A pandemia do novo Coronavírus tem transformado a rotina das pessoas em todo mundo, intensificando o contato digital durante as jornadas de trabalho. De acordo com o primeiro Índice Anual de Tendências do Trabalho, a alta produtividade também trouxe um esgotamento entre os trabalhadores: No Brasil, 67% se sentem sobrecarregados (versus 54% Global) e 22% acham que sua empresa não se importa com seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional (versus 19% Global).
A partir disso, a Microsoft conduziu um estudo sobre as atividades das ondas cerebrais, publicado hoje, 20 de abril que confirma o que muitas pessoas já sabiam: grande parte do estresse e da fadiga mental se deve às reuniões consecutivas sem descanso. Os encontros virtuais sem pausas estratégicas são estressantes e afetam a capacidade de concentração e participação dos colaboradores. Porém, o estudo também apresenta uma sugestão: descansos curtos para recarregar as energias ou simplesmente fazer uma transição mais harmoniosa para a reunião seguinte.
Abaixo, as principais descobertas do estudo:
1. Os intervalos entre as reuniões permitem que o cérebro “reinicie”, o que reduz o acúmulo de estresse das reuniões. Como vimos em estudos anteriores, em duas horas de reuniões em sequência, a atividade média das ondas beta (relacionadas ao estresse) aumenta ao longo do tempo. Porém, quando os participantes tiveram a oportunidade de descansar durante as pausas, a atividade beta diminuiu, o que gerou uma “reinicialização”. Esta reinicialização permitiu que os participantes iniciassem sua próxima reunião em um estado mais relaxado. Isso também permitiu que o nível médio de ondas beta se mantivesse estável durante quatro reuniões, sem acúmulo de estresse, mesmo com as quatro videochamadas. A solução para enfrentar a fadiga é simples: fazer intervalos curtos.
2. Reuniões em sequência podem diminuir a capacidade de se concentrar e se engajar com o trabalho. Quando os participantes fizeram intervalos para meditação, os padrões de ondas cerebrais mostraram níveis positivos de assimetria alfa frontal, o que se correlaciona com maior engajamento durante a reunião. Sem intervalos, os níveis foram negativos, sugerindo que os participantes estavam pouco ou nada engajados com a reunião. Isso mostra que, quando o cérebro está experimentando estresse, é mais difícil manter-se focado e engajado. Em suma, as pausas não são apenas boas para o bem-estar, elas também melhoram a capacidade de fazer um bom trabalho.
3. As transições entre reuniões consecutivas podem ser uma fonte alta de estresse. Para os participantes que não fizeram pausas, os pesquisadores também observaram que o período de transição entre as chamadas causou um aumento da atividade beta ou dos níveis de estresse. Isso pode ter acontecido devido ao fato de que a reunião estava chegando ao fim, e sabendo que tem outra reunião a caminho, teriam que falar sobre algo diferente e utilizar o cérebro para se concentrar em outra coisa. Nesses mesmos participantes, as atividades das ondas beta voltaram a aumentar quando começou a nova reunião. Em contraste, quando as pessoas fizeram pausas com meditação, o aumento da atividade beta diminuiu, entre cada reunião, e o aumento ao começar a reunião seguinte foi mais lento e gradual. Podemos dizer que os descansos, mesmo curtos, são importantes para que a transição de uma reunião para outra seja menos estressante.
Considerando os resultados, a Microsoft anuncia no dia de hoje que irá incorporar novas funções no Outlook: A partir de hoje, aqueles que usam o Outlook empresarial poderão estabelecer períodos pré-determinados, aplicáveis para toda a organização, pelo qual poderão encurtar em cinco, 10 ou 15 minutos as reuniões pelo Microsoft Teams, para utilizar como descanso entre as reuniões. Além disso, se a função está ativa para toda a empresa, as pessoas poderão mudar ou personalizar facilmente a configuração a qualquer momento, para uma reunião individual ou para todas as reuniões. Para ajudar a comunicar essa mudança, os colaboradores também verão uma notificação quando forem programar as reuniões, informando sobre essa mudança em toda a organização.
“No mundo atual do trabalho híbrido e à distancia, não basta apenas incentivar o autocuidado. Precisamos inovar e aproveitar a tecnologia para ajudar os colaboradores a incorporar os descansos que são tão necessários em suas rotinas cotidianas”, diz Kathleen Hogan, Chief People Officer da Microsoft.
O trabalho híbrido é o futuro do trabalho. As pessoas querem maior flexibilidade e um modelo misto, que ofereça liberdade para trabalhar quando e de onde for mais cómodo. No Brasil, 84% dos funcionários querem que as opções flexíveis de trabalho remoto permaneçam (versus 73% global), enquanto que 70% dos funcionários querem mais tempo presencial com sua equipe após a pandemia (versus 67% Global). Consequentemente, 73% dos líderes empresariais estão mais propensos a redesenhar os espaços de escritório para o trabalho híbrido (contra 66% de BDMs globais).
O trabalho híbrido pode oferecer um futuro desejado por todos. Porém, é necessário que se pense também nos novos desafios que essa mudança pode trazer, ajustando a realidade para oferecer um ambiente saudável e produtivo. Conforme a sociedade avança nessa transição, se torna cada vez mais necessário estabelecer atitudes importantes, como pausas entre reuniões, o que ajudará a reduzir a sobrecarga digital, estimulando um ambiente de trabalho mais saudável para pessoas e organizações.
Metodologia do estudo
Um estudo realizado de 8 a 18 de março de 2021, pelo Laboratório de Fatores Humanos da Microsoft, com 14 pessoas participando de videoconferências, enquanto usavam equipamentos de eletroencefalograma (EEG) para monitorar a atividade elétrica em seus cérebros. Os participantes eram funcionários da Microsoft e de outras empresas que residem nos EUA e que normalmente trabalham na área de informação e remotamente. Cada um dos voluntários participou de dois blocos de sessões diferentes de reuniões. Na primeira sessão, metade dos participantes participou de um período de quatro reuniões de meia hora em sequência (duas horas contínuas), com cada chamada dedicada a diferentes tarefas (projetar um layout de escritório, por exemplo, ou criar um plano de marketing). Para os demais, os quatro encontros de meia hora foram intercalados com intervalos de 10 minutos, durante os quais os participantes meditaram com o aplicativo Headspace. Na semana seguinte, os grupos mudaram: aqueles que tinham feito reuniões em sequência tiveram intervalos, e vice-versa. Três a quatro voluntários adicionais não avaliados por EEG participaram de cada reunião de 30 minutos para criar uma variação de participantes colaborando para completar as tarefas atribuídas.