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Inovação no setor público: como as novas tecnologias chegam para fechar uma lacuna

Por Jaison Niehues

Discussões sobre transformação digital e o uso da tecnologia com foco central no usuário já são temas amplamente discutidos no setor privado. No setor público, por outro lado, o mesmo debate acontece de forma muito mais tímida. Muito embora iniciativas nesse sentido aconteçam, é necessário que haja uma intensificação para trazer à luz o cerne dessa questão: a necessidade de o poder público rever todos os seus processos, muitas vezes antiquados, a partir da adoção à inovação.

Se por um lado temos à disposição uma série de ferramentas que contribuem para acelerar esse processo inovador na gestão pública, por outro, ainda encontramos resistência na mentalidade do próprio setor. Isso nos remete à necessidade em avançar na integração nos diversos departamentos internos que compõem a estrutura do poder público com a própria população, que anseia por agilidade.

Do ponto de vista da população, esta entende que a sociedade está cada vez mais conectada, e não compreende que setores – como o público – ainda podem estar atrasados em questões básicas. Não falamos apenas em redução da burocracia na condução de processos e nas limitações no acesso à serviços e informações. O cidadão se faz mais consciente na economia de insumos, recursos e, sobretudo, tempo. A mitigação só é possível com implantação de meios digitais de comunicação.

Em um cenário em que cada vez mais a população brasileira está conectada – segundo o IBGE, o Brasil fechou 2016 com 116 milhões de pessoas com acesso à internet -, as gestões públicas precisam criar novas formas de estreitar os canais de comunicação. Ou seja, não basta prover o contato por telefone ou por e-mail. É preciso ir além. Os chamados multicanais digitais são uma forma simples e eficientes de se fazer. As redes sociais e os comunicadores instantâneos, como Facebook e WhatsApp, podem ser facilmente integrados às repartições.

A partir do momento que os governos criam mecanismos de atendimento à população por meio de implementações tecnológicas, a capacidade de atingir todos os cidadãos ocorre de forma quase que imediata. E a partir disso, estreita-se não só o relacionamento, mas o próprio entendimento do que o cidadão espera do poder público. Compreender as necessidades da sociedade por parte da esfera governamental também é resultado da inovação.

Recursos de computação na nuvem, análise de big data, economia colaborativa e inteligência artificial – que se fazem cada vez mais presentes e acessíveis – podem ser utilizados para fomentar esse processo de inovação pelo setor público. O engajamento social e as ferramentas de colaboração permitem que as novas tecnologias promovam essas mudanças. A análise de informações com o uso de big data possibilita a criação de soluções inovadoras, além de antecipar riscos.

Soma-se a isso, a informatização e digitalização de processos que auxiliam no monitoramento das demandas da população, e a sua consequente rastreabilidade. A centralização da administração pública em uma plataforma tecnológica consegue envolver as duas pontas necessárias que caracterizam as melhores ações governamentais: o aumento na qualidade do serviço prestado pelos servidores e a rapidez no atendimento envolvendo não só os cidadãos, mas também as empresas.

Apesar de estarmos engatinhando nas inovações tecnológicas, em especial nas mudanças estruturais do poder público nas suas diferentes esferas, os avanços estão ocorrendo. Temos uma janela de oportunidade importante para acelerar esse processo. Para isso, uma integração por parte do poder público, do setor privado e da própria demanda da população se faz primordial. Competência e tecnologia estão à disposição. Basta um maior entendimento da urgência em avançar nesse processo.

Jaison Niehues, cofundador da 1Doc, plataforma web de comunicação, atendimento e gestão documental para órgãos públicos.

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Como essa startup quer aproximar as prefeituras dos cidadãos com a tecnologia

Quando Jéferson de Castilhos e Jaison Niehues assumiram cargos comissionados na área de tecnologia da prefeitura de São José, na grande Florianópolis, se depararam como uma realidade obsoleta e morosa. “A minha primeira dificuldade foi conseguir uma caneta para escrever. Para obter esse simples objeto eu precisei enviar um memorando físico, assinado e carimbado para a diretoria de compras providenciar a aquisição”, relembra Jaison.

A mesma dificuldade com os empecilhos burocráticos e consequente falta de agilidade na resolução das demandas era compartilhada por Jéferson. De acordo com ele, muitas repartições públicas -principalmente na esfera municipal- ainda dependem totalmente do papel para se comunicar. “Elas [prefeituras] praticamente obrigam o cidadão a ir sempre presencialmente ao órgão para ter sua resolução concluída”, afirma.

Foi com esse cenário que os dois decidiram criar uma solução que agilizasse esse processo por meio de uma plataforma digital. Assim ambos criaram, em 2014, a 1Doc. A ideia foi desenvolver uma solução que oferecesse transparência para a população nas demandas municipais, além de reduzir custo com a papelada gerada pelas prefeituras. A plataforma permite que o cidadão tenha comunicação direta via internet com a prefeitura do seu município para a resolução de problemas da cidade.

A ideia dos fundadores era desenvolver uma tecnologia em nuvem capaz de acabar com a tradicional morosidade dos processos, repletos de empecilhos burocráticos, e diminuir a dependência do papel nos atendimentos. “As repartições são lotadas de softwares projetados no fim dos anos 90 e a metamorfose para os dias atuais é lenta. Essas condições obrigam o cidadão a ir sempre presencialmente ao órgão para ter sua resolução concluída”, afirma Jaison. De acordo com os fundadores, poucas startups no País se propõem a criar soluções voltadas exclusivamente para o setor público.

O primeiro teste da plataforma foi na prefeitura que ambos trabalhavam. “Esse teste deu muito certo, pois diminuiu o tempo de resposta e aumentou a eficiência e engajamento das pessoas que utilizavam a ferramenta”, conta Jéferson. A solução passou a ser apresentada a outros órgãos públicos, que foram fazendo a adesão, por meio de compra direta ou por licitação. “Nosso primeiro cliente comercializado foi a Prefeitura de Biguaçu, seguida pela de Palhoça e de Itapema, todas de Santa Catarina”, relembra o empreendedor.

Jéferson conta que de início, como em qualquer mudança de rotina, houve um pouco de resistência dos servidores, mas depois de verem a melhoria no dia a dia, a segurança que a ferramenta lhes proporcionaria, e o aumento da eficiência, os servidores e gestores apoiaram o uso. “Tanto que não tivemos até o momento qualquer cancelamento de contrato. E os gestores indicam a ferramenta para seus colegas de cidades próximas, trazendo a transparência como um dos pilares da ferramenta”, diz.

De acordo com os dois, o diferencial da 1Doc é que a plataforma conecta todos os servidores públicos em somente um local, com transparência a partir do registro oficial de quem leu e resolveu. Não é necessário investimento em infraestrutura, já que a plataforma é 100% na nuvem. “Por ser web, integra os processos de comunicação interna, atendimento ao cidadão e gestão documental, trazendo transparência para a administração”, conta Jaison. Outro diferencial seria o baixo custo de implantação, custando em média R$ 20 por usuário ativo.

Além de substituir o papel com a digitalização dos documentos e processos externos e internos, a ferramenta, utilizada atualmente em 33 prefeituras, monitora o andamento das tarefas por servidores ao registrar o responsável por cada etapa, mensurando taxas de engajamento e de resolução, mais ou menos como o site “Reclame Aqui” faz com as empresas que lidam com o consumidor.

Os empreendedores contam que a partir do uso da plataforma já foram atendidas mais de três milhões de pessoas, mais de cinco milhões de documentos foram gerados e mais de 200 árvores poupadas, com a diminuição e eliminação do uso de papel. Outro ponto é o potencial de economia alcançado pelos clientes a partir da comunicação digitalizada. O montante ultrapassa os R$500 mil, de acordo com eles.

O investimento inicial dos empreendedores na criação da solução foi de aproximadamente R$ 150 mil. Após o lançamento, a startup atraiu a atenção da empresa de tecnologia catarinense Softplan, que realizou um novo aporte. O valor não foi divulgado. A empresa possui sede em Florianópolis, com um escritório localizado no prédio da Softplan. Possui 16 colaboradores. A plataforma hoje conta com aproximadamente 5,5 mil usuários ativos, com 38 clientes localizados em diferentes Estados do País. De 2016 para 2017 a startup cresceu 36%. “Nos primeiros quatro meses de 2018 já faturamos 50% do faturado em 2017, e pretendemos chegar a 145% deste total”, afirma Jéferson.

Os empreendedores acreditam que cada vez mais as prefeituras do Brasil irão buscar soluções como a desenvolvida por eles. “Com os movimentos anticorrupção e o apelo da população por mais transparência nos atos públicos, torna-se o momento ideal para os governantes aderirem à soluções tecnológicas que atendam aos princípios da administração pública e alie transparência e eficiência à gestão”, diz Jéferson.

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Calculadora interativa estima economia de todas as prefeituras do País com informatização dos processos

Estimar quanto a prefeitura do seu município poderia estar economizando com recursos públicos caso a tramitação de processos e de comunicação fossem feitos digitalmente. Este é o objetivo de uma calculadora de economia online que mostra ao cidadão o quanto os municípios poderiam economizar se eliminassem completamente o uso de papel na rotina diária de trabalho, no conceito conhecido como papel zero.

A iniciativa foi desenvolvida pela1Doc, startup que fornece uma plataforma que informatiza processos e aumenta a eficiência na comunicação interna e externa de diversas prefeituras de pequeno e médio porte do País, eliminando o uso do papel. A calculadora consegue fazer a estimativa dos mais de cinco mil municípios existentes no Brasil.

De acordo com Jaison Niehues, sócio-fundador da 1Doc, a principal missão da calculadora é abrir os olhos, não só da população, mas dos próprios gestores municipais com o alerta de que boa parte do custo originado com a impressão de trâmites poderia ser evitado com o uso da digitalização. “A questão fundamental é que se o órgão público não se modernizar, buscando ferramentas que auxiliem nesse processo, não é só o dinheiro público que será cada vez mais desperdiçado, mas também a responsabilidade com o próprio meio ambiente que é colocada em risco”, diz.

A 1Doc conseguiu criar critérios de cálculos de economia a partir dos indicadores obtidos na base da sua plataforma com as prefeituras que utilizam a solução. Com isso foi possível replicar o mesmo modelo e prever a economia para todos os munícipios do País, cruzando com informações do IBGE. A calculadora analisa os custos diretos, que envolvem as impressões e cópias dos processos, como memorandos e ofícios, e os custos indiretos, como gasto de combustível e deslocamento para entrega dos documentos.

Para ter uma ideia, a cidade de Ouro Preto, no interior de Minas Gerais, que possui cerca de 74 mil habitantes e aproximadamente 2,4 mil servidores na prefeitura, poderia economizar diretamente R$7,3 mil e indiretamente, R$ 48 mil, por mês, com a eliminação do uso do papel. Já uma cidade de 6,5 milhões de habitantes, como o Rio de Janeiro, que tem cerca de 117 mil servidores alocados, poderia economizar diretamente R$3,2 milhões e indiretamente, R$ 16 milhões, por mês, com esse mesmo processo de digitalização.

A intenção com a iniciativa, de acordo com Niehues, é também alertar e conscientizar o cidadão da importância de se ter processos mais eficientes na gestão pública, de modo que ele também possa exercer essa reivindicação para mudanças junto ao seu governante local. “A iniciativa de cobrar o poder público para que esse possa ser mais ágil no atendimento de demandas, reduzindo assim a burocracia, precisa vir também da população”, afirma.

De acordo com Fernando Paladini, Gerente de Tecnologia da 1Doc e um dos responsáveis pelo desenvolvimento da calculadora online, a modernização das prefeituras brasileiras é questão de sobrevivência, e que se nada for feito nesse sentido, cada vez mais o recurso público será desperdiçado. Para ele, esse convencimento deve ser cada vez mais forte, e que a iniciativa da calculadora é também jogar luz nessa questão. “É inaceitável que em pleno 2018, a gestão municipal ainda aconteça de maneira morosa quando há tecnologia disponível e acessível para tornar processos públicos menos burocráticos e mais baratos para os cofres públicos”, complementa.

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