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A centralização de processos e o desafio na cultura organizacional – Por Agustín Durán

Em períodos de crise econômica, os executivos e empreendedores buscam por maneiras de reduzir custos. Uma das formas é a centralização da gestão de compras nas empresas. Ainda é comum encontrar empresas onde diferentes áreas são responsáveis pela própria administração de suprimentos, o que pode gerar repetição de itens adquiridos, perda no poder de barganha ao negociar um volume pouco expressivo, entre outras situações que acumulam gastos para as companhias. Com um processo centralizado, que aumenta o controle e a visibilidade, é possível definir regras e políticas internas, além de identificar padrões operacionais.

Com essa unidade, negociações de custos e prazos mais vantajosos são possíveis, devido ao volume de itens e do estabelecimento de cronogramas para grandes contratos. Além disso, existe uma maior assertividade no trabalho de desenvolvimento de fornecedores, a qualificação dos profissionais do setor, além da gestão de estoque, na medição e na administração de custos.

Barreiras a serem quebradas

Um dos maiores desafios para a consolidação de novos procedimentos são os profissionais. Um projeto de centralização da gestão de suprimentos precisa de um planejamento de comunicação eficaz, que demonstre a mudança como um movimento corporativo. Deixando claras as funções e responsabilidades individuais fica mais fácil auxiliar a equipe que tomará a frente da atividade, a fim de conquistar a confiança dos usuários internos.

A união dos colaboradores de todos os setores envolvidos para aprovações e decisões estratégicas é uma maneira de viabilizar esse processo. Por exemplo, é possível despertar o interesse por outros fornecedores por meio da aplicação de um teste-cego para determinados produtos. Ao negociar prazos e preços, as opções aumentam, e por consequência, a competitividade durante a escolha pela empresa fornecedora.

Para que exista sucesso na mudança da cultura organizacional visando à unificação de processos, é essencial que os colaboradores estejam engajados, evitando a burocratização desnecessária e mantendo o foco nos benefícios que os resultados trarão para a companhia.

Agustín Durán é sócio-diretor da Nimbi, empresa especializada em tecnologia para gestão da cadeia de suprimentos

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As melhores práticas: como concorrentes podem ser parceiros estratégicos em tempos de crise – Por Agustín Durán

Em meio à instabilidade econômica e crescente inserção de tecnologias em suas atividades, as empresas brasileiras precisam ser ágeis e criativas a fim de manterem a competitividade. Por vezes, as muitas demandas rotineiras e processos internos fazem com que as equipes e gestores fiquem imersos no próprio negócio, deixando em segundo plano o acompanhamento das práticas de outros players de mercado.

O benchmarking, que avalia as companhias de acordo com sua concorrência, é um método que permite enxergar pontos de melhoria e pequenos ajustes que podem ser significativos nos resultados da empresa. Setores em ascensão, como o de seguradoras, que cresceu 13,9% no primeiro trimestre de 2017, segundo dados da Confederação Nacional das Empresas de Seguros Gerais, Previdência Privada e Vida, Saúde Suplementar e Capitalização (CNseg), apostam na promoção de encontros entre concorrentes para trocar experiências e insights do mercado em que atuam.

No último dia 16 de maio, nós da Nimbi, em parceria com Marcelo Rivas, profissional de suprimentos de uma grande seguradora brasileira, reunirmos organizações líderes do setor de seguros na nossa sede, em São Paulo., O objetivo foi discutir com esses executivos os desafios e as oportunidades em seus departamentos de suprimentos. A interação, que é inevitável ao unir profissionais do mesmo ramo, culmina na transferência de conhecimento e no cruzamento de demandas em comum, revelando que as grandes organizações compartilham dificuldades similares.

Otimizando as negociações

A eficiência da área de compras é essencial para uma atuação estratégica que traga sustentabilidade econômica às companhias. E o momento da negociação de contratos entre fornecedores é crucial para garantir o saving, indicador que mede a economia feita a partir do custo orçado na empresa.

Ao identificar fornecedores iguais para itens semelhantes, como materiais de escritório e limpeza, que são comuns entre os players, é possível fazer um pedido único e de grande volume, ganhando poder de barganha na negociação. Além disso, pode-se também otimizar a entrega dos suprimentos, uma vez que a distribuição passa a ser feita para diferentes empresas com unidades na mesma região, diminuindo o cálculo do frete.

Aprendizado cultural

Outro desafio compartilhado é a mudança cultural entre os colaboradores no que diz respeito ao relacionamento com a área de supply chain. A centralização das compras é uma consequência das companhias que estruturam e organizam os departamentos de suprimentos. Porém, a adaptação pode ser difícil para equipes que costumavam internalizar esse processo em suas áreas.

De forma centralizada, a atividade passa por mais etapas e análises, que alongam sua conclusão, como a homologação de contratos, que pode demorar até 120 dias devido aos critérios e avaliações. Por outro lado, essa exigência traz maior transparência e possibilita a redução de custos à atividade. Além disso, outro desafio é educar as equipes a fazer pedidos de maneira eficiente e adequada, sinalizando corretamente suas necessidades e especificações técnicas que irão embasar a procura pelos melhores fornecedores.

O aprimoramento dentro de uma empresa deve ser contínuo, pois a busca por processos mais eficientes e melhores práticas independem do momento da organização ou do mercado. Uma forma de avaliar sua colocação e atividades é estar atento às companhias com a mesma atuação, afinal os problemas e desafios tendem a ser os mesmos, o que muda são as atitudes tomadas para solucioná-los. Se uma reunião de concorrentes que concordam em falar abertamente de seus problemas processuais pode gerar um estranhamento inicial, as conclusões e recursos encontrados com certeza deixam uma impressão positiva nos participantes.

É preciso ter maturidade e acreditar na transparência para encontrar soluções de forma colaborativa, podendo assim beneficiar mais que uma cadeia isolada, mas todo nicho de mercado.

Agustín Durán é sócio-diretor da Nimbi, empresa especializada em tecnologia para gestão da cadeia de suprimentos e possui mais de 17 anos de experiência no setor de Supply Chain.

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