Realizar a digitalização de documentos garante rapidez e segurança para qualquer negócio. No caso de uma grande empresa, é vital contar com uma ferramenta que administre e garanta a segurança de enormes volumes de dados e informações sensíveis.
A TIVIT, multinacional brasileira e one stop shop de tecnologia, oferece plataformas digitais que aumentam a eficiência em diferentes áreas das empresas, entre elas, a de recursos humanos. O ECM (Enterprise Content Management) da TIVIT vem sendo aplicado com sucesso nas empresas que digitalizaram a gestão de RH. Com o ECM é possível eliminar atividades burocráticas para construir um RH mais voltado a questões estratégicas e mais seguras.
A BelShop, rede de venda de cosméticos do sul do Brasil, tinha dificuldade de administrar seus documentos digitais. Seu desafio era gerenciar mais de 130.643 imagens dos 1.679 prontuários de colaboradores de forma eficiente, com segurança e atendendo as leis da LGPD, ao longo do Projeto. Depois de adotar o ECM da TIVIT, a empresa eliminou erros, como o arquivamento de documentos em prontuários errados, e passou a controlar a documentação de forma mais simples e rápida. “Os ganhos com a solução da TIVIT foram imediatos. Reduzimos o tempo de procura pelos documentos ligados aos profissionais contratados, por exemplo”, afirma Tiago Ercole, da BelShop. “Sem contar o processo de implantação da solução, que foi de 2 meses, bastante rápido”.
Outro usuário do ECM para RH é uma das líderes mundiais em produtos e serviços de diálise, do segmento de medical care. A empresa utiliza o sistema ECM que realizou toda a digitalização dos seus documentos de RH.
“Precisávamos de uma solução com um nível de segurança compatível com as regras de compliance de nossos clientes que trabalham com gestão de prontuários de pacientes e outros documentos sensíveis”, afirma Helenice Oliveira, Diretora de Operações e Head de ECM da TIVIT. “O nosso sistema tem camadas de segurança e é rastreável por meio de logs de acesso, que garantem o total controle sobre sua utilização.”
Em ambos os projetos, a TIVIT enfrentou desafios como a transformação digital do RH e implantação do sistema de gestão de prontuários, gerando mais agilidade e mitigando erros. A empresa também realizou o treinamento dos times operacionais dos clientes e conciliou os custos do projeto com o orçamento dos clientes. “O principal resultado desse trabalho é fazer com que nossos clientes passem a ter uma gestão profissional dessa área tão relevante para seus negócios”, afirma Helenice Oliveira, Diretora de Operações e Head de ECM da TIVIT. “Isso significa dar agilidade aos processos, mitigar riscos trabalhistas e atender à Lei Geral de Proteção de Dados, o que inclui tratar as informações de maneira segura”.
ECM vai além do RH digital
ECM é a forma de armazenar qualquer informação digitalmente para possuir uma melhor gestão sobre ela. As empresas utilizam essa solução como forma de aperfeiçoar o dia a dia em termos de organização e produtividade.
“A TIVIT optou por fazer soluções específicas para alguns nichos de mercado. Oferecemos um serviço completo, com a digitalização dos documentos, a gestão das informações e o armazenamento com segurança. Alguns clientes nos contratam, por exemplo, para fazer a digitalização do canhoto dos comprovantes de entrega de produtos”, afirma Helenice Oliveira, Diretora de Operações e Head de ECM da TIVIT. “Esse é um ciclo de trabalho específico para o setor de logística e transporte que envolve a efetivação do pagamento somente depois da comprovação do recebimento do canhoto de entrega, motivo pelo qual é tão importante garantir que esse processo esteja organizado”.
É possível também, por meio da ECM, fazer a gestão de controle e pagamento de fornecedores com a digitalização das notas fiscais pagas para mantê-las em segurança. As empresas lidam mensalmente com centenas ou milhares de notas, pois têm relacionamento com diversos fornecedores, justificando a contratação desse serviço de ECM.