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3 fatores necessários para promover a implementação do trabalho colaborativo

A computação em nuvem, por exemplo, se tornou essencial para a gestão de dados e documentos e execução de tarefas dentro das empresas – seja com clientes, colaboradores ou parceiros. De acordo com projeções do mercado, esse modelo de armazenamento tem apresentado taxas de crescimento que superam os 60% e espera-se que esse ritmo continue nos próximos dois anos. Em 2017, a Global Data entrevistou executivos brasileiros e apurou que 94% deles pretendem implementar soluções em nuvem até 2020.

Essa evolução acompanha e facilita os adeptos das duas maiores tendências dos formatos de trabalho no mundo corporativo: o trabalho remoto e o trabalho colaborativo. Isso porque, além de oferecerem infraestrutura de armazenamento de dados, algumas soluções possibilitam aos usuários o compartilhamento de documentos, a edição e backup em tempo real, migração de dados e alta conectividade do sistema.

Com todas essas ações possíveis, o profissional consegue otimizar e organizar suas demandas. Mas, para que a gestão na nuvem seja eficiente, apresente bons resultados e englobe todas essas ferramentas, é preciso considerar alguns recursos. Marcelo Ramos, vice-presidente sênior e gerente geral da Axway para América Latina – uma empresa que acelera a transformação digital – elenca três fatores essenciais para o compartilhamento e sincronização de arquivos empresariais com sucesso:

1. Segurança: uma nuvem, antes de tudo, precisa ser segura. E essa ainda é uma das maiores barreiras que impedem sua popularização. A pesquisa ‘The State of Cloud Analytics’, realizada em 2016, indicou que 40% dos entrevistados viam questões de segurança e compliance como o principal obstáculo para a implementação do serviço. Por isso, investir em um serviço maduro que permita ao usuário proteção global de última geração e conformidade com a máxima visibilidade e controles de segurança é essencial para obter sucesso.

2. Sincronização: manter informações sincronizadas é outro aspecto importante e que deve ser avaliado no momento de escolher uma solução de compartilhamento de arquivos. Imagine a seguinte situação: duas pessoas estão trabalhando em um projeto e precisam editar o arquivo ao mesmo tempo, em dispositivos e locais diferentes, sendo assim uma solução que permite a colaboração e atualização em tempo real, com acesso contínuo ao conteúdo se torna essencial.

3. Mobilidade: sabe-se que o trabalho remoto já se tornou um modelo dentro de muitas empresas, sejam elas multinacionais, que precisam conectar profissionais alocados diferentes países e regiões, ou aquelas que oferecem a possibilidade do home office para seus colaboradores. De acordo com o Future Workforce Report – elaborado pela UpWork – os gerentes de RH já estimam que 38% de seus colaboradores estejam trabalhando remotamente, o que faz com que soluções de compartilhamento e sincronização de arquivos sejam capazes de serem acessadas a qualquer momento, de onde a pessoa estiver – seja de um notebook, desktop, tablet ou celular.

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Digital workspace e colaboração: a evolução do home office

Por Rodrigo Coppola

A forma como nos comunicamos acompanha a transformação tecnológica. O número cada vez maior de dispositivos e ferramentas à disposição contribui para a composição de novas formas de trabalho e comunicação das empresas, que aos poucos aderem a modelos culturais mais colaborativos. Nesse contexto, entram em jogo dois termos que são frequentemente confundidos como sinônimos, mas são conceitualmente diferentes: home office e digital workspace.

Ambos modelos de trabalhos se diferenciam do tradicional, já que não demandam a presença física do colaborador na empresa diariamente. Mas, na prática, enquanto o trabalho remoto é explicado basicamente pela ausência no escritório, a criação de um ambiente digital incita uma mudança mais profunda nas organizações, baseada na quebra de paradigmas e na utilização de ferramentas que promovam a aproximação, não apenas entre colaboradores, mas também com os clientes.

Esse novo modelo mais flexível pode aumentar desde a qualidade de vida, até a produtividade das pessoas, que deixam de gastar horas no trânsito para chegar ao escritório, mas se comunicam com colegas constantemente de onde quer que estejam. Como exemplo, a pesquisa “The digital workplace: Think, share, do: transform your employee experience” (O ambiente de trabalho digital: pense, compartilhe, faça: transforme a experiência do seu colaborador, em tradução livre), da Deloitte, constatou que organizações com redes sociais internas são 7% mais produtivas do que aquelas que não as possuem.

A necessidade de unir pessoas alocadas em regiões diferentes e formar grupos de trabalho compostos por profissionais de diversas áreas impulsionaram o desenvolvimento de ferramentas que possibilitam a colaboração remota. Plataformas para conversas corporativas em grupo e telas interativas, que permitem debates sobre projetos, compartilhamento de ideias, sugestões de melhorias e envolvimento do cliente ainda nos estágios iniciais do desenho, compõem os chamados digital workspaces e criam dinâmicas flexíveis de comunicação unificada – por áudio, vídeo e texto -, de maneira instantânea e à distância.

Para alcançar essa evolução do home office, no entanto, é preciso romper com a visão de liderança matricial, ainda presente nas empresas. Modelos com um único gestor à frente de projetos e áreas de atuação que não conversam entre si podem impedir o desenvolvimento da colaboração horizontal, desvalorizando os benefícios do ambiente de trabalho digital.

O progresso tecnológico permite que pessoas criem e compartilhem experiências enquanto trabalham de casa, de um restaurante, da praia ou de qualquer outro local que estejam. Resta a cada um de nós sermos, efetivamente, colaboradores dessa nova realidade.

Rodrigo Coppola é gerente de desenvolvimento de negócios de colaboração para América Latina na Orange Business Services

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Rede colaborativa reduz impacto do Fisco

Antecipar-se às novidades do Fisco. Essa é a meta de muitos profissionais das áreas que lidam diretamente com a instituição fiscal. Mas diante da complexidade do sistema tributário brasileiro, são poucas as empresas que conseguem antecipar ações que visem diminuir o impacto das constantes mudanças da legislação tributária. No entanto, um grupo de profissionais está conseguindo êxito mesmo com toda a dificuldade do sistema. Trata-se do GUS – Grupo de Usuários SYNCHRO.

Sempre que o Governo lança uma nova regra ou atualização que impactará na governança fiscal e tributária das companhias, é comum surgirem questionamentos sobre a adaptação. Para suprir essa necessidade, o GUS serve como um dos canais que a SYNCHRO utiliza para esclarecer as dúvidas dos clientes.

Para o Vice Coordenador do GUS, Renato Lima, o grupo tem ajudado a entender as consequências das mudanças legais nas operações de cada empresa. “Eu consigo me antecipar às mudanças que terei que fazer nos sistemas e como coordenar essas mudanças com os demais projetos em andamento”, afirma Lima, que é Coordenador de Projetos da Xerox. Além de mitigar possíveis impactos nos negócios, para o executivo, o grupo ajuda a “identificar a melhor solução a ser oferecida usando o sistema disponível”.

Nos encontros, o grupo dá feedbacks sobre a linha de produtos, apontando suas dificuldades em determinadas soluções e projetos, ajudando a empresa a propor melhorias e atender a demanda dos negócios.

Segundo Renato Lima, o GUS acaba se tornando uma ferramenta de aperfeiçoamento das soluções oferecidas pela SYNCHRO. “Recentemente, enfrentamos dificuldades com a implementação da EFD Reinf. Apontamos as possibilidades de melhorias e o retorno da SYNCHRO foi rápido e muito satisfatório”, comenta Lima. Outro benefício do GUS para o executivo é a possibilidade de se criar um networking que ajuda na troca de experiências, conhecimentos nas áreas fiscais, negócios e de TI.

Para o Gerente de Projetos da SYNCHRO, Wildemberg Prado Lopes, a interação do grupo ajuda a empresa a aperfeiçoar o produto. “No caso da EFD Reinf, criamos um conjunto de soluções para atender as solicitações do grupo e a aceitação da tecnologia foi quase unânime”, diz Lopes. O Gerente ressalta que o resultado da ação foi satisfatório para ambas as partes, pois além de atender as necessidades dos clientes, também foi importante para o aperfeiçoamento do produto. “O GUS é uma ótima ferramenta para nos orientar a seguir o melhor caminho”.

Sobre o GUS

O GUS – Grupo de Usuário da SYNCHRO – foi criado em 2010 com o objetivo de ser um canal para trocar experiências e tirar dúvidas sobre as atualizações do Fisco e sobre as soluções da SYNCHRO. Por meio de conference call e encontros presenciais, os membros do grupo podem ampliar o networking, discutir as novidades do cenário tributário, fiscal, negócios e de TI, além de compartilhar ideias e conhecimentos.

A interação do Grupo tem ajudado as empresas a se manterem atualizadas e se adaptarem às obrigatoriedades dentro do prazo estipuladas pelo Governo. Em mais de 7 anos de atividades, o GUS já abordou mais de 150 temas diferentes e possui 60 empresas e 240 usuários.

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Cinco iniciativas para fomentar a colaboração global nas organizações

Por Cecilia Sicardi, diretora de Recursos Humanos da Amadeus Latam

Alguma vez você teve problemas para coordenar ou entrar em acordo com um grupo de amigos ou parentes sobre assuntos secundários que poderiam ser resolvidos facilmente? Naturalmente, essas situações ocorrem com frequência quando formamos grupos de indivíduos com diferentes ideias, interesses e modos de expressar tais opiniões.

Agora imagine como ocorre esse mesmo processo em um ambiente de trabalho onde dezenas ou centenas de colaboradores originários de diferentes países, culturas, religiões e inclusive gerações devem interagir diariamente. É uma receita para o caos? Não necessariamente.

Na Amadeus, por exemplo, para gerir as complexidades presentes nos diferentes estilos de comunicação, aplicamos algumas iniciativas que promovem a formação de uma cultura de colaboração com base na tolerância, na aprendizagem e na conectividade. Uma delas é o uso da tecnologia para fomentar a comunicação interna e a troca de ideias. As ferramentas e plataformas para trocar informações, criar documentos colaborativamente, assim como vários aspectos de inovação e desenvolvimento, agilizam a comunicação com o núcleo da organização e são de grande utilidade para a geração de ideias de modo colaborativo na empresa, mesmo com equipes localizadas em diferentes países dentro da região.

Esse ponto em especial redireciona nosso olhar para a segunda iniciativa: o equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal, promovendo uma flexibilidade horária alinhada às práticas de cada mercado.

Outra iniciativa considerada vital para impulsionar uma cultura de colaboração no núcleo de uma organização é reformular o estilo de liderança. As empresas de hoje exigem uma liderança acessível que fomente uma cultura de feedback. Temos que compreender que o foco hierárquico tradicional mudou, e que os colaboradores atualmente esperam um ambiente de trabalho linear, com líderes acessíveis e dispostos a dialogar, onde todos têm algo valioso a oferecer, assim como experiências e perspectivas para compartilhar.

No entanto, essa não é uma tarefa fácil para uma empresa global que procura que colaboradores de 123 nacionalidades e 56 idiomas diferentes compartilhem comentários de modo contínuo e respeitoso.

Por isso, na Amadeus, como provedor de referência para soluções tecnológicas avançadas para a indústria de viagens, utilizamos o nosso foco inovador e aplicamos a gamificação para fomentar essa troca de ideias e conhecimento. Assim, desenvolvemos o “Amadeus Crew”, um jogo que possibilita a abordagem de uma ampla variedade de temas, incluindo o feedback positivo e a capacidade de oferecer uma crítica construtiva. Essa ferramenta possibilita que estejamos alinhados com o modo em que nossas equipes dão e recebem o feedback de que precisam.

Finalmente, vou tratar da tolerância que toda organização deve promover entre seus colaboradores. Um ambiente de trabalho colaborativo tem as suas bases em um empregador que valoriza as diferenças e fomenta a justiça, a igualdade de oportunidades, o respeito e a dignidade para com seus colaboradores. Por isso, a força de trabalho diversa e inclusiva sempre será fundamental para o sucesso de uma organização, seus parceiros e as comunidades com as quais se relaciona.

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Estudo da Capgemini com MIT define nova era da colaboração com consumidores

O mais novo estudo realizado pela Capgemini em parceria com o MIT Initiative on the Digital Economy (IDE) identifica uma nova abordagem na gestão da experiência com o consumidor, definida pelo conceito de Intercâmbio Colaborativo (da sigla CX ou Collaborative Exchanges[1], em inglês). Com base em quase dois anos de pesquisas, realizadas com as principais organizações focadas em consumidores (B2C) e a partir de uma análise quantitativa com esse público, o relatório mostra uma mudança na forma como as empresas interagem com os consumidores na economia digital, na qual a gestão da experiência com o consumidor não está nem nas mãos das companhias e nem nas do cliente final, mas é negociada em intercâmbios colaborativos.

O novo relatório, ‘From UX to CX: Rethinking the Digital User Experience as a Collaborative Exchange’, (em português, ‘De UX a CX: Repensando a experiência do usuário digital como um intercâmbio colaborativo’), é parte de um trabalho conjunto de seis anos entre a Capgemini e o MIT para ajudar as organizações a obterem sucesso em sua transformação digital e fornecer melhores práticas.

Esta nova forma de colaboração com os consumidores tem duas dimensões principais: a participação ativa do consumidor na cadeia de valor de uma organização e a extração de mais informações em cada ponto de contato para personalização de produtos e serviços.

Mercado de Participação: se concentra na forma como as empresas geram valor compartilhando atividades internas, ao mesmo tempo em que satisfazem uma necessidade do consumidor. Companhias que começaram a colaborar com os clientes finais descobriram que eles querem se engajar, falar sobre suas experiências e apreciam quando são consultados.

Mercado de Informação: foca na forma como as marcas entregam por meio de informações colhidas direta ou indiretamente. Desta forma, se os dados são utilizados para beneficiar o consumidor ou para oferecer uma experiência personalizada, eles estarão dispostos a fornecer seus dados pessoais.

Atualmente, os consumidores podem se envolver em diversos níveis ao longo da cadeia de valor de uma empresa de pesquisa e desenvolvimento de produtos, por meio da criação de conteúdo e dos serviços de logística. Ao mesmo tempo em que as organizações tornam-se capazes de reunir informações em cada ponto de contato com o consumidor para levantar ideias e informações. A combinação de decisões estratégicas em torno do nível de participação e do fluxo de informações resulta em uma troca colaborativa bem sucedida.

“Todo debate em torno do desenvolvimento de algoritmos que sejam capazes de melhor compreender e prever as preferências do consumidor parecem sugerir que o futuro da experiência do cliente final se encontra na ciência dos dados em si. Porém, o envolvimento do consumidor deve ser entendido pela experiência vivida por ele e também está sujeito aos estudos da ciência comportamental. As organizações devem estar atentas ao elemento humano quando se trata de experiência do usuário para trabalhar lado a lado com os consumidores e assim criar intercâmbios colaborativos”, defende Renée Gosline, professor assistente e principal pesquisador do MIT Sloan School of Management.

Quatro arquéticos de intercâmbios colaborativos com consumidores surgem na intersecção de duas dimensões que ajudarão as empresas.

• Âncoras: coletam informações sobre seus usuários, abrindo sua cadeia de valor para a participação compartilhada;

• Colegas: trabalham lado a lado com seus consumidores para que a participação compartilhada e as informações do usuário sejam alavancadas de modo a melhorar a experiência do cliente final;

• Consultores: aproveitam informações sobre seus consumidores, mas mantêm o controle sobre qualquer participação;

• Diretores: coletam informações e prestam serviços baseados na participação controlada dos consumidores.

Para criar uma troca bem sucedida, tanto as empresas quanto os consumidores devem estar dispostos a abrir mão de parte do controle para permitir uma participação positiva e o compartilhamento de informações. Entender o fluxo bidirecional de engajamento e como os consumidores se beneficiam da permuta é essencial para cultivar uma troca colaborativa. O engajamento dos consumidores deve ser entendido não apenas em termos de quantidade ou valor extraído pela empresa, mas pela experiência vivida pelo consumidor. Obter o equilíbrio certo é fundamental para criar uma relação de ganha-ganha nessa troca.

Intercâmbios colaborativos em um mundo digital exigem que as empresas não dependam apenas da ciência de dados, mas que desenvolvam um arsenal paralelo de ciência comportamental. A análise granular precisa ser equilibrada com foco na empatia. Desenvolver uma compreensão abrangente dos comportamentos, valores e sentimentos humanos permanecerá, na economia digital, tão importante como sempre foi.

“Os profissionais de marketing sabem que o sucesso de suas ações está na análise, nos algoritmos e na inteligência artificial. É claro que isso é muito importante. Mas o que vemos claramente a partir desta pesquisa é que, na economia digital, o elemento humano se mantém mais importante do que nunca. Uma vez que as marcas forem capazes de encontrar o equilíbrio entre a análise de dados e a ciência comportamental, conseguirão conduzir relações com ganhos mútuos no intercâmbio com seus consumidores”, explica Didier Bonnet, vice-presidente executivo da Capgemini Consulting.

Relatório completo: https://www.capgemini-consulting.com/resources/collaborative-customer-exchanges

[1] CX (Collaborative Exchanges) ou Intercâmbios Colaborativos: o conceito é uma nova abordagem para a gestão da experiência do cliente com mais recompensas para empresas e consumidores.

Metodologia da pesquisa da Capgemini e do MIT Research

O relatório desta pesquisa apresenta um framework para decidir quando e como as experiências dos consumidores podem se transformar em intercâmbios colaborativos por meio de pontos de contato mediados digitalmente na cadeia de valor da empresa. Este quadro, combinado à análise quantitativa e qualitativa, é baseado em resultados de eventos e sentimentos (envolvendo milhares de comentários de clientes e tweets), além de entrevistas com executivos e estudos de casos observados.

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