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7 razões para gerir os contratos de uma empresa

á pensou o quanto você desperdiça de dinheiro com problemas nos contratos da sua empresa? E se uma ferramenta te ajudasse com essa situação? A Acttive, empresa especializada em tecnologia para a administração dos processos e de qualidade, desenvolveu um novo módulo do seu software DocNix. Criado pela junção dos módulos de gestão de documentos e de registros, o gestão de contratos oferece diversos recursos para que a sua empresa se organize e mantenha seus documentos em dia.

Para se ter uma ideia, segundo pesquisa feita pelo Portal do Servidor Público Estadual – SC, cerca de 43% das empresas apresentam falhas de contratos e, na maioria das vezes, o problema está na falta de um controle de gerenciamento.

“O novo módulo padroniza contratos, determina editores, arquiva registros e monitora o tempo de validade de cada documento, com os processos de seus serviços controlados de forma segura”, explica Cecília Queiroz.

Abaixo, Cecília lista as principais atividades que compõe o novo módulo de gestão de contratos da Acttive:

1. Padronização: Para manter a organização dos contratos referentes à sua empresa é preciso controlar a padronização de todos os acordos e suas cláusulas. A adoção do software te ajudará a abolir contratos com que tenham permissão de edição de cláusulas, garantindo a segurança de que ninguém irá fazer nenhum tipo de alteração até a data final.

2. Edição apenas do documento: A adoção de um software de gestão como o DocNix, por exemplo, possibilita que a edição seja feita apenas em campos permitidos dentro do documento, mantendo informações jurídicas relevantes, sem permissão de alteração, para que não haja diferença de negociação de um cliente/fornecedor para o outro.

3. Controle de impressão: Esse é um fator que sempre acaba ficando em segundo plano. O controle de impressão oferecido pelo módulo de gestão de contratos é feito por cópia controlada, disponibilizando rastreabilidade, em que nele mostra quem imprimiu, quando e o número de contratos, facilitando o controle operacional e organização da sua empresa.

4. Anexo de arquivos: Esse item permite que todos os documentos e informações gerais do seu cliente fiquem inseridos dentro da plataforma de gestão, evitando assim, que informações e dados importantes se percam.

5. Diminuição de controles paralelos: Geralmente, em uma empresa que não conta com a ajuda de um software de gestão, os controles de contratos são feitos por protocolos, em pastas ou em forma de planilha, de uma maneira nada organizada. O Docnix, por exemplo, consegue permitir que todos os controles permaneçam dentro da ferramenta, sendo mais um ponto positivo para garantir a segurança.

6. Menor risco: O módulo permite também que tenham menos riscos de extravios de documentos importantes, evitando problemas futuros. Além disso, é importante levar em consideração o tempo de renovação de contratos e perda de informações financeiras. Muitas vezes, os documentos apresentam um prazo para renovar, refazer e reenviar. O módulo permite informar quais as pendências desses registros, para que nenhuma informação fique atrasada.

7. Controle de registros: O controle de registros é feito de forma ágil, organizada e segura. Através da ferramenta, é possível gerir os contratos da organização, realizando um controle eficaz do seu ciclo de vida. Além disso, é feito um acompanhamento e comando de fluxo de transmissão entre departamentos e/ou clientes, sempre com a mensuração dos tempos de retorno e execução de tarefas.

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Spin Off de Goiânia projeta crescimento de R$ 3 milhões em 2016

Em 1998, os empreendedores goianos Adalberto e Helenir Queiroz receberam de um importante cliente a missão de desenvolver uma tecnologia que se adequasse às necessidades de negócio no tocante à gestão da qualidade. Os até então sócios-fundadores da Multidata focaram nas necessidades do cliente para garantir um produto inovador no mercado, o DocNix. A partir do lançamento do produto, começava a ser desenhada a Acttive.

Com tecnologia e desenvolvimento 100% nacionais, o software conquistou rapidamente o mercado graças às suas funcionalidades que possibilitam o aumento do controle, o alinhamento estratégico entre as áreas, a análise e o monitoramento de processos e o gerenciamento de ações internas.

A expansão das oportunidades de negócios deu à Acttive o status de uma empresa dentro de outra empresa. “Sabíamos logo no início que rapidamente a Acttive poderia alçar voo solo. Contudo, era ainda preciso amadurecer a estrutura e estabelecer um plano efetivo para uma transição sem traumas”, conta Cecília Queiroz, diretora financeira da empresa e filha dos fundadores.

Para assegurar um crescimento sustentável e garantir robustez à futura operação individual da unidade de negócios, os sócios buscaram formas de financiamento. Com um empréstimo bancário, a Acttive passou a consolidar o seu projeto pautado na inovação e desenvolvimento de novas funcionalidades agregadas ao DocNix para conquistar uma base de clientes própria – o primeiro avanço para a independência. Novos investimentos também foram feitos como a ampliação da equipe, abertura de um escritório em São Paulo e estratégia de parcerias com o objetivo de conquistar clientes nas regiões Sudeste e Sul do país.

Um passo por vez

Apesar das boas perspectivas, os empreendedores foram cautelosos e mantiveram como foco consolidar a Acttive e realizar um spin off. “Em 2011, ainda sob o comando do mesmo corpo diretivo da Multidata, a empresa conquistou a maturidade esperada para se tornar uma operação individual”, explica Cecília Queiroz.

Nessa direção, a sociedade conquistou o reforço do sócio Antonio Neto, investidor que chegou à empresa com a missão de capitanear o projeto de expansão. Em 2015, a Acttive completou o ciclo de desvinculação e os sócios fundadores optaram por vender sua participação no Grupo Multidata para se dedicar integralmente ao conselho diretivo da Acttive.

Expansão à vista

Com projeção de crescimento extrapolando a marca dos 50%, a Acttive tem objetivos claros de se tornar o principal player do segmento de softwares para gestão da qualidade e de processos. Com o DNA da inovação, a empresa projeta expandir sua atuação de forma abrangente em todo o Brasil a partir da abertura de mais um escritório, no Mato Grosso, e do lançamento da nova interface e da versão mobile do DocNix. “Ajudamos as empresas a serem mais produtivas num momento em que cada centavo conta. É exatamente em anos de economia apertada que nossa oportunidade se amplia”, finaliza Cecília.

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