Como melhorar a eficiência da sua empresa

Por Roni Franco

Passada a época de festas e recesso, pode-se dizer que, finalmente, o ano produtivo começou. É época de dar “play” nas estratégias de negócio já estabelecidas e elaborar os planos ainda não traçados.

Por isso, é imprescindível, também, avaliar as perdas e/ou desperdícios do período anterior: ver se uma quantia muito alta foi gasta em algo que não proporcionou rendimentos para a empresa ou que pode ser barateado; avaliar se compensa manter aquele equipamento que sempre precisa de reparos; e analisar despesas que possam ser reduzidas, dentre outras economias viáveis. A capacidade de realizar esse diagnóstico e buscar formas de agregar melhorias está relacionada a um conceito muito importante: eficiência operacional.

Para atingi-la, no entanto, não é simples e tampouco imediato. É preciso analisar o todo, pois mudanças aparentemente “inofensivas” podem fazer com que seu propósito seja atingido a curto prazo, mas, no futuro, causar prejuízos para a empresa. Por exemplo: dispensar um colaborador é uma medida válida para cumprir meta de diminuir os gastos, mas é preciso avaliar se a falta dele ou de sua posição fará com que a operação fique prejudicada, o que, por fim, acaba refletindo no cliente final.

Considerando todas essas variáveis, é importante estabelecer prazos e metas para a equipe. Isso pode parecer óbvio, mas, em algumas empresas, não é algo tão cobrado ou reforçado. É importante sempre estipular prazos e metas para que seus colaboradores saibam o quanto eles têm de produzir em determinado período. Dessa forma, eles conseguem organizar-se melhor e realizar as tarefas com mais foco. Mas, importante: antes de qualquer coisa, é preciso avaliar se a quantidade de trabalho está adequada para o tempo estipulado. Pressionar o colaborador não fará com que ele seja mais eficiente, mas apenas mais rápido, o que não significa que ele entregará um serviço de qualidade.

Investir em tecnologia também é importante. Às vezes, pagar uma quantia para um técnico “ressuscitar” aquele computador é mais barato do que comprar um novo, mas coloque na ponta do lápis: quantas vezes ele já foi reparado? Quanto tempo ele fica inoperante, até seu conserto? E quanto isso causa de prejuízo para seu negócio? Investir num equipamento novo pode parecer oneroso em curto prazo, mas, com o passar do tempo, será notória a melhora da eficiência na empresa.

E isso vale para qualquer tipo de tecnologia ou solução. Por exemplo, você pode utilizar um Portal de Assinaturas para formalizar os documentos da sua companhia por meio do Certificado Digital ou assinatura eletrônica. Há, também, a opção de inserir essas funcionalidades no sistema da sua companhia. Trata-se de um investimento que torna o processo de assinatura de contratos mais rápido e menos oneroso, uma vez que não há uso de papel e gastos com transporte e armazenamento físico. Do início ao fim, tudo é realizado on-line.

Por fim, atentar-se ao mercado também faz parte. Sabe aquele ditado “O inteligente aprende com os próprios erros, enquanto o sábio aprende com os erros dos outros”? Ele se aplica perfeitamente neste item. Isso porque estar por dentro do que os concorrentes diretos ou indiretos estão fazendo colabora para que se possa adaptar estratégias ou evitar aquelas que não apresentaram bons resultados — o que, consequentemente, será mais um empurrãozinho para que não se gaste mais tempo ou dinheiro com ações que tenham grande possibilidade de falha para, assim, focar os esforços naquelas que realmente valham a pena.

O mais importante é começar já a executar os planos para 2020, que principiou com muita força e novas perspectivas de crescimento do PIB. O ano já começou. Não é preciso esperar o fim do Carnaval.

Roni Franco, Diretor Administrativo da Certisign

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