O Governo do Estado de Santa Catarina segue apostando na tecnologia para ampliar a transformação digital do Poder Executivo. Em parceria com a Softplan, uma das maiores empresas desenvolvedoras de software do Brasil, a administração dá continuidade ao projeto Governo Sem Papel, envolvendo, entre outras iniciativas, o uso do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) para tramitação digital de peças processuais. Em dois meses, entre 02 de abril e 02 de de junho, foi registrada uma economia de R$ 5,4 milhões com impressões, o que corresponde a cerca de 980 mil páginas que deixaram de ser impressas. A medida também é importante para o meio ambiente, já que com o papel que deixou de ser usado, 98 árvores foram preservadas. A iniciativa permite a digitalização das ações, com redução não apenas no uso do papel, como no tempo utilizado para as tarefas, promovendo maior agilidade e praticidade no funcionalismo público, em benefício dos cidadãos.
Transformação digital em números — As ações se intensificaram no início de 2019, lideradas pela Secretaria do Estado de Administração (SEA), pasta responsável por avançar com o projeto e realizar os treinamentos dos servidores para uso da solução SGP-e. Com a medida, o Governo prevê uma economia de R$ 29 milhões por ano, aplicados até então na impressão e transporte dos documentos. A gestão pública se torna ágil e a entrega dos serviços ocorre de forma rápida e otimizada, desburocratizando o Estado e tornando os serviços mais acessíveis ao cidadão. Em média, quase um milhão de processos administrativos são abertos, por ano, para movimentar a máquina pública no Executivo catarinense. Somente com material de escritório, papel e transporte, por correios e malotes, cada processo custa, em média, R$ 30,00.
“Ferramentas como essa são fundamentais e oferecem recursos de forma digital, segura e com conforto, permitindo que os processos e documentos possam nascer, tramitar, receber despachos, pareceres, até a decisão final em ambiente digital, incluindo seu arquivamento e descarte”, afirma o sócio-fundador e diretor da Unidade de Gestão Pública da Softplan, Moacir Marafon. Tudo isso em benefício de um bem comum, o cidadão. “A transformação digital nos órgãos públicos deve oferecer serviços que funcionem e que façam a diferença na vida das pessoas”, complementa Marafon.
O conhecimento construído pela Softplan com a digitalização dos processos no Tribunal de Justiça de São Paulo – o maior do mundo em volume de processos – e na prefeitura de São Bernardo do Campo, entre outras experiências, foi decisivo para o desenvolvimento das ações no projeto Governo Sem Papel, em Santa Catarina. Outro fator para o sucesso do projeto foi a determinação e a tomada de decisão do governo que assumiu em 1º de janeiro de 2019. O diretor de Tecnologia e Inovação da SEA, Félix Silva, reforça a ideia de que a transformação digital precisa não só da determinação, mas do exemplo que vem dos líderes nesse processo: “nós tivemos o melhor patrocinador para o projeto, que foi o próprio governador. Ele foi desde o primeiro dia uma das primeiras pessoas a utilizar a tecnologia, demonstrando a todos os servidores que o processo veio para ficar”, destaca Silva. O SGP-e é um sistema desenvolvido pela Softplan e utilizado desde 2011 pelo governo estadual para o acompanhamento dos processos administrativos.
Antes, os processos administrativos eram todos físicos e percorriam, muitas vezes, quilômetros para chegar a um setor onde seria tomada alguma decisão. Por este motivo, aguardava-se dias para se ter conhecimento ou tomar uma decisão. Com a transformação digital do Estado por meio do SGP-e, o que antes poderia levar horas ou até dias para ser assinado, pode ser realizado em uma média de 15 minutos. Agora, quando existentes em meio físico, os processos são digitalizados e documentos físicos serão guardados em arquivos, disponíveis para consulta, quando houver necessidade.
Além de fornecer o SGP-e ao estado e desenvolvê-lo continuamente para a gestão dos processos administrativos, no projeto Governo Sem Papel a Softplan atuou como advisor, desde o planejamento até a execução. A coordenadora da equipe da Softplan na SEA Liliane Frez explica que a proposta da empresa, aceita pelo governo, foi colocada em prática por meio de “ondas de treinamento e implantação”, do auxílio para a elaboração do decreto e da instrução normativa – que são os documentos legais que orientam e definem a digitalização dos processos administrativos – e da execução, em si, do projeto, incluindo a coleta de feedback e as melhorias no sistema. “Hoje, todo servidor pode assinar com a assinatura que foi instituída no decreto e é válida no âmbito do Governo do Estado. Inclusive MPSC, TCE e Assembleia Legislativa também já aderiram e passaram a aceitar a assinatura SGP-e”, informa Fernando Naim, coordenador de desenvolvimento da equipe Softplan que atua no governo do estado.
A ferramenta vai ser fundamental para que a transformação, por enquanto em estágio inicial com a digitalização dos processos, atinja o atendimento aos públicos externos da administração estadual e a extensão dos serviços do SGP-e para o cidadão, com a criação de um portal externo. “O objetivo desse portal é fazer a interface com os entes externos, com a possibilidade de assinaturas extrínsecas, como nos convênios com municípios em que o prefeito tem que assinar. A prefeitura não é hoje um usuário do SGPE, mas o prefeito terá a possibilidade de fazer isso digitalmente, na próxima etapa”, finaliza Félix Silva.