Com a correria do dia a dia, cada minuto que conseguimos economizar do nosso tempo e o dedicamos a outra tarefa, seja profissional, seja pessoal, é importante. Falar assim parece clichê? E é, mas não deixa de ser a mais pura realidade em todo o mundo. Hoje, tudo o que é feito e pensado para otimizar o tempo, sem prejudicar a rotina empresarial, é muito valorizado.
E, por isso, muitas empresas estão mudando um processo que parece ser simples, mas que demanda bastante tempo de vários profissionais, o de assinatura de contratos. Você pode estar pensando: vários funcionários? Sim, porque a assinatura manuscrita não envolve somente o signatário. Ela demanda a compra, a impressão, o manuseio, a assinatura em si, o envio físico à outra parte interessada e o armazenamento do documento. E como essas companhias estão otimizando suas rotinas? Migrando esse processo para o digital.
As corporações, cada vez mais, usam o Certificado Digital para assinar contratos e demais documentos. E se a assinatura é feita por meio do Certificado, não há todas as etapas mencionadas referentes ao processo físico. Isso porque a cada uso do Certificado é gerada uma assinatura digital que tem mesmo valor jurídico da manuscrita garantido pela legislação brasileira. Ou seja: o papel dá espaço ao arquivo eletrônico e a caneta para o Certificado Digital.
Certo. Mas como uma empresa pode formalizar um contrato com uma outra que não tem Certificado Digital? Cerca de 25% das companhias, até mesmo as pequenas, já têm Certificado, porque o utilizam para o envio das obrigações fiscais. Esse dado deixa claro que migrar da assinatura manuscrita para a digital é muito mais uma questão de hábito do que de tecnologia.
Já pensou que maravilha poder formalizar um contrato estando na China e o seu parceiro aqui no Brasil? Ou ainda em alto mar? Com o Certificado é possível. Em 2013, durante uma travessia pelo atlântico, o velejador Beto Pandiani assinou digitalmente um contrato de patrocínio. Ele acessou o portal de assinaturas e com poucos cliques realizou a transação.
Outro exemplo importante é o da Câmara de Comercialização de Energia Elétrica (CCEE), que modernizou o sistema de assinaturas dos Contratos de Comercialização de Energia no Ambiente Regulado (CCEARs) por meio do portal de assinaturas, onde esses e outros documentos podem ser assinados digitalmente via o Certificado Digital.
Em seis meses, foram assinados, aproximadamente, cinco mil contratos, que envolveram 141 empresas. O uso do Certificado Digital e do portal geraram uma economia de 35% devido à redução do uso de papel, deslocamentos e autenticações. E não parou por aí. A eficiência operacional melhorou também: antes, a formalização de um contrato demorava, em média, quatro dias e, agora, apenas um.
Quando o Certificado Digital é utilizado para a formalização de contratos o ganho é enorme para todos. As empresas envolvidas na transação reduzem custos e melhoram sua eficiência operacional. E qual é valor de conquistar isso em tempos de crise? Imensurável.
Roni de Oliveira Franco é diretor Administrativo da Certisign.