papel é um dos grandes vilões entre as companhias de todo o mundo pelo seu alto custo para o meio ambiente e para os bolsos. Diversas iniciativas para tornar os processos totalmente eletrônicos já foram implementadas em empresas de diferentes segmentos, mas falta ainda a fase final: a assinatura de documentos. Queremos ajudar executivos e funcionários a fazerem a Transformação Digital e tornarem suas empresas totalmente paperless, assinando todos os documentos usando uma plataforma de assinatura eletrônica”, comenta Marco Antonio D. Americo, vice-presidente de operações da DocuSign na América Latina.

A DocuSign, em 2016, gerou uma economia de 3.444.590.364 folhas de papel em todo o mundo. A companhia estima que a redução salve 722 mil árvores e evite o uso de 687 milhões de galões de água, fazendo com que 26 milhões de quilos de lixo não sejam eliminados na natureza. Este processo pode reduzir a emissão de até 311 milhões de toneladas de carbono na atmosfera.

O que fazer com documentos de papel em plena Era Digital?

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Por Juliana Trindade Esteves

A Era Digital é um termo frequentemente utilizado para designar os progressos tecnológicos. Com o avanço constante, a inovação se faz presente em nosso cotidiano, provendo serviços e soluções voltados à facilitação da rotina corporativa e pessoal. Hoje, existem empresas que mantêm a maioria de sua operação em formato on-line e digital, permitindo maior facilidade de acesso e velocidade para os colaboradores.

A digitalização documental, por exemplo, proporciona menor tempo de busca e maior segurança no armazenamento das informações. Além disso, também faz com que o espaço físico das companhias seja melhor aproveitado, tanto para a alocação de um colaborador quanto para qualquer outro tipo de uso.

No Brasil, entretanto, ainda não é possível que nenhuma companhia seja 100% digital por conta da burocracia e obrigatoriedade existente para alguns tipos de documentos que precisam ser guardados por grandes períodos de tempo em sua versão física. Assim, a armazenagem deve ser feita de maneira segura e eficiente, garantindo que todas as normas vigentes sejam cumpridas.

Entretanto, diversos processos não precisam da presença do documento físico. Assim, é fundamental que as companhias se adaptem ao novo modelo digital, que possibilita maior abrangência na resolução dos problemas e controle sobre suas prioridades. Para isso, o uso de ferramentas de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) podem auxiliar durante a digitalização documental. Com scanners capazes de identificar as palavras presentes nos arquivos, o processo de digitalização torna-se mais preciso e eficaz, criando versões de fácil acesso às companhias.

Apesar de vivermos na era tecnológica, a burocracia nacional não deixará o papel ser excluído de dentro das organizações. Por isso, é bem provável que o papel continue a dar suporte de segurança para os documentos que possuem valor de prova e estão sujeitos à fiscalização. Porém, todos os outros, que se referem a contratos internos e transações que não requerem a armazenagem por grandes períodos de tempo, podem ser submetidos a processos de digitalização, permitindo que as companhias sejam capazes de gerenciar suas informações de maneira mais rápida, prática e segura.

Juliana Trindade Esteves é gerente de desenvolvimento da Access, segunda maior empresa do mundo no segmento de gestão de documentos e informações.

Consultoria em transformação digital para bancos e scanners 5 em 1 são as novidades da Kodak Alaris para a Ciab Febraban 2017

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i1150WN Scanner In-Situ Photography Hi-res

A Kodak Alaris Information Management, empresa global líder no Brasil em desenvolvimento de scanners e softwares inteligentes, levará para a Ciab Febraban 2017, que acontece entre 06 e 08 de junho, scanners e softwares inteligentes que garantem a transformação digital com automatização e rígidos padrões de segurança. São scanners futuristas capazes de digitalizar até 7.000 páginas por dia, conectar-se com dispositivos móveis e automatizar funções pós digitalização.

Além disto, a marca também levará o método Alaris IN2 Ecosystem, uma imersão na instituição financeira que possibilita a visão de toda cadeia geradora de dados (clientes ou administrativo) para a identificação de possíveis vulnerabilidades ou morosidade no acesso à informação, que pode emperrar uma análise mais detalhada na hora da tomada de decisão. A partir do diagnóstico é criada uma solução exclusiva, com scanners e softwares integrados, de acordo com o volume do recebimento de dados, necessidades de acesso, monitoramento necessário e transformação de legados. Com isso, as instituições financeiras terão toda a base digitalizada, com agilidade e inteligência, de acordo com as peculiaridades de cada processo.

Os principais scanners robotizados desenvolvidos para evoluir os processos de digitalização serão demonstrados, ao vivo, no evento. Os equipamentos integrados aos softwares possuem inteligência para automatizar funções pós digitalização, como transformar documentos em pdf, enviar o dado digitalizado para e-mails, pastas ou nuvem e ainda excluir definitivamente o dado digitalizado, caso seja categorizado de alta confidencialidade, tudo de forma automatizada. “Com esta inteligência da marca Kodak Alaris implantada nos scanners e softwares é possível reduzir a interferência humana em processos manuais e aproveitar funcionários para funções mais estratégicas”, ressalta Paulo Fernandes, diretor de desenvolvimento de negócios para a América Latina.

Confira os equipamentos da marca mais utilizados pelo mercado financeiro, que estarão na Feira Ciab Febraban 2017:

Scanner i940: No setor financeiro todo cliente preza pelo bom atendimento, pela agilidade e pela segurança que suas informações pessoais recebem desde o primeiro contato.
Pegar documentos pessoais e ir para uma sala distante do campo visual do correntista é uma conduta que vem gerando insatisfação. Pensando nisso, a Kodak Alaris desenvolveu o scanner i940, apropriado para a digitalização de documentos, cartões, carteiras de trabalho e outros dados pertinentes ao processo de abertura de contas ou solicitação de análise de créditos. Compacto e portátil, o scanner ocupa pouco espaço e pode ser instalado na mesa de atendimento para que todo o procedimento seja realizado sob o acompanhamento do cliente. Além da captura, faz a indexação e classificação de documentos financeiros.

Scanner i2620: O modelo i2620 combina operações simples a velocidade de alta performance. É compacto, porém chega a digitalizar até 7.000 folhas por dia e é indicado para operações recorrentes como captura de contratos e fichas de assinatura. As características mais expressivas do modelo são a agilidade na captura e automatização de processos pós digitalização. Com a tecnologia Smart Touch, o scanner pode executar até nove tarefas de digitalização diferentes com o toque de um botão, como criar PDFs, anexar documentos a e-mails ou enviar arquivos digitalizados para serviços de nuvem, tudo de forma automatizada.

Scanner i5650s: O scanner i5650s é uma verdadeira máquina robotizada para a digitalização de legados (documentos antigos em alto volume, como arquivo morto). O equipamento chega a digitalizar até 360 imagens por minuto e impressiona pela velocidade que captura o documento. A integração com o Capture Pro 5.4 permite a transformação digital de departamentos e empresas ao possibilitar o acesso digital compartilhado e monitorado; e a liberação de espaços, visando eficiência no acesso e segurança da informação. É indicado para a terceirização de gestão documental, documentos de retaguarda e transformação digital de arquivos.

Scanner i1150WN: Um scanner criado para a era da internet das coisas, com conectividade Wi-Fi que faz envios e recebimentos de comandos por computadores, tablets e smartphones. A facilidade da captura via web também é outro destaque da ferramenta, já que muitas vezes recebemos dados por e-mail e já queremos armazenar a informação no formato padronizado. Com inteligência aplicada, o modelo i1150WN possibilita o uso compartilhado do equipamento de computadores ou aplicativos móveis. Ideal para ser utilizado em bancadas, quando mais de um funcionário utiliza o equipamento. A integração com os softwares Scanmate, Info Input Express Mobile e Info Input Solution Mobile possibilita melhor aproveitamento da digitalização para transformação digital.

A Transação por imagem e o alinhamento ao negócio

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Por Gisele Carvalho

O mercado de digitalização de documentos atravessou uma primeira fase em que os serviços do tipo “commodity” tiveram predominância. Ainda hoje, uma parte expressiva dos fornecedores concentra-se num portfolio de menor valor agregado, como é o caso de scannerização ou manipulação de formulários eletrônicos. Em contraposição a isto, cresce de forma rápida a demanda por players desse nicho que investem muito mais em inteligência de processos, inteligência analítica e atuam no alinhamento das plataformas de informação digital com as premissas de negócio. Trata-se, assim, de uma atividade complexa e customizada, bem longe da ideia de commodity.

No novo cenário, tarefas como digitalização e captura estão sendo absorvidas em processos de maior complexidade, envolvendo aspectos como a logística informacional e a automação de procedimentos e de hierarquias de acesso, bem como a articulação de diversos elementos de software, consultoria, infraestrutura e serviços. Nesse quadro, sai favorecido o outsourcing como modelo de oferta para o processamento por imagem, em suas diversas fases, já que tais níveis de complexidade exige alta especialização e forte agregado tecnológico. Em outras palavras, para que tais atividades não se tornem uma perturbação para o negócio-fim das empresas, é natural que elas recorram a parceiros especializados, cujo negócio seja exatamente este.

Um exemplo claro desta tendência vem sendo dado por bancos, em várias partes do mundo que partem para o modelo de truncagem de cheques, boletos e outros documentos. Muitos deles optam pela parceria com outsourcers com o perfil da M2Sys que lhes garante o composto total de consultoria, serviços de DPI (Data Processing Image) e plataformas adequadas de software.

Apesar de todo o avanço na área, o outsourcing centralizado ainda tem sido a opção de muitas empresas, devido a suas facilidades de implantação e rápida ativação. Mas ele incorre numa visão, a nosso ver, equivocada, que é a de transportar para o modelo digital o velho ambiente de processamento do CPD, que foi idealizado na primeira ainda lá metade do século passado.

No caso de alguns bancos, por exemplo, ao invés de capturar os cheques e boletos na agência; no modelo centralizado, tais documentos seguem para uma central de digitalização e, só a partir dali, inicia-se o processo por imagem.

O resultado disto é a perda de algumas das grandes vantagens da digitalização, como é o caso da economia com transporte seguro e custódia de documentos físicos. Hoje há claramente no mercado uma tendência para o modelo descentralizado da captura e digitalização.

Neste paradigma, o documento digital é produzido e devidamente autenticado no próprio balcão de atendimento, ou escritório remoto e, motor contínuo, eletronicamente transportado através de pacotes digitais para as centrais DPI. A depender unicamente do marco regulatório, a tendência natural é de que o documento físico possa ser destruído imediatamente após a sua digitalização no próprio local de atendimento ou captura.

A recente adesão dos bancos ao modelo de Truncagem de documentos abriu grandes perspectivas para empresas que oferecem serviços de transação por imagem fim a fim. Estamos seguros de que a necessidade de software, consultoria e serviços em transação e gestão de documentos digitais estará cada vez mais presente entre os bancos.
Tanto nossos serviços de outsourcing quanto nossas ofertas de software para captura, processamento, custódia e gestão de documentos com inteligência analítica ganham um enorme impulso com movimentos desse tipo.

Não só pela nova demanda que surge junto aos próprios bancos, mas também pela capacidade que estas instituições demonstram em influenciar outros segmentos a acompanhar suas evoluções tecnológicas.

O que as empresas mais bem preparadas já sabem é que os investimentos em TIC devem considerar seriamente os custos de propriedade e a necessidade, estratégica ou não, de se ocupar com atividades-meio. Como as transações por imagem nem sempre compõem o core-business, a opção pelo outsourcing irá
absorver pelo menos uma parte significativa de tais processos.

Dada a crescente complexidade dos processos, os bancos, governos e grandes empresas estão cada vez mais empenhados na busca de fornecedores que possam responder pelo processo como um todo, a fim de obterem maiores garantias de suporte, escala e evolução unificados.

Gisele Carvalho é Diretora da M2Sys Tecnologia