Por Rodrigo Castro
Prevenir perdas de estoque não é uma ciência exata. O problema é complexo, multidisciplinar e exige um esforço conjunto de várias áreas da empresa. Afinal de contas, um problema de R$ 6,7 bilhões, que foi o total de perdas estimada pelo estudo de prevenção de perdas da ABRAS para o ano de 2018, não é pequeno. Além disso, a perda não é um problema que se resolve e ponto final. Trata-se de uma doença crônica, como se diz no jargão da medicina.
Ou seja, é algo que persiste dentro da empresa e precisa ser constantemente remediado para se manter em níveis aceitáveis para não matar o paciente. Para problemas complexos, não se pode dar soluções simples. O tratamento leva tempo e precisa ser atacado em diversas frentes em conjunto. Isto quer dizer que não se pode fazer uma ação e deixar outra de lado. Elas precisam atuar em conjunto para remediar o problema. Abaixo, listo oito ações que são efetivas em reduzir perdas de estoque nas empresas, quando realizadas em conjunto:
1. Tenha controle sobre a apuração dos números – tudo começa por um número de perdas que seja confiável e claro. E para isto ocorrer, o lançamento das perdas identificadas, como avaria e vencimento, precisa ser realizado sistematicamente na operação. Se o setor de FLV (frutas, legumes e verduras) num supermercado perde 90% dos itens por maturação e vencimento, não se pode permitir pontos de venda com 50% de registro ou menos. Afinal, ninguém entra no varejista para roubar berinjelas. Para medir as perdas desconhecidas, um inventário bem realizado e com periodicidade adequada é fundamental. Economizar com execução de inventário significa ter perdas altas, pois rastrear uma alta perda com inventários anuais é praticamente impossível. Para produtos de alto risco de perda, prefira os inventários rotativos.
2. Incentive todas as áreas de negócio a reduzir as perdas – estruturas de prevenção de perdas não conseguem resolver as perdas de estoque sozinhas. Inclusive se os indicadores de performance das outras áreas jogarem contra. Neste caso, a tarefa passa a ser sacrificante. Se a margem da área comercial, por exemplo, considerar apenas a receita menos o custo da mercadoria vendida, as perdas ficam em última prioridade. Afinal de contas, não importa quanto produto eu joguei fora para gerar a margem. O que importa é apenas o quanto se lucrou com os produtos vendidos. Na logística, o mesmo princípio também pode ser aplicado. Se o foco for especificamente na produtividade, incentiva-se a agilidade e não a precisão da entrega. Ou seja, se a loja pede 10 caixas de iogurte sabor morango, mas recebe 10 caixas de iogurte sabor ameixa, a equipe de logística está feliz. Mas as perdas vão aparecer mais a frente. Ou seja, o comercial deve ter visibilidade das perdas sobre o seu resultado e a logística precisa mensurar e avaliar os erros de entrega e assim por diante, em todos os elos do negócio.
3. Divulgue as perdas em todas as hierarquias do negócio – as perdas não são assunto só de executivos, ou só da operação, ou só da prevenção de perdas. Como dito, prevenir perdas é tarefa multidisciplinar. E, para isto, todos precisam entender e conhecer o problema dentro do seu espectro de atuação. A operação precisa conhecer o número em toda a estrutura hierárquica. Dos diretores, passando pelos gerentes distritais, gerentes regionais, até o responsável pelo ponto de venda, todos devem ter acesso constante ao seu resultado de perda. E este resultado deve ser compreensível para todos os públicos e é preciso que seja apurado também pela estrutura mercadológica, ou seja, por departamento, setor, categoria etc. Por último, distinguir as perdas desconhecidas (furtos, desvios) das perdas identificadas (avarias e vencimentos) é fundamental, porque são problemas distintos com soluções distintas de ataque. No final, a matriz com as perdas por estrutura operacional e mercadológica, segregada entre perdas identificadas e desconhecidas, é uma ferramenta elucidadora para identificar cirurgicamente o problema das perdas de estoque.
4. Estabeleça a governança das perdas – não adianta ter números e dados exatos se o problema não for atacado e monitorado. Para isto, é importante ter fóruns dedicados para se falar do tema. Comitês de perdas com as principais áreas de negócio, fóruns regionais, pautas nas lojas, tudo isto é importante para gerar movimento no tratamento das perdas. Uma ferramenta que funciona muito bem são as áudio-conferências com todas as lojas, partindo das estruturas corporativas. Esse mecanismo simples estabelece um comprometimento alto nos pontos de venda porque mostram comprometimento e engajamento da empresa em lidar com o tema. Além disso, aproximam a sede das lojas, que às vezes nem conhece os executivos que conduzem a empresa.
5. Analise menos e faça mais — prevenção de perdas não é uma ciência exata. O ataque é sim baseado em números e dados, mas ao final, algumas hipóteses devem ser traçadas e atacadas. Muitas empresas focam em estressar os números e buscar a precisão de onde exatamente as perdas aconteceram. Ou seja, se o inventário aponta a perda relevante de protetor solar, o executivo decide direcionar a energia da equipe em buscar a resposta de onde exatamente esta mercadoria sumiu, ao invés de atacar as possíveis causas para que o problema não ocorra mais. Isso pode ser extremamente improdutivo e desgastante, pois gera desmotivação e paralisia. Afinal, não se precisa ter todas as respostas para se traçar algumas hipóteses e atacá-las.
6. Empodere e apodere as lojas –Em todas as redes varejistas com alto volume de lojas, haverá pontos de venda com bons e maus resultados. Existem sim fatores exógenos à loja que contribuem para a perda. Mas a gestão da loja é determinante para bons resultados. Afinal, se uma loja apresenta 1% de perda e a outra 5%, mas ambas têm o mesmo processo logístico, a mesma estrutura e os mesmos executivos, é bem provável que as causas estejam na loja. Portanto, o líder da loja deve ter os mecanismos para comunicar e atuar em prol da redução de perdas do seu ponto de venda, enquanto cabe às estruturas corporativas ouvir a operação e tomar as ações para reduzir as perdas.
7. Comemore bons resultados e compartilhe os ganhos – mecanismos de incentivo são eficientes em reduzir as perdas, mas devem ser usados com cautela. Resultados individuais não podem ser recompensados se o coletivo não for atingido. Além disso, não se pode premiar resultados de curto prazo. A conta pode chegar depois e a premiação pode ser injusta. Além disso, não se pode exagerar nos prêmios. As perdas são altas e a redução traz sim altos ganhos para as empresas. Mas a ação sobre este tema não pode ser incentivada exclusivamente por retornos financeiros. Uma alternativa interessante para minimizar prêmios financeiros é usar a gameficação das perdas e criar uma disputa saudável entre lojas, por exemplo, para atingir os resultados.
8. Inove – não dá para prevenir perdas utilizando técnicas que são literalmente do século passado. Afinal de contas, a prevenção de perdas veio ao Brasil em meados dos 90 e muitas áreas trabalham do mesmo jeito até hoje. Inovação em prevenção de perdas vai além de equipamentos de segurança. Existem novas formas de avaliar as perdas com Machine Learning, controlar equipamentos e equipes de campo com IOT (Internet das Coisas), realizar processos e controles em aplicativos, dentre outras novidades.
Estas oito dicas aplicadas em um programa de redução de perdas, com certeza, trarão resultados efetivos para o aumento da rentabilidade do negócio. Mas o caminho não é rápido, muito menos simples. Assim como as doenças crônicas, o tratamento leva tempo e não pode ser abandonado nunca.
Rodrigo Castro, diretor de riscos e performance na ICTS Protiviti